Hoe de goede samenwerking tussen Delft en Rijswijk nog beter werd

Het doel van deze samenwerking: betere kwaliteit leveren op een efficiëntere manier en de kwetsbaarheid verminderen door te werken aan een robuuste organisatie. Deze GRB Delft-Rijswijk ging in juli 2016 van start. Aan de gemeenteraden werd toegezegd in 2017 te evalueren of aanpassing van de regeling nodig is. Strategisch, tactisch en operationeel. Onze evaluatie leidde tot verbetermogelijkheden voor de korte en (middel)lange termijn.

De vraag: huidige en toekomstige samenwerking De raden van beide gemeenten wilden antwoord op de volgende vragen: hoe loopt de samenwerking? Hoe wordt de dienstverlening beoordeeld? Hoe is de dienstverlening in relatie tot de dienstverleningsovereenkomst? Wat zijn de verschillen met de situatie van voor 2015? En wat valt er nog te optimaliseren? Ook wilden de gemeenten een doorkijk naar de toekomst: zou de GRB moeten groeien naar meer diensten en/of meer partijen? En welke ontwikkelingen hebben mogelijk invloed op de toekomst van de GRB? Wij hebben dit vertaald in de volgende hoofdvragen:

Waarom werken Delft en Rijswijk samen?
Hoe wordt samengewerkt?
Wat levert de samenwerking op?
Hoe kan de samenwerking worden verbeterd?

De aanpak: visie lemniscaat en ijsberg

Om het antwoord op deze vragen te achterhalen, zijn kennis en expertise gecombineerd op het gebied van evalueren, bedrijfsvoering, ICT en intergemeentelijke samenwerking. Dit hebben we gedaan volgens de visie van de lemniscaat (verleden, heden en toekomst met elkaar verbinden) en de ijsberg. Hoe is de werkwijze ‘op papier’ (de opzet zoals vastgelegd in kaders, nota’s en procedures) en hoe verloopt die ‘in de praktijk’: de feitelijke samenwerking, werkprocessen en resultaten. Door ook te kijken naar de informele processen en werkwijzen brengen we onderliggende verklarende factoren in beeld. Deze bepalen waarom de samenwerking gaat zoals die gaat en waarom doelen wel of niet worden gehaald. Vanuit een 360º perspectief vonden gesprekken plaats met alle betrokkenen: wethouders, directie en ambtenaren op operationeel en tactisch niveau. Naast individuele gesprekken konden de deelnemers tijdens werksessies op elkaar reflecteren en van elkaar leren.

De uitwerking: bestuurlijke rapportage en nota van bevindingen

De evaluatie kreeg vorm in een bestuurlijke rapportage en een nota van bevindingen. De belangrijkste conclusies:

Er wordt op een constructieve manier samengewerkt en de cultuur van samenwerken is goed.
De kwetsbaarheid op bepaalde functies is verminderd.
Er zijn verschillen in hoe de dienstverleningsrelatie wordt ingevuld tussen de gemeenschappelijke bedrijfsvoeringsorganisatie en de gemeenten.
De beoogde doelmatigheidsverbeteringen worden overwegend gerealiseerd.
De samenwerking leidt voor zowel Delft als Rijswijk tot een kwaliteitsimpuls.

Het resultaat: verbetermogelijkheden korte en lange termijn

Wat biedt dit voor mogelijkheden in de toekomst? Wij hebben de raden van beide gemeenten geadviseerd de samenwerking door te zetten en daarbij eerst te kijken naar verdieping en daarna naar eventuele verbreding van de huidige samenwerking. Die verdieping bestaat uit het afstemmen van elkaars ICT-visies en -beleid, de vervanging van gezamenlijke vakapplicaties, bedrijfsprocessen en ICT-beleid, het afstemmen van het functioneel beheer en het informatiemanagement. Pas daarna is het advies om te kijken naar verbreding. Bijvoorbeeld door voor andere gemeenten dezelfde taken uit te voeren of voor dezelfde gemeenten andere taken uitvoeren.

Aan de slag met optimalisatiemogelijkheden

Wat de gemeenten ook kiezen – verdieping of verbreding – zij kunnen in elk geval aan de slag met suggesties voor optimalisatiemogelijkheden. De evaluatie leidt daarmee tot verbetermogelijkheden voor de korte en (middel)lange termijn. De colleges en raden onderschrijven de conclusies en hebben de aanbevelingen overgenomen.

Het opdrachtteam

Opdrachtleider Roel Lauwerier is senior adviseur en heeft ruime ervaring met evaluatie- en samenwerkingsvraagstukken. Door zijn ervaring als wethouder en raadslid kent hij de gemeentelijke praktijk goed en weet hij hoe op lokaal niveau en binnen samenwerkingsverbanden wordt gewerkt en voor welke uitdagingen gemeenten hierbij staan.
Ricardo van Breemen is bestuurskundige. Zijn expertise ligt met name in het schrijven van bestuurlijk bruikbare adviezen en beleidsonderzoek, vooral evaluaties.
Migiel Gloudemans is senior adviseur en programmamanager bij externe samenwerkingspartner new nodes en gespecialiseerd in samenwerken in ICT. Hij laat gemeenten samenwerken, veelal voor complexe opgaven in informatievoorziening.