Blogreeks 'Managen zonder macht' Zoek de balans tussen hard en zacht

Wanneer loopt een project goed? Het antwoord op die vraag wordt vaak gespiegeld aan de beheeraspecten waar de projectmanager mee te maken heeft, de kaders waarbinnen een project gerealiseerd moet worden: tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en risico’s. De zogeheten harde aspecten. Budgetten, een programma van eisen, planningen, een contract, het zijn allemaal onmisbare elementen van de ‘blauwe’ (rationele) kant van projectmanagement. En toch wil ik met dit blog een lans breken voor die andere kant: de zachte kant.

Toegevoegd door Frank Velthuis op 4 juli 2022

Ons vak is door de jaren heen veranderd. Ten tijde van de bouw van de Deltawerken was een project nog hiërarchisch georganiseerd, gemanaged door projectdirecteuren met ruim mandaat en middelen. In de decennia die volgden werden projecten integraler, met meer omgevingsinvloed en grote overschrijdingen, zoals de aanleg van de HSL en de Betuwelijn. Het resultaat: betrokken partijen gingen zich meer en meer indekken, er moesten dossiers gebouwd worden. De harde kant werd toonaangevend en de projectmanager kreeg als het ware een auditorsrol. Verantwoording ging het project overheersen, vooral op doel- en rechtmatigheid.

Vormgeving samenwerking belangrijk

De laatste jaren echter verandert onze rol door onder andere nieuwe contractvormen in bouw- en infraprojecten. De samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt steeds belangrijker. Stond de opdrachtgever vroeger verderaf van het project, nu staat hij er middenin, wil betrokken zijn en kijkt mee over je schouder. En dat heeft, zul je begrijpen, ook z’n impact op de invulling van de projectmanagementrol en de vormgeving van de samenwerking. Het is immers mensenwerk en alle aspecten die daarbij komen kijken moeten in die samenwerking worden meegenomen. Niet alleen hoe zijn de taken en verantwoordelijkheden verdeeld of wat zijn de regels en procedures, maar vooral ook: hoe is de motivatie, welke competenties zitten er in het team, zetten we samen de lijnen uit, is er ruimte om fouten te maken, geven we elkaar feedback, spreken we dezelfde taal, wat is iemands ’handleiding’? Dit is voor mij het mooiste onderdeel van mijn rol als projectmanager. Hier hou ik van, hier haal ik mijn energie uit.

Projectmanagement: Zoek de balans tussen hard en zacht

Verbinding tussen partijen

Een voorbeeld om te illustreren wat ik bedoel: in een vorige opdracht was ik gedelegeerd opdrachtgever en kwam terecht in een project dat door stroeve samenwerking al teveel jaren liep. Ik was projectmanager nummer zoveel en stond alleen daardoor al met 1-0 achter. Doordat men elkaar al jaren kende, werden aan de opdrachtgeverszijde veel zaken via het informele circuit geregeld. Iedereen praatte met iedereen en afspraken werden vaak niet SMART gemaakt. Daardoor waren ze moeilijk controleerbaar en stuurbaar.

Daartegenover stond dat er richting de opdrachtnemer juist niet altijd het broodnodige vertrouwen was. Je kan dan hard gaan sturen op de inhoud, maar beter is het om eerst ‘af te dalen’ naar de relatie. Als je die relatie niet vlot kan trekken, heeft het weinig nut om op de inhoud te blijven drukken. De eerste tijd heb ik daarom alleen besteed aan het kijken hoe de hazen liepen. Aan vertrouwen winnen, gesprekken voeren, luisteren. Ja, het kost tijd en energie om iedereen op zijn eigen manier te betrekken, te motiveren, mee te nemen in het proces en te zorgen voor een vertrouwensrelatie. Maar uiteindelijk lukte het om opnieuw verbinding te maken tussen de partijen en konden we het project vooruitbrengen en tot een succes maken. Het is vooral die combinatie van aandacht voor de harde én zachte kanten die TwynstraGudde uniek maakt. Wij worden daarom vaak gevraagd voor projecten waar meer aan de hand is, waar interventies noodzakelijk zijn.

Kracht van kwetsbaarheid

Natuurlijk zijn er ook projecten die zich meer lenen voor sturing vanuit voornamelijk de harde kant. Maar ik geloof in de toegevoegde waarde van de zachte kant. Iedere projectmanager zou de skills moeten hebben om die zachte kanten in zijn projecten toe te passen. Want in elk project werken mensen samen. Dat vraagt ook iets van jezelf. Ik heb ervaren dat jezelf kwetsbaar durven opstellen een krachtig instrument is om mensen in beweging te krijgen. Het schept vertrouwen. Ik vertel soms over mijn eigen blunders, of ik maak een grap om het ijs te breken. Dat zet een opdrachtgever en het team vaak in een andere stand.

Hard op inhoud, zacht op relatie

Een opdrachtgever zei ooit tegen mij: je bent hard op de inhoud en zacht op de relatie. Misschien vat dat wel precies samen wat projectmanagement anno 2022 is. Het gaat niet alleen over de harde kant, maar het vormgeven van samenwerking, teamwork, leiderschap, betrokkenheid en motivatie en het goede gesprek zijn net zo belangrijk geworden. In deze mooie combinatie ligt de expertise van TwynstraGudde. Tegelijk zien we dat er in ons vakgebied nog veel meer winst te behalen is. Hoe? Door te investeren in de relatie, tijd te nemen in de voorbereiding en oog te hebben voor verandering en de menselijke factor daarin.

Blogreeks

De komende maanden schrijf ik meer blogs over de rol van de projectmanager en de harde én zachte aspecten die hierbij komen kijken. Wil je de volgende blogs automatisch in je mail ontvangen? Vul dan onderstaand formulier in.

Gildes TwynstraGudde

Nieuwe maatschappelijke opgaven vragen om nieuwe oplossingen. Om nieuwe aanpakken en nieuwe methodieken. Vakontwikkeling alleen is niet voldoende, het gaat ook om continue ontwikkeling van onze adviseurs. De School of Impact van TwynstraGudde maakt dit mogelijk en brengt de combinatie van leren en ontwikkelen, kennis- en vakontwikkeling en leren in de praktijk bij elkaar. In onze Gildes, vakgroepen, wordt onze kennis verder ontwikkeld en gedeeld. Hier groeit ons vakmanschap en onze kennis van onze kerncompetenties veranderkunde, samenwerkingskunde, project- & programmamanagement en evaluatie & onderzoek. Dit gebeurt via Gildecafés waarin we kennis en (opdracht) ervaringen delen, ontwikkelbijeenkomsten om nieuwe inzichten en producten te ontwikkelen en inspiratiebijeenkomsten met interessante sprekers. Dit blog is tot stand gekomen naar aanleiding van een Gildecafé, waarin de rol van de projectmanager besproken is en verder ontwikkeld wordt.

Ja, ik ben geïnteresseerd

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.