GGD Fryslân Doorontwikkeling zelforganisatie GGD Fryslân; een programmaplan dat motiveert en verbindt

GGD Fryslân werkt sinds 2015 met zelforganiserende teams. Na drie jaar van starten, ontdekken en eigen maken had het managementteam behoefte aan een gestructureerde aanpak voor de doorontwikkeling van zelforganisatie.

Foto: Laurenz Kleinheider

Het doel: de belangrijkste knelpunten rondom zelforganiserend werken en de samenwerking met bedrijfsvoering verhelpen en daarmee het zelforganiserend vermogen van de teams vergroten. Het resultaat: een programmaplan en diverse belanghebbenden bij het proces en het programma betrokken om zelforganiserend werken concreet verder te brengen.

De vraag: van organisch naar gestructureerd

De organische benadering van zelforganiserend werken in de eerste drie jaren kende successen, maar ook knel- en aandachtspunten. Er waren teams die tot bloei kwamen, die met zelforganisatie experimenteerden en deze steeds meer eigen maakten. Tegelijkertijd waren er teams die kaders misten en het onduidelijk vonden wat er van hen werd verwacht in deze nieuwe manier van werken. De samenwerking tussen de GGD-teams en de bedrijfsvoering afdelingen (Communicatie, Informatiemanagement, Financiën, Facilitair en P&O) ging daardoor niet altijd soepel en vanzelf.

De aanpak: doorgronden, verdiepen en programmeren

De opdracht was om in korte tijd een analyse te maken, een programmaplan op te stellen en diverse belanghebbenden bij het plan te betrekken. De aanpak bestond uit twee stappen:

  1. Doorgronden en definiëren
  2. Verdiepen en programmeren.

In de eerste stap- Doorgronden en definiëren - stond de inventarisatie en analyse van de knelpunten centraal. Hiervoor voerden we een documentanalyse uit van onder meer de rapporten van eerder uitgevoerde onderzoeken. Een op maat gemaakte digitale vragenlijst voor alle 500 GGD-medewerkers voegde hier nieuwe informatie aan toe, net als interviews met leidinggevenden van GGD en Bedrijfsvoering en groepsgesprekken met vertegenwoordigers van alle GGD-teams, bedrijfsvoeringafdelingen, teamcoaches en OR-leden. Deze informatie vormde de basis voor een bevindingennotitie met een analyse van de belangrijkste knelpunten rondom zelforganiserend werken en een voorstel voor de belangrijkste opgaven voor de doorontwikkeling ervan.

De uitwerking: verdiepen en toetsen

In de tweede stap – Verdiepen en programmeren – kreeg het programmaplan verder vorm. In vier rondetafelgesprekken met gemixte groepen (GGD, bedrijfsvoering en teamcoaches) zijn de analyse en opgaven getoetst en maakten we een vertaalslag naar mogelijke verbeterinitiatieven. Eenzelfde slag maakten we met de managementteams GGD en Bedrijfsvoering. De Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) die hieruit volgde, bracht samenhang aan tussen de ambities, doelen, effecten en inspanningen. Deze DIN werd vervolgens getoetst en verrijkt in een werksessie met een klankbordgroep van deelnemers uit eerdere groeps- en rondetafelgesprekken. Dit zorgde voor verbinding van thema’s, overzicht en kunnen schakelen tussen strategisch (directie, management) en operationeel niveau (teams). Zo konden we onderwerpen verder concretiseren, zoals de ontbrekende kaders en de verhouding tussen GGD en Bedrijfsvoering. Dit leidde uiteindelijk tot een programmaplan voor het Ontwikkelprogramma GGD2021, waarbij zowel de medewerkers als de management- en directieleden zich herkenden.

Het resultaat: herkenbaar, volledig en in samenhang

Door kritisch en objectief door te vragen op alle niveaus (directie, management, teams) en vraagstukken te concretiseren en ‘om te draaien’ (welke kaders mis je concreet? Hoe zou jij dat oplossen?) konden we snel doordringen tot de kern van knelpunten. Ruimte bieden voor weerstand en echt luisteren creëerde vertrouwen. Door steeds onze analyse te toetsen, tussentijds een klankbordgroep te raadplegen en regelmatig af te stemmen met opdrachtgever en managementteams werd voor iedereen zichtbaar welke onderwerpen aandacht vroegen. Hierbij was aandacht voor ‘harde’ onderwerpen als kaders, maar ook voor ‘zachte’ onderwerpen als houding en gedrag. Bij de verschillende belanghebbenden (leiding én team, GGD én Bedrijfsvoering) hebben we lastige onderwerpen (weer) bespreekbaar gemaakt en een dialoog op gang gebracht. Zo ontstond commitment en enthousiasme voor GGD2021 en de benodigde ontwikkeling op alle niveaus binnen Bedrijfsvoering en GGD.

Het uiteindelijke Programmaplan GGD2021 bevat onder meer uitgangspunten van het programma, uitwerking van de inspanningen, programmaorganisatie, financiën en communicatieactiviteiten. Dit wordt ondersteund door een Doelen-Inspanningen-Netwerk met drie doelen en negentien inspanningen, verdeeld over vier programmasporen en drie fasen. Zoals de opdrachtgever het omschreef: op korte termijn is veel scherpte op papier gebracht, het is herkenbaar, volledig en in samenhang.

Neem contact op

Alle mensen

Neem contact op

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.