Blog Laat je niet verrassen door de organisatiecultuur

Risicomanagement staat niet op zichzelf en beperkt zich niet tot het management alleen. Iedereen – van hoog tot laag – in een organisatie kan ermee te maken krijgen. Dit schreven we vorige keer in ons tweede blog naar aanleiding van ons boek Professioneel risicomanagement bij projecten. En daarmee raken we aan een belangrijk element voor succesvol risicomanagement: de organisatiecultuur. Want elk bedrijf is anders, heeft zijn eigen waarden, zijn eigen gedrag en gewoontes. Dat maakt het inrichten van risicomanagement geen sinecure. Er bestaat geen blauwdruk, succesvol managen van risico’s is maatwerk van de bovenste plank.

Toegevoegd door Daniëlla van Well-Stam op 15 juni 2021

Fianne Lindenaar en ik zijn geen experts in organisatieculturen, zoals andere collega’s binnen TwynstraGudde. Maar wij zijn wel ervaringsdeskundigen en hebben de afgelopen jaren genoeg ambities zien stranden, omdat de aanpak van het risicomanagement niet strookte met de organisatiecultuur. Kortom, voor je begint met inrichten, moet je je bewust zijn van de cultuur waarbinnen je het risicomanagement vormgeeft. Er is van alles geschreven en onderzocht over organisatieculturen, maar niet eerder werd er een duidelijke koppeling gemaakt met risicomanagement. In ons boek hebben we een kader gemaakt en geprobeerd dit minst grijpbare onderdeel van ons vakgebied te vatten in een aantal waarden die van belang zijn voor het succesvol toepassen van risicomanagement en een aantal cultuurtypen waarmee je als risicomanager te maken kunt krijgen.

Delen van risico’s is lastig

Openheid en veiligheid zijn twee belangrijke waarden voor succesvol risicomanagement bij projecten. Dat klinkt als een open deur, als een vanzelfsprekendheid wellicht. Maar in de praktijk zien we vaak dat het delen van informatie, zeker wanneer het gaat om veronderstelde risico’s of onzekerheden, als lastig wordt ervaren. Bang om als onbekwaam, als angsthaas of zwartkijker te worden bestempeld, houden medewerkers liever hun mond. Stel je voor dat je van het project wordt gehaald. Openheid en transparantie zijn daarom van essentieel belang voor risicomanagement. In zo’n omgeving delen mensen relevante informatie en neemt een besluitvormer een besluit op basis hiervan. Maar dan nog blijft het delen van onzekerheden en risico’s moeilijk.

Voorbeeldgedrag

Ook zien we regelmatig dat een niet gewenst scenario toch wat positiever wordt gebracht. Daarom zijn nog twee waarden van belang: motivatie en stimulatie van gedrag. Hier speelt voorbeeldgedrag een belangrijke rol. Wat draagt het management uit? Waarderen zij openlijk de manager die de brandjes blust of juist degene die geruisloos zijn project met weinig verrassingen naar een goed einde loodst? Die laatste manager heeft zijn risicomanagement waarschijnlijk beter voor elkaar dan de brandjesblusser. En ook belangrijk: laat zien dat je ook daadwerkelijk iets doet met de gemelde risico’s.

featured image blog 3

Verschillende cultuurvormen

Cultuur verander je niet van vandaag op morgen. Dus is het zaak om het risicomanagement aan te laten sluiten bij de heersende cultuur. In ons boek noemen we vier cultuurvormen: de machtscultuur, de rolcultuur, de taakcultuur en de persoonscultuur. In elk van deze cultuurvormen gedijt risicomanagement op een andere manier. En vraagt dus ook om een andere aanpak. Zo zal in een machtscultuur, waar één centrale machtsbron de rest van de organisatie beïnvloedt, risicomanagement lastig in te richten zijn. Immers, de beïnvloeding van medewerkers en het feit dat er nauwelijks regels en procedures zijn, biedt geen openheid en veilige omgeving. Binnen een taakcultuur daarentegen kan risicomanagement goed functioneren. Men is gericht op het zo goed mogelijk volbrengen van de taak. En risicomanagement kan helpen het resultaat te verbeteren.

Tweespalt in politiek-bestuurlijke context

De grootste uitdaging voor succesvol risicomanagement zit zonder twijfel bij projecten in een politiek-bestuurlijke context. Hier krijg je al snel te maken met een tweespalt tussen de politieke werkelijkheid en de werkelijkheid van een project. Een complex infrastructureel bouwproject heeft een duidelijke planning, structuur en cycli. Op politiek niveau richt men zich op andere accenten. Hier gaat het om draagvlak en het samenbrengen van belangen. Over politiek spel, onderhandelen en win-winsituaties. Hier botsen het machtsspel en het rationele proces, haalbaarheid en de beste oplossing, draagvlak en planmatigheid.

Extra aandacht nodig

Heeft risicomanagement in een politiek-bestuurlijke omgeving dan geen zin? Jawel, bestuurders hechten er juist veel waarde aan. Bijvoorbeeld om risico’s te agenderen en extra budget te kunnen vragen. En, niet onbelangrijk, als verantwoording voor het wel, niet of gedeeltelijk halen van de doelen. Wat ik wil zeggen is: risicomanagement heeft in deze context extra aandacht nodig om het op een goede manier te laten landen. Heldere focus, duidelijke beschrijving van de risico’s, tijdige signalering, goede communicatie.

Leerproces

Kortom, er komt nogal wat kijken bij het inrichten van risicomanagement. Op alle niveaus en in alle cultuurvormen. Wees je bewust van de cultuur waarin je werkt voor je begint met de inrichting. En ben je eenmaal aan het invoeren, denk dan niet dat je op een dag klaar bent. Het inrichten van risicomanagement is een leerproces dat zich ontwikkelt in de loop der tijd. Over leren en evalueren gaat het volgende blog van Fianne Lindenaar.

Boek bestellen?

Wil je ons boek bestellen? Dat kan. Professioneel risicomanagement bij projecten kun je via de webshop van de Boom Uitgevers bestellen.

ISBN 9789024438990 I NUR 801 | € 29,90 | 244 blz. | paperback
e-book ISBN 9789024439003 | € 20,95

Blogreeks

In een blogreeks, waarvan dit het derde blog is, geven Fianne en ik je een kijkje in ons nieuwe boek Professioneel risicomanagement bij projecten. Lees onze andere blogs:

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.