Blogreeks 'Managen zonder macht' De zichtbare regisseur

Als projectmanagers zijn we ondergeschikt aan het team. Hoewel we een strategische positie innemen, vaak tussen de bestuurlijke en operationele laag, draait het niet om ons, maar om het gezamenlijk bereiken van een mooi resultaat. Daarvoor moeten we als projectmanagers soms juist een stapje terug doen om een open en transparante cultuur te creëren waarin iedereen zich op zijn gemak voelt en durft te zeggen wat hij wil. 

Toegevoegd door Frank Velthuis op 12 januari 2023

In mijn vorige blog brak ik een lans voor die zachte, menselijke kant van ons vak. In dit blog ga ik dieper in op de rol die wij spelen bij het aanjagen van samenwerking en het verbinden van partijen. Een rol waar meer bij komt kijken dan een focus op geld, tijd en kwaliteit. Managen zonder macht, noemde ik het. Managen als een regisseur in de regiewagen. 

Communicatie in al zijn hoedanigheden

Misschien is het goed om eerst kort een beeld te schetsen van managen mét macht. En wat dit betekent voor de communicatie tussen betrokken personen. Eén ding is duidelijk: in een situatie van managen mét macht worden mensen in meer of mindere mate afhankelijk gemaakt. De hiërarchie schrijft voor wie beslissingen neemt en in het team zal passiviteit eerder aan de orde zijn dan betrokkenheid en proactief handelen. Deze aanpak past – in mijn ogen - niet meer in een tijd waarin persoonlijke ontwikkeling, autonomie en vakmanschap belangrijk zijn en waarin bovendien partijen uit heel verschillende werelden met elkaar een megaprestatie moeten leveren. Wat nu belangrijk is, is managen zónder macht, maar mét ruimte voor initiatief, betrokkenheid en eigen verantwoordelijkheid. Een situatie waarin communicatie in al zijn hoedanigheden de sleutel tot succes is. 

Wordt er gelachen?

Waar we als projectmanagers echt een verschil kunnen maken, is in het beïnvloeden van houding en gedrag en de wijze van samenwerken van alle betrokkenen. En dat is een subtiel spel, waarbij je als projectmanager niet met de vuist op tafel slaat, maar wel aan de touwtjes trekt. Je bent zichtbaar door wat je creëert. Openheid en transparantie. Je geeft aanwijzingen en reflecteert. Je let op de details in gedrag, houding en cultuur. De non-verbale communicatie. Wordt er gelachen in een team? Worden er complimenten gegeven? Is er ruimte voor feedback? Hoe zit iedereen erbij? Wordt er op elkaar gereageerd? Staat men ook weleens stil en wordt er wat gevierd? Het zijn allemaal signalen die iets aangeven over de aanwezige cultuur, veiligheid en transparantie. 

Nieuwsgierig

Als ik een nieuw project binnenstap, kijk ik eerst hoe de hazen lopen, waar het soepel loopt en waar het stroever gaat, zoek ik naar het gezamenlijke belang, maar vraag ik ook in één-op-één gesprekken naar het individuele belang, zowel van de interne als externe projectteamleden. Bij mijn ‘start’ is dit belangrijke informatie om een beeld te krijgen van de verhoudingen. Ik ben dan vooral heel nieuwsgierig, wil graag weten hoe mensen in de materie staan, wat hun ideeën en drijfveren zijn. Om dit te bewerkstelligen is openheid nodig en die probeer ik te geven door de eerste stap daarin te zetten.

De zichtbare regisseur

Opdrachtgever aangesproken

Door het gezamenlijke belang, maar ook de individuele belangen te kennen, kan ik mensen samenbrengen. Dat dit ook wel eens minder goed gaat, bleek toen ik een gesprek begeleidde tussen een opdrachtgever en twee opdrachtnemers. Voorafgaand aan het gesprek had ik de partijen apart gesproken om een ieders belang te begrijpen. In het gesprek koos de opdrachtgever onverwacht voor één van de opdrachtnemers. Terwijl hij aanvankelijk een ander standpunt in had genomen. De andere opdrachtnemer voelde zich met de rug tegen de muur gezet en ging er met gestrekt been in. Ik heb de opdrachtgever er later op aangesproken. ‘Als ik vooraf beter jouw agenda had geweten, had ik beide opdrachtnemers beter mee kunnen nemen en hadden we vermoedelijk een ander gesprek gehad.’ Maar ik stelde mezelf ook de vraag: waarom was mijn relatie met de opdrachtgever niet zo sterk dat hij mij in vertrouwen heeft genomen? 

