Blog Integrale vastgoedsturing gaat over samenwerken

De afgelopen tien jaar hebben corporaties grote stappen gezet in het verbeteren van vastgoedsturing. De introductie van assetmanagement, het driekamermodel en focus op exploitatie en financiële effecten hebben hier in belangrijke mate aan bijgedragen.

Toegevoegd door Wouter Dreimüller op 6 februari 2020

Toch staat adequate vastgoedsturing bij veel corporaties nog steeds op de bestuurlijke agenda. Dat komt doordat scherpe integrale sturing bijdraagt aan het efficiënt inzetten van middelen en aan kwaliteit voor de huurder. 

In onze adviespraktijk zien we dat corporaties zowel intern als extern beter moeten samenwerken om de voordelen van integrale vastgoedsturing volledig te benutten. Samenwerken is de sleutel tot succes. 

Integrale samenwerking is voor veel organisaties een opgave 

Problemen in de samenwerking komen vaak voort uit de manier waarop afdelingen of teams opereren en met welke houding zij partners (al dan niet) betrekken in hun processen. Er zijn drie typische vormen van contraproductief gedrag die wij tegenkomen bij organisaties waar veel wordt gewerkt in integrale processen.

icons-vastgoedsturing-01-1

Oud-collega Martijn Jansen schreef onlangs een blog over kluitjesvoetbal binnen organisaties. De rode draad hierin is dat de betrokkenheid van medewerkers soms even groot is als het enthousiasme van jonge voetballers. Dat leidt bij de E-tjes tot kluitjesvoetbal. Het effect in organisaties is dat iedereen zich met alles gaat bemoeien. Dat kost veel interne tijd en levert weinig op. Het lijkt in eerste instantie misschien integraal om met z’n allen over een probleem of project te praten, maar dat zou niet in elk individueel geval nodig moeten zijn. Kluitjevoetbal is intern gedoeleidt tot moeizame besluitvorming en weinig toegevoegde waarde voor de huurder. Die is gebaat bij een snelle en heldere oplossing. 

icons-vastgoedsturing-hoelosjehetop
Het helder vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden helpt, maar is niet genoeg. Het gaat erom dat je elkaar scherp houdt om je ook aan de regels te houden, dat vergt management aandacht. Dan ontstaat een organisatie die positiespel speelt, ieder zijn of haar eigen rol en plek in het proces. 

icons-vastgoedsturing-02

In één wooncomplex komen huurdersbelangen, sociale problematiek en diverse technische vraagstukken samen. Bij de meeste corporaties komen daarom ook verantwoordelijkheden van veel verschillende afdelingen samen. Gedeelde verantwoordelijkheid voor een complex leidt dan al snel tot onduidelijkheid. Zeker bij nieuwe vraagstukken of complexe problemen is dan vaak niet duidelijk wie probleem-eigenaar is. Dat staat het vinden en uitvoeren van een efficiënte oplossing in de weg. 

icons-vastgoedsturing-hoelosjehetop
Dit probleem raakt de huurder direct. Eigenlijk is dit het tegenovergestelde van kluitjesvoetbal, iedereen lijkt het probleem af te schuiven. In gevallen waar het specifieke huurders