Binnen het ziekenhuis uitten de medische staf, het verplegend personeel en de Ondernemingsraad hun zorgen over het functioneren van de bestuursvoorzitter bij de Raad van Commissarissen. Men was bezorgd of de voorzitter wel in staat zou zijn om het ziekenhuis door de coronapandemie en een periode met interne financiële problemen heen te loodsen. Er was kritiek op leiderschapsstijl, wijze van communiceren en zichtbaarheid. De Raad van Commissarissen zat niet te wachten op een bestuurscrisis. Continuïteit stond voorop, maar een voorzitterswisseling werd niet geschuwd.
Bestuurder in crisissituaties
TwynstraGudde Interim Management werd gevraagd in een korte periode van 2½ maand te helpen tot verbetering te komen: een laatste kans om zonder vertrek van de bestuursvoorzitter de rust terug te brengen. Tijdens een intake zijn we snel tot de kern van het probleem gekomen. Vervolgens hebben we uit ons netwerk een shortlist van geschikte kandidaten samengesteld en daaruit Heske van Eyck van Heslinga voorgedragen. Zij heeft brede ervaring als bestuurder in crisis- en conflictsituaties en kan snel en op een respectvolle manier vertrouwen winnen. In een voorgesprek met haar en twee leden van de Raad van Commissarissen hebben we de opdracht verder verkend. Niet de zaken overnemen, maar duidelijkheid bieden, coachen, adviseren en vooral zorgen dat iedereen betrokken en positief blijft.
Fly on the wall
Na een startgesprek met de bestuursvoorzitter heeft Heske alle overleggen en vergaderingen met de verschillende organisatieonderdelen bijgewoond. Als een fly on the wall heeft ze de situatie geobserveerd. Wat gebeurt er? Wat valt op en welke - soms eenvoudige - interventies kunnen een wereld van verschil maken? De stijl van communiceren leidde vaak tot misverstanden en er was onduidelijkheid over de governance. Er waren frequente vergaderingen die niet als constructief werden ervaren. Agenda’s waren overvol en prioriteiten onduidelijk.
Een veilige sfeer
Gedurende 2½ maand, gemiddeld twee dagen per week, was Heske in het ziekenhuis te vinden. Op de achtergrond hebben we de voortgang periodiek met haar en de Raad van Commissarissen besproken. Kleine interventies zorgden direct al voor een andere atmosfeer. Er groeide veiligheid waarin artsen, managers, medewerkers en bestuurders bereid waren het achterste van hun tong te laten zien en verbeteringen door te voeren. De bestuursvoorzitter is on the spot gecoacht en heeft stap voor stap verbeterslagen gerealiseerd. In een rapportage zijn zaken vastgelegd waarmee de verbeteringen ook zijn verankerd.
De bestuursvoorzitter kon blijven
Het resultaat van onze interventies is, dat de bestuursvoorzitter kon aanblijven. De oorzaken van de problemen zijn inzichtelijk geworden en de ontwikkelpunten helder. Door feedback tijdens het werk zijn concrete verbeterstappen gezet. Het vertrouwen is goeddeels hersteld en de situatie is genormaliseerd. Het ziekenhuis kan nu weer alle aandacht geven aan de primaire uitdagingen en de kwaliteit van de zorg. In een afrondend gesprek hebben we vanuit onze betrokkenheid geadviseerd hoe het ziekenhuis de weg omhoog kan vasthouden.
Onze toegevoegde waarde
TwynstraGudde Interim Management combineert inhoudelijke expertise en bestuurservaring. Onze partners zijn in staat om snel een juiste inschatting te maken van wat er in een crisissituatie aan de hand is en welke interimmanager het beste past. We beschikken daarvoor over een groot netwerk van hooggekwalificeerde professionals. Op de achtergrond geven we begeleiding en houden we de voortgang van een opdracht in de gaten.
* Gelet op de situatie laten we de namen van het ziekenhuis en de bestuursvoorzitter onvermeld.
