IBN Razendsnel naar een plan van aanpak voor portfoliomanagement

IBN is een sociale onderneming voor iedereen in de regio Noordoost-Brabant, die het zonder steun niet redt op de arbeidsmarkt. IBN boekt goede resultaten. Toch hebben ze behoefte aan een eenduidige manier van werken én willen ze prioriteiten stellen in de juiste projecten en programma’s. TwynstraGudde heeft daarom een eendaagse training portfoliomanagement gegeven én samen met IBN versneld een plan van aanpak opgesteld om portfoliomanagement en projectmatig werken te implementeren.

Foto: ibnpublicaties.nl

Een portfolio is een geheel van processen, projecten, programma’s en activiteiten. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet (meer)? Het gaat over de balans tussen wat je wilt (doelen en activiteiten) én wat je kunt (capaciteit, expertises en geld). En dat geldt ook voor IBN. Daarom heeft TwynstraGudde in een eendaagse training de principes van portfoliomanagement uitgelegd en vervolgens de basis gelegd om hier daadwerkelijk mee aan de slag te gaan.

Eendaagse training portfoliomanagement

In de eendaagse training kwamen alle basiselementen van portfoliomanagement aan bod. We stelden vragen als: wat is portfoliomanagement? Hoe geeft het overzicht over projecten en programma’s? Welke tools heb je nodig? En wat levert het je op?

Samen speelden we ook de portfoliomanagement-game. De deelnemers gingen met elkaar in gesprek over projecten, die IBN ook daadwerkelijk wil uitvoeren. Bij elk project hebben we aangegeven hoeveel muntjes (financiën) het kost en hoeveel capaciteit (mankracht) ervoor nodig is. Ze moesten dus keuzes maken. Hiervoor gebruikten zij een afwegingskader, één van de tools van portfoliomanagement.

Aan het eind van de training kwamen we samen tot de conclusie dat portfoliomanagement inderdaad is wat IBN op dit moment nodig heeft. Daarnaast vonden zij dat portfoliomanagement niet kan, zonder gedegen projectmatig werken als onderliggend fundament.

Aan de slag met portfoliomanagement en projectmatig werken

Een deel van de trainingsgroep is vervolgens als projectteam enthousiast aan de slag gegaan met het vormen van een plan van aanpak voor het implementeren van portfoliomanagement én projectmatig werken binnen IBN. Zij hebben daar twee weken voor gereserveerd. Op specifieke momenten zijn de adviseurs van TwynstraGudde aangeschoven om hen de nodige adviezen en ‘duwtjes’ in de juiste richting te geven.

'Zeer plezierig samengewerkt. Zij waren deskundig op het gebied van projectmatig werken en portfoliomanagement en ondersteunden ons op een pragmatische wijze.'

Marko Terpstra, Directeur Mens, Organisatie & Innovatie

Zo brachten we samen in een Doelen-Inspanningen-Netwerk de ambities op de lange termijn, strategische baten en vereiste inspanningen in beeld. Daarnaast reikten we concrete tools, handvatten en praktijkvoorbeelden aan, waar het projectteam mee aan de slag kon. Denk aan een format van een portfolio-overzicht, voorbeeld van afwegingskaders en ideeën over de inrichting van de portfoliotafels. Tijdens de sessies beantwoordden we alle vragen en bespraken we waar het team tegenaan liep. Tussen de sessies door ging het team aan de slag met concrete opdrachten, zodat we deze telkens konden bespreken.

Razendsnel naar een plan van aanpak

In twee weken tijd had het team, met enorme eigen inzet en gesterkt door onze adviezen en tools, een plan van aanpak, Doelen-Inspanningen-Netwerk, afwegingskader én een portfolio-overzicht gereed. Zo kunnen zij goed aan de directie laten zien hoe zij portfoliomanagement en projectmatig werken kunnen implementeren en wat daarvoor nodig is.

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Portfoliomanagement is één van de expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Door met elkaar het gesprek aan te gaan, verdieping te zoeken en modellen in de praktijk toe te passen, kunnen we een organisatie in korte tijd de basisprincipes van portfoliomanagement uitleggen én alle tools en handvatten geven om portfoliomanagement binnen de organisatie te implementeren.