Ministerie van Buitenlandse Zaken Portefeuilledashboard laat ministerie van Buitenlandse Zaken beter sturen

Hoe dragen we met onze vastgoedportefeuille bij aan onze organisatiedoelstellingen? Welke gebouwen moeten we verduurzamen? Hoe houden we ze betaalbaar? En hoe maken we ze toekomstbestendig en veiliger? Door inzicht te geven in de prestaties van de ruim 300 gebouwen wereldwijd kan het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) voor alle werkzaamheden bepalen hoeveel een gebouw bijdraagt aan het realiseren van de huisvestingsvisie.

Zo’n 150 ambassades en vertegenwoordigingen vormen de bijzondere vastgoedportefeuille van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Overal is een residentie, ofwel de ambassadeurswoning, en een kanselarij, ofwel de werkplek. De residentie bevindt zich meestal in een woonomgeving, liefst in de buurt van andere ambassadeurs, handig voor de informele contacten. De kanselarij bevindt zich bij voorkeur in de buurt van ministeries en het parlement van het betreffende land, noodzakelijk voor de zakelijke contacten. Sander de Jonge, Strategisch Adviseur en Portefeuillemanager bij BZ: ‘Omdat de gebouwen zich over de hele wereld bevinden, kunnen we ze niet gemakkelijk even bezoeken en moeten we vertrouwen op de beschikbare vastgoedinformatie. Hoe beter die data, hoe beter we kunnen sturen.’

Huisvestigingsvisie

Enkele jaren geleden heeft het ministerie een huisvestingsvisie vastgesteld. Op basis daarvan werkt het aan een portefeuille die Duurzaam, Doelmatig, Veilig & Toekomstbestendig is. De vraag aan TwynstraGudde was: geef ons inzicht in hoe onze vastgoedportefeuille hierop presteert.

Een duurzame portefeuille op weg naar klimaatneutraal

Een derde speerpunt is een minimale impact op het milieu. Er wordt bijvoorbeeld gestuurd op het maximaal terugdringen van het energiegebruik en het besparen van water. Belangrijk zijn een gezond en comfortabel binnenklimaat en het gebruik van duurzame, bij voorkeur ook circulaire materialen, zowel binnen het gebouw als in de buitenruimte om het gebouw heen.

Doelmatige huisvesting die goed functioneert

Onder doelmatigheid verstaat het ministerie een optimale balans tussen de werkelijke kosten en opbrengsten, ook in niet-financiële zin. Daarbij wordt gekeken naar de gehele levensduur. De gebouwen moeten optimaal bijdragen aan de taken van de post. Op een aantal locaties kan de interne logistiek logischer en meer efficiënt. Zo is bij een residentie een duidelijke functiescheiding belangrijk om privé- (de woning van de ambassadeur) en werkruimtes niet door elkaar te laten lopen. Omdat circa elke vijf jaar een nieuwe ambassadeur aantreedt, moet elke residentie geschikt zijn voor de volgende ambassadeur. Ook als hij of zij met een andere familiesamenstelling komt. Denk bijvoorbeeld aan voldoende slaapkamers.

‘Omdat de gebouwen zich over de hele wereld bevinden, kunnen we ze niet gemakkelijk even bezoeken en moeten we vertrouwen op de beschikbare vastgoedinformatie. Hoe beter die data, hoe beter we kunnen sturen.’

Sander de Jonge, Strategisch Adviseur en Portefeuillemanager bij Buitenlandse Zaken

Een veilige woon- en werkplek voor medewerkers wereldwijd

De internationale omgeving verandert snel en veiligheid is niet vanzelfsprekend. Het ministerie van Buitenlandse Zaken hecht grote waarde aan veiligheid voor uitgezonden en lokale collega’s op Nederlandse ambassades en andere posten in het buitenland. Dit betreft zowel fysieke beveiliging van gebouwen en de mensen die daar werken als bijvoorbeeld digitale beveiliging van informatie.

Voorbereid op de toekomst

Door geopolitieke veranderingen of bijvoorbeeld bezuinigingen worden sommige ambassades kleiner en andere ambassades juist uitgebreid. Als het aantal werkplekken verandert, is het belangrijk dat gebouwen flexibel en aanpasbaar zijn. De Jonge: ‘Toekomstbestendig betekent ook dat het gebouw op een locatie staat die zo min mogelijk last heeft van bijvoorbeeld extreme weersomstandigheden.’

Informatie verzameld

Door vastgoedinformatie systematisch te verzamelen, kan BZ haar vastgoedsturing nog beter onderbouwen en toepassen. Om sneller inzicht te krijgen in de prestaties van het vastgoed is TwynstraGudde in 2022 gevraagd een vastgoeddashboard met sturingsinformatie te ontwikkelen. Doel was inzicht krijgen in de prestatie van de portefeuille op de genoemde vier speerpunten. Om deze te koppelen aan kpi’s hadden we eerst een beeld nodig van de gehele vastgoedportefeuille. Hiervoor is informatie verzameld uit meerdere bronnen, zoals het vastgoedsysteem, het financiële systeem, het expertoordeel van collega’s van DHF (Huisvesting en Facilitaire Zaken) en gebruikersinformatie. Ook is een enquête gehouden onder alle medewerkers van de kanselarijen die waardevolle inzichten leverden vanuit het gebruikersperspectief.

