Professionaliseren planmatig werken

De PO-Raad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de schoolbesturen in het basisonderwijs, speciaal basisonderwijs en (voortgezet) speciaal basisonderwijs. Zij zetten zich dagelijks in voor het beste onderwijs en willen blijven innoveren. Dit leidt tot verschillende projecten en programma’s, zoals het opzetten van een kennisplatform of het implementeren van innovaties in het onderwijs. Dit soort tijdelijke resultaat- of doelgerichte opgaven vragen om een wezenlijk andere werkvorm.

Planmatig werken

Met planmatig werken organiseer je de opgave op zo’n manier dat de doelen en resultaten gehaald worden binnen vooraf bepaalde kaders, zoals tijd, geld en kwaliteit. Planmatig werken bestaat uit drie werkvormen: procesregie, projectmanagement en programmamanagement. Deze drie verschillende aanpakken hebben altijd een opdrachtgever en een opdrachtnemer. Bij de PO-Raad zijn de MT-leden vaak de opdrachtgevers van de processen, projecten en programma’s. Met een eenduidig begrippenkader rondom planmatig werken, kun je daar als MT betere keuzes in maken. Zo kom je uiteindelijk tot betere resultaten.

'Nu zie je hoeveel wij als organisatie met processen te maken hebben en dat een projectmatige aanpak daar niet bij helpt…’

Manager PO-Raad

Interactieve sessies

In interactieve sessies met de MT-leden heeft TwynstraGudde het gedachtengoed van planmatig werken gecombineerd met praktijkvoorbeelden van de PO-Raad. Tijdens deze sessies zijn concrete modellen, tools en formats aangereikt om op een eenduidige manier aan processen, projecten en programma’s te kunnen werken. Daarnaast is er aandacht besteed aan specifieke thema’s rondom planmatig werken, zoals de verhouding tussen opdrachtgever- en opdrachtnemerschap tussen het MT en het bestuur.

Om het geheel aan opgaven inzichtelijk te maken is een portfolio overzicht gemaakt. Hierin zijn alle lopende processen, projecten en programma’s samen met de MT-leden uitgewerkt. Deze zijn nu makkelijk te analyseren op inhoud, organisatie, voortgang en prioriteit.

Verder is er een begin gemaakt aan het formuleren en implementeren van een visie op het planmatig werken binnen de PO-Raad. Daarbij zijn vervolgstappen, succesfactoren en risico’s benoemd. Dit vormt een stevige basis om het planmatig werken binnen de organisatie blijvend te verbeteren.

'Portfoliomanagement gaat ons als MT helpen in het zien van raakvlakken tussen de projecten.'

Manager PO-Raad

Samen één taal

Door theorie en praktijk met elkaar te verbinden heeft de PO-Raad mooie stappen gezet in het professionaliseren van het planmatig werken. Binnen het MT is een gemeenschappelijke taal ontstaan, waardoor er meer duidelijkheid is over wat processen, projecten en programma’s zijn en hoe deze moeten worden aangepakt. Met de aangereikte tools en handvatten kan het MT nu zelf de kennis over planmatig werken overbrengen op de eigen medewerkers.

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Planmatig werken en portfoliomanagement zijn expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis van specifieke vraagstukken en sectoren en onze diepgewortelde ervaring met planmatig werken, verbinden we theorie met praktijk. Door het gesprek aan te gaan, verdieping te zoeken en modellen in de praktijk toe te passen, komen we in korte tijd tot een aanpak op maat.