Blog Holacracy: een blauwdruk voor zelforganisatie in de zorg?

Veel zorginstellingen zijn op zoek naar beter alternatief voor hun vaak traditioneel hiërarchisch organisatiemodel. Steeds vaker kom ik Rijnlandse modellen van zelforganisatie tegen, waarin (met wisselend succes) medewerkers opbloeien, patiënten/cliënten meer tevreden zijn en minder overheadkosten gemaakt worden. Het Rijnlandse model kent geen blauwdruk en daar lopen veel zorgorganisaties dan ook op stuk. Het model van ‘Holacracy’ zou uitkomst kunnen bieden, dat een strikt systeem op tafel legt voor zelforganisatie. Om daar meer over te weten gingen wij als sectorteam Zorg recent in gesprek met zorginstelling IJsselheem over hun ervaringen met dit besturingsmodel.

Toegevoegd door Paul Boon op 28 mei 2021

Holacracy is een organisch, plat organisatiemodel, waarbij bewust afstand wordt gedaan van traditioneel top-down management. Met enigszins tegenstrijdig juist wel een zeer strikt manifest/blauwdruk hoe je dat zou moeten doen. Het doel is om daarmee (het runnen van) de organisatie (terug) te geven aan alle medewerkers. Uitgangspunt is dat medewerkers zelf, door de dynamische en transparante structuur, in staat zijn voortdurend bij te sturen, en zo verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van de organisatie. Dit doen zij op basis van expliciete ‘rollen’ die zij hebben en ‘cirkels’ waaraan ze deelnemen. Holacracy gaat dus ook over ‘zelfmanagement’, maar wel op basis van een duidelijke structuur, regels en rollen. Hierdoor konden verschillende bedrijven zoals Bol.com, Springest en ook Luscii zonder managers gaan werken.

Hoe wordt binnen IJsselheem volgens de holacratische principes gewerkt?

‘Er wordt binnen de ondersteunende diensten gewerkt volgens een aantal leidende principes die we met elkaar hebben vastgesteld’, vertelt Egbert Den Engelsman, directeur Bedrijfsvoering en Vastgoed bij IJsselheem. Den Engelsman is verantwoordelijk voor de ondersteunende diensten. ‘Holacracy is daarbij voor ons een manier om samen klant- en resultaatgericht te werken en om zelfontplooiing en eigenaarschap van alle medewerkers te bevorderen. Daarbij wordt ‘de macht’ verspreid over duidelijk gedefinieerde rollen. Er is daarbij dus geen hiërarchie, maar een structuur van cirkels met rollen. Iedere medewerker heeft daarbij bevoegdheden en verantwoordelijkheden passend bij de rollen die hij/zij heeft. Niet alleen ‘wie het weet, mag het zeggen’, maar ook ‘wie het kan, mag het doen’. Het doel van elke cirkel is expliciet gemaakt en afgeleid van de bedoeling en het bestaansrecht van de organisatie, en is de basis voor besluitvorming. Prikkels om te leren en te verbeteren komen van KPI’s die periodiek gemeten worden in de perspectieven van de Klant, Medewerker, Samenwerking/Professionaliteit en Bedrijfsvoering.’

'Een manier om samen klant- en resultaatgericht te werken en om zelfontplooiing en eigenaarschap van alle medewerkers te bevorderen.'

Hoe kun je – als iedereen ‘macht’ heeft – op een goede manier besluiten nemen?

Ook in traditionele organisatiemodellen hebben personen buiten de formele hiërarchie (informele) macht en invloed. Een centraal thema in Holacracy is juist om die impliciete werkelijkheid heel expliciet te maken. Zodat glashelder is wat een ieder te doen staat en wat je van iedereen mag verwachten. Den Engelsman vertelt dat ‘de essentie is om van daaruit samen “spanningen” te verwerken, als brandstof voor samenwerking en verbinding en snelle de-escalatie’. De term “spanning” (of zoals Bol.com het ‘sparks’ noemt) staat voor wanneer iemand ervaart dat er een verschil bestaat tussen hoe iets zou moeten zijn en hoe iets werkelijk is. Die spanning moet opgelost worden en is het onderwerp van overleg. In een frequent operationeel “werkoverleg” of een periodiek “roloverleg” worden zo blokkades in het succesvol samenwerken opgelost. ‘Besluiten sluiten daarmee aan op actuele spanningen’, vervolgt Den Engelsman, ‘het doel is zo snel tot werkbare besluiten te komen. Bovendien kan elk besluit worden herzien. Dit levert een meer resultaat- en oplossingsgerichte aanpak op, met ruimte voor ieders mening en met minder politiek, minder persoonlijke belangen. De opgave van een “cirkel” en de organisatie als geheel staat altijd centraal’.