Dashboard voor vastgoedportefeuille

Op basis van die informatie ontwikkelden we een portefeuilledashboard, een website, van alle kanselarijen en residenties. Dat maakte inzichtelijk welke gebouwen relatief onderpresteren en welke het beter doen. Zo kan BZ niet alleen kijken per gebouw, maar ook per deelportefeuille, zoals een regio of een soort post, om te zien hoe een gebouw presteert ten opzichte van de andere vergelijkbare gebouwen. In het dashboard zijn de speerpunten uit de huisvestingsvisie vertaald naar concrete kpi’s. Het berekent op basis van vastgoeddata de score op elke kpi. De Jonge: ‘We kijken naar de impact die we kunnen hebben op de portefeuille. Zo weten we bij welke gebouwen we de grootste winst kunnen behalen. Ook kunnen we werkzaamheden prioriteren, namelijk voor die gebouwen waar we het meest kunnen verbeteren met de minste middelen. Per project bepalen we waar de opgave ligt en op welk ambitieniveau we inzetten. Ook zien we in hoeverre elk project afzonderlijk - en alle ingrepen bij elkaar - bijdragen aan de doelstellingen uit onze huisvestingsvisie.’ De Algemene Rekenkamer oordeelde dit jaar dan ook dat BZ goede grip heeft op de vastgoedsturing en dat het ontwikkelde vastgoeddashboard daaraan een belangrijke bijdrage levert.

Extra motivatie en energie

Op het vastgoeddashboard kunnen medewerkers inloggen. Per gebouw kunnen ze inzoomen en filteren. De Jonge: ‘De prestaties zijn voor elk individueel gebouw inzichtelijk en per speerpunt kun je verder inzoomen op achterliggende gegevens. Die zijn op relevante onderdelen ook voor meerdere jaren beschikbaar, zoals kosten en energieverbruik. De prestaties zijn ook samengevoegd te bekijken voor een regio, voor bijvoorbeeld alle kanselarijen, voor alleen panden in eigendom, maar ook voor de portefeuille als geheel.’ Bij elk gebouw staan de vier speerpunten met hun kpi’s en rapportcijfers. ‘Het leuke is dat het dashboard van klein naar groot gaat,’ benadrukt De Jonge. ‘Medewerkers zien dus ook de actuele en correcte data over hun eigen werk terug. Zo kunnen we per locatie zien wat de stand van zaken is voor de kunst die er hangt en of die al aan vervanging toe is. Het dashboard onderstreept daarmee dat de expertise van de DHF-vakdisiciplines onmisbaar is om adequaat inzicht te krijgen. Collega’s zien hun eigen beoordeling terug en dat geeft extra motivatie om de data goed bij te houden en het dashboard te gebruiken. Die benadering is een mooie basis voor goede gesprekken met gebruikers, zorgt voor onderlinge samenhang en geeft energie binnen de organisatie.’

Input voor het goede gesprek

De kpi’s zorgen ook voor meer bewustwording binnen de bredere BZ-organisatie. De Jonge: ‘Voorheen belde een gebruiker op een post als er iets aan de hand was. Het was dan lastig om te beoordelen welke prioriteit we daaraan moesten geven. Vindt een ambassadeur een gebouw bijvoorbeeld niet comfortabel, dan hebben we nu data om dat objectiever te beoordelen en te vergelijken met referenties. Zo proberen we de beschikbare middelen zo effectief mogelijk in te zetten voor gebouwen waar we het verschil kunnen maken.’ Het dashboard is overigens geen rekenkundig model, maar biedt vooral input voor het goede gesprek. ‘Het is een puzzelstukje, dat de gesprekken concreter en objectiever maakt. Natuurlijk hebben de cijfers in het dashboard nog wel een interpretatieslag nodig, want het gaat ook (en vooral) over hoe de gebruiker ter plekke de woning of de werkomgeving ervaart. Het gaat niet om de getallen noch de data, maar gaat uiteindelijk om de gebruikerstevredenheid van onze collega’s in het buitenland en hoe wij als DHF daaraan het beste een bijdrage kunnen leveren.’

Waarom TwynstraGudde?

Wij helpen je bepalen welke data waardevol is. We ondersteunen bij het koppelen van gegevens en ontwikkelen bruikbare dashboards met sturingsinformatie. Dankzij onze kennis van zowel vastgoed als informatiesystemen vormen wij de verbindende schakel binnen jouw organisatie om datagedreven werken écht mogelijk te maken.