Blog 1 van 2 Meer draagvlak en betrokkenheid bij jouw veranderopgave

Wanneer je werkt aan een uitdaging vanuit de Lean filosofie, heb je te maken met een bepaalde manier van werken. Gericht op het continue verbeteren, tegengaan van verspilling en creëren van waarde voor de klant. Maar welke aspecten zijn belangrijk, zodra de uitdaging meer een organisatie en mensen aangaat? Daar kwamen de Lean professionals van het kennisnetwerk Lean in de zorg (Lidz) achter tijdens een spelsimulatie begeleid door TwynstraGudde en OchtendMensen. Ik deel graag de ervaringen van de deelnemers en hun belangrijkste leerpunten in deze blogreeks.

Toegevoegd door Noëlle van den Boom op 16 maart 2021

Als we Lean vrij vertalen naar de zorgcontext, kan de uitdaging zijn: het vinden van een balans tussen het creëren van waarde voor cliënten en patiënten door het continue verbeteren van de zorg en een goede aansluiting bij het dag/dagelijkse proces van de zorgverlener.

Een belangrijke kracht van een Lean specialist, is een proces stapsgewijs te doorlopen en verbeteringen te implementeren. Dit blijkt vooral in technische omgevingen succesvol. Andere aspecten worden belangrijker, zodra de uitdaging meerdere veranderdimensies van een organisatie en mensen aangaat. Welke aspecten zijn dit? En hoe speelt veranderkunde daarbij een rol?

Het lijkt simpel, maar dat is het niet

De deelnemers troffen een grote ruimte aan met een blauw speelveld, verschillende poppetjes, boten en speelkaarten. Materialen om een middag flink te stoeien met veranderopgaven tijdens de Kleuren Interventie Game (K.IN.G.). De deelnemers namen plaats in teams en kregen ieder een rol toebedeeld. De opgave van de teams? Het realiseren van een verandering. Kies de interventies die jullie team onderneemt om te komen tot de verandering. Typisch geval van lijkt simpel…, maar dat is het niet.

Meer draagvlak en betrokkenheid bij jouw veranderopgave? Combineer Lean en veranderkunde

Het is zó verleidelijk om al snel naar interventies en implementatie te gaan

De uitdaging zorgde binnen de teams voor goede discussies en uitwisseling van informatie. Wat vervolgens opviel, was dat de teams direct overgingen tot actie. Binnen no time hadden de teams een set aan interventies paraat om het vraagstuk in beweging te krijgen. We lieten de teams na deze spelronde terugblikken op hun handelen en de conclusie was unaniem. ‘We zijn vrij snel in de “actie-modus” beland. Na een korte “diagnose” van het verandervraagstuk zijn we meteen overgegaan op actie.’ Bovendien bleek in het woord ‘uitwisseling’ (tijdens discussies en informatie) nog veel ruimte te zitten.

Het ontbreken van antwoorden op essentiële vragen wraakt zich in de simulatie, dus ook in het echt

De teams hadden nog geen antwoorden op een aantal essentiële vragen.

Veranderopgave Wat is de aard van de verandering? En hebben we hier hetzelfde beeld bij?
Aandacht voor betrokkenen Hoe staan de betrokkenen ten opzichte van de verandering? En slagen we er in weerstand te herkennen?
Keuze voor een interventie Welke interventies kiezen we? En waarom?
Verwachte effect Welk effect verwachten we? Wat is het effect op de betrokkenen? En op de opgave?

Het ontbreken van antwoorden op deze essentiële vragen wraakte zich in de spelsimulatie. De voortgang viel tegen en poppetjes (de betrokken medewerkers) ‘vielen van boord’. Onverwacht? Niet helemaal. Het leidde bij de deelnemers tot herkenning uit de eigen dagelijkse praktijk.

Veranderkundige inzichten

Na de eerste spelronde, volgden er nog een aantal rondes waarin de teams poogden de veranderopgave te realiseren. Gedurende de rondes, ontdekten de deelnemers het effect van een aantal belangrijke veranderkundige inzichten:

  • Mensen hebben verschillende beelden bij een verandering. Zorg voor gemeenschappelijke taal op de veranderopgave.
  • Goede gesprekken met betrokkenen vooraf zorgen voor een meer eensluidend beeld van de veranderopgave en betrokkenheid.
  • Het herkennen, benoemen en vervolgens wegnemen van weerstand is noodzakelijk voor beweging
  • Interventies die aansluiten op de aard van de veranderopgave zijn succesvol.
  • Mensen hebben een eigen voorkeur voor de manier om door een verandering heen te komen. Ja, jij ook!
  • Interventies die aansluiten bij de verandervoorkeur van de betrokkenen, zorgen voor meer betrokkenheid en motivatie.
  • Het kiezen van de juiste interventies en het kunnen voorspellen van de effecten hiervan is een uitdaging, maar ook een belangrijke factor voor succesvolle verandering.

Doorvertaling naar Lean en eigen praktijk

De deelnemers herkenden de achteruitgaande boten en overboord vallende poppetjes. Om dit te voorkomen, loont het om de verleiding van directe actie te weerstaan. Maar wat kenden de deelnemers nog meer? En herkenden ze ook bovenstaande veranderkundige inzichten? Een groot aantal deelnemers was al bekend met de veranderkleuren theorie van prof. dr. Léon de Caluwé en dr. Hans Vermaak (Doe de kleurentest en ontdekt jouw perspectief op veranderen.

tabelkleuren

Deze theorie, gecombineerd met hun ervaringen uit het spel, en hun dagelijkse praktijk, leverden de deelnemers een aantal lessen op voor de toekomst. Benieuwd naar deze lessen? Ik ga hier verder op in, in mijn vervolg blog 'Vijf lessen over het creëren van draagvlak door Lean en veranderkunde te combineren'.

Wil je meer weten over de kleurentheorie? Check dan onze kennisbank. Of doe de kleurentest.

Aan dit blog hebben meegewerkt: Kjeld Aji, Erasmus MC; Jenneke ter Stege, Cordaan; Daryl Goelamhaider, Zorggroep Almere en Sylvia Witter, coördinator Lidz, allen deelnemer aan de spelsimulatie. Dit blog is in samenwerking met Maurtis Mares geschreven.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.