Blog Kijken vanuit veranderkleuren geeft nieuwe inzichten in portfoliomanagement

In mijn rol als adviseur begon ik onlangs voortvarend aan het implementeren van portfoliomanagement bij een opdrachtgever. En hoewel iedereen achter de principes van portfoliomanagement stond, stuitte ik op een gegeven moment op veel weerstand. Hoe kwam dit? En hoe zou ik dit in het vervolg anders kunnen aanpakken? Bij TwynstraGudde organiseren we regelmatig sessies, waarin we kennis en ervaring met elkaar delen. Deze keer was het mijn beurt om plaats te nemen op de hotseat. Ik vroeg mijn collega’s om vanuit veranderkundig perspectief mee te kijken naar dit vraagstuk. Samen met collega’s Arianne Kloosterman en Tibbe van den Nieuwenhuijzen blik ik in dit blog terug op deze sessie, met waardevolle conclusies en lessen.

Toegevoegd door Amir Sharafkhani op 4 mei 2022

Een portfolio is een geheel van processen, projecten en programma’s, gericht op het realiseren van de strategische doelen van de organisatie. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet (meer)? Dat zijn vaak spannende keuzes. En juist het maken van zulke keuzes is soms onwennig voor mensen en kan daardoor weerstand oproepen in organisaties. Zo ook bij deze opdracht.

Samen met een aantal medewerkers van de betreffende organisatie heb ik in het eerste deel van de opdracht de basis voor goed portfoliomanagement uitgedacht, zoals het proces, de rolverdeling en de tooling. Het resultaat werd met veel enthousiasme ontvangen. Toen we het in praktijk gingen uitproberen, bleek het echter veel weerstand op te roepen. Ik vroeg me af waar dat aan lag. Zeker gezien het feit dat de basis heel goed in elkaar zat. Samen met mijn collega’s hebben we deze praktijkcasus vanuit veranderkundig perspectief geanalyseerd en kreeg ik tips, die ik in het vervolg kan meenemen.

Een veranderkundige bril

Het veranderkundig gedachtegoed van TwynstraGudde komt voort uit de kleurentheorie van Hans Vermaak en Léon de Caluwé. In de kleurentheorie staan vijf veranderkleuren centraal. De veranderkleuren staan voor verschillende manieren van kijken naar veranderen. In de bijeenkomst over portfoliomanagement stonden drie kleuren centraal: geel, blauw en groen.

‘De gele veranderaar kijkt naar de wereld en gaat er vanuit dat er iets verandert, doordat de belangrijkste actoren zich achter de verandering scharen. Blauw gaat over de ratio. Het plan, procesmatig werken en sturen. Bij groen ligt de focus op ontwikkelen en leren’, legt Tibbe uit. ‘Als groep hebben we Amir vanuit deze verschillende veranderkundige brillen bevraagd: Wat waren de belangen van de betrokkenen? Waar kreeg de groep energie van? Met welk beeld zaten mensen in het gesprek? Wat zou je anders doen als je nu terug zou gaan?’

Kijken vanuit veranderkleuren geeft nieuwe inzichten in portfoliomanagement

Kijk welke veranderkleuren van toepassing zijn

‘Door Amir op deze manier te bevragen, werd helder waar de angel zat’, vertelt Arianne. Het bleek dat portfoliomanagement een behoorlijk ‘blauwe’ aanpak is, maar in dit geval niet werd toegepast in een blauwe context. In veel organisaties, zeker in de organisatietop, bevinden mensen zich in een ‘gele’ context, waar belangen, macht en invloed een grote rol spelen. Deze mensen hebben vaak een ‘gele’ verandervoorkeur. Terwijl het uitproberen van een nieuwe methode beter past bij een groene omgeving, dat gaat over ontwikkelen binnen een veilige omgeving en fouten durven maken. Volgens de kleurentheorie bijten groen en geel elkaar enorm. Groen houdt van experimenteren, terwijl geel het liefst de kaarten op de borst houdt. Dat gaat dus niet samen.’

‘In dit geval botste de helderblauwe methodische kant van portfoliomanagement ook met de sterke gele context van de organisatie’, gaat Tibbe verder. ‘En ook de groene insteek van experimenteren liep tegen gele muren op. Een goed uitgewerkt proces is daarmee niet per definitie voldoende om portfoliomanagement succesvol te implementeren. De les? Je moet altijd kijken wat de context is. De veranderkundige blik vanuit het kleurengedachtegoed helpt daarbij.’

Draagvlak realiseren voor portfoliomanagement

Door op deze manier met collega’s naar de casus te kijken, werd duidelijk hoe complex de implementatie van portfoliomanagement is. Iedere laag in de organisatie heeft andere belangen. En portfoliomanagement raakt alle niveaus in een organisatie: van projectleiders tot management tot bestuur. En voor succesvol portfoliomanagement heb je ál die niveaus nodig.

Daarom is het vanaf het begin van een dergelijk traject belangrijk om in gesprek te gaan met de verschillende betrokkenen en inzicht te krijgen in wat zij belangrijk vinden aan portfoliomanagement, wat ieders belangen zijn en welke veranderkleuren daarbij horen. Want niemand is tegen het ‘waarom’ van portfoliomanagement, maar iedereen heeft een mening over het ‘hoe’ ervan. Het is dan ook niet gek dat je als regisseur van portfoliomanagement binnen één organisatie met verschillende verandervoorkeuren tegelijkertijd te maken krijgt.

Krachten bundelen

Deze case illustreert hoe veranderkunde er in de praktijk uitziet. Het vragenvuur en het veranderkundige perspectief van collega’s hebben geholpen om deze case beter te begrijpen en tot nieuwe oplossingsrichtingen te komen. En nog een mooie bijkomstigheid: het heeft ons doen realiseren dat we onze opdrachtgevers nóg beter kunnen helpen met hun opgaven door een vraagstuk vanuit verschillende expertisegebieden te benaderen. De maatschappelijke opgaven waar onze opdrachtgevers voor staan, worden steeds veelzijdiger en zijn vaak complex. Wij hebben veel kennis in huis en door onze krachten te bundelen kunnen we meer impact maken.

Tien succesfactoren

Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Het inzetten van de juiste veranderstrategie is één van de tien succesfactoren. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download hieronder het whitepaper.

New call-to-action

Meer weten?

Heb je naar aanleiding van dit blog vragen? Of ben je benieuwd hoe wij jou kunnen helpen met het implementeren van portfoliomanagement? Stuur ons dan een berichtje en wij nemen snel contact met je op.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.