Voorbeeldgedrag 

Als projectmanager moeten we te allen tijde voorbeeldgedrag laten zien. Voor mij zit dat in heel vanzelfsprekende dingen. Ik probeer eerlijk, transparant, maar ook kwetsbaar te zijn, geen vooroordelen te hebben en objectief waar te nemen. Aan het begin van een gesprek ‘contracteer’ ik ons gesprek door onder andere het doel vast te leggen. In gesprekken vraag ik altijd of ik de ander goed begrepen heb. Om misverstanden te voorkomen en te laten zien dat ik echt geluisterd heb. En aan het eind van het gesprek vraag ik hoe men het gesprek vond gaan. Hebben we de juiste dingen gedaan en gezegd? 

Ik plaats niemand boven een ander. In een team moet er respect zijn voor iedereen. Het klinkt allemaal vanzelfsprekend, maar ik kom vaak genoeg tegen dat dit niet het geval is. Als onafhankelijke projectmanager is het belangrijk hier aandacht voor te hebben en dit uit te stralen. Ik heb daarbij denk ik wel een voordeel. Ik heb aan meerdere kanten van de tafel gezeten, als opdrachtnemer (projectmedewerker, architect, ontwikkelaar, projectmanager), maar ook als opdrachtgever in een operationele, strategische en bestuurlijke rol. Dat komt me vaak van pas, doordat ik me kan verplaatsen en inleven in de situatie van de ander.

Geen plek voor zondebokken

In een gelijkwaardige projectorganisatie kun je open je ideeën delen, je eigen belang op tafel leggen, maar ook elkaar feedback geven, echt luisteren naar de anderen, tolerant zijn en successen vieren. In zo’n organisatie is geen plek voor zondebokken, dubbele agenda’s en roddel en achterklap. Het is aan ons als projectmanagers om zo’n open en transparante cultuur te creëren. Door zelf de toon te zetten, het gezamenlijk belang scherp te krijgen en daar continu op te sturen, de juiste mensen met elkaar om tafel te zetten, vaart te maken en op een natuurlijke manier tegenspraak te organiseren. Daar zit mijn uitdaging. Onze uitdaging. Dat maakt het vak zo boeiend. 

Blogreeks

In een blogreeks schrijf ik over de rol van de projectmanager en de harde én zachte aspecten die hierbij komen kijken. Wil je mijn volgende blogs automatisch in je mail ontvangen? Vul dan onderstaand formulier in.

Teruglezen:


Gildes TwynstraGudde

In de Gildes van TwynstraGudde, vakgroepen, wordt onze kennis (verder) ontwikkeld en gedeeld. Hier groeit ons vakmanschap en onze kennis van onze kerncompetenties veranderkunde, samenwerkingskunde, project- & programmamanagement en evaluatie & onderzoek. Dit blog is tot stand gekomen naar aanleiding van een Gildecafé, waarin de rol van de projectmanager besproken is en verder ontwikkeld wordt. In de Gildecafés van TwynstraGudde delen we kennis en (opdracht)ervaring, organiseren we ontwikkelbijeenkomsten om nieuwe inzichten en producten te ontwikkelen en organiseren we inspiratiebijeenkomsten met interessante sprekers. 
De Gildes zijn onderdeel van de School of Impact van TwynstraGudde waarin de combinatie van leren en ontwikkelen, kennis- en vakontwikkeling en leren in de praktijk bij elkaar wordt gebracht. Zo blijven onze adviseurs zich continu ontwikkelen.

Ja, ik ben geïnteresseerd

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.