Holacracy is een pasklare blauwdruk; je hoeft het wiel zelf dus niet uit te vinden?

Het systeem van Holacracy is in essentie heel strikt. Met bijvoorbeeld een door het bestuur ondertekend manifest en een soort “grondwet” met zeer nauwkeurig omschreven regels en rollen. Holacracy kan dan ook snel gezien worden als erg complex. ‘Uiteindelijk gaat het om wat passend is voor de organisatie’, legt Den Engelsman uit. ‘Wij hebben de essenties van Holacracy die voor ons werken omarmd, maar wel in een lichtere en minder complexe vorm. Hierdoor werken we nu met elkaar samen volgens vijf leidende principes (zie afbeelding hieronder). Wat mooi is aan Holacracy is dat het formeel de verantwoordelijkheid aan de medewerkers geeft. Veel managers zeggen dat ze “verantwoordelijkheid laag in de organisatie” leggen, terwijl in de formele structuur feitelijke weinig verandert waardoor macht geconcentreerd blijft, flessenhalzen het tempo uit ontwikkelingen halen, initiatief op de werkvloer afneemt en operationele problemen te lang blijven bestaan.’

210524 Blog PBO Holacracy Leidende principes IJsselheem

Welke dilemma’s brengt holacratisch werken voor jullie met zich mee?

Den Engelsenman: ‘We werken binnen de ondersteunende diensten nu holacratisch, maar bij de zorgteams wordt professionele ruimte en zelforganiserend vermogen op andere manieren georganiseerd. En we merken in de praktijk dat aan beide manieren van werken ook grenzen zitten in het om kunnen gaan met bijzondere situatie. We hebben dus ook gewoon een Raad van Bestuur, een directieteam en een team van strategisch adviseurs die koers bepalen en bewaken, en ook bijsturen waar dat gevraagd wordt en nodig is. Hiërarchie en zelforganisatie ontmoeten elkaar dus in één organisatie, met als dilemma: wanneer kom je dichterbij en wanneer blijf je op afstand?’. Daarnaast vraagt Den Engelsman zich af of holacratisch werken wel voor iedereen is. ‘Het is een intensieve manier van werken. Met meer samenwerking, organische verbindingen, multidisciplinaire overleggen en afstemming en geen leidinggevende als vuurschild. Iedere medewerker “staat altijd in de wind”, en dat kan dus ook stress opleveren als je daar niet zo van houdt.’

Tot slot, is Holacracy een blauwdruk voor zelforganisatie in de zorg?

In de gezamenlijke slotdiscussie kwam naar voor dat zelforganisatie op basis van Holacracy op zichzelf niet zaligmakend is, maar wel de kans op een beter eigenaarschap, gedistribueerde besluitvorming en waardecreatie op de lange termijn lijkt te vergroten. Maar kent Holacracy te veel (strikte) regels of is het juist zelforganisatie ten top? Ik zie in ieder geval dat bij veel implementaties van Holacracy in Nederland wel de Rijnlandse aspecten ervan omarmd worden, maar het haast Anglo-Amerikaans manifest minder strak gehanteerd wordt. Zo ook bij IJsselheem. Wellicht dat het minder strikte zusje Sociocratie 3.0 dan een interessant alternatief kan zijn? Meer modulair inzetbaar, starten waar de spanning zit en meer gericht op “mensen” dan op “rollen”.

Holacracy bied je in ieder geval wel een volledig uitgewerkte blauwdruk voor het organiseren en structureren van zelforganisatie. Een complete regelset. Die je vervolgens naar je eigen hand kunt (en wellicht moet) zetten zoals IJsselheem dat ook heeft gedaan. Het biedt daarmee een handzaam kader om zelforganisatie mee in te richten in jouw zorgorganisatie, in plaats zelf het wiel uit te moeten vinden. Die kaders geven de vrijheid die noodzakelijk is voor een succesvolle implementatie van zelforganisatie. Je kunt je daarbij overigens afvragen of meer traditionele organisatiemodellen diezelfde kaders en vrijheden, vanuit bijvoorbeeld dienend/coachend leiderschap, ook zou kunnen bieden.

Meer weten?

Wil je meer weten of Holacracy? Bekijk ook zeker eens deze video (Engels/4:45). Wil je van gedachte wisselen of jullie organisatiemodel en/of wellicht zelforganisatie iets voor jouw organisatie kan zijn? Ik praat met plezier hier met je over in een eerste (digitale) kennismaking. Laat hieronder een bericht achter en ik neem snel contact met je op.

Of lees meer over hoe we onze kennis en ervaring met bestuurs- en inrichtingsvraagstukken inzetten voor de zorg van morgen.

 

Vraag over Holacracy?

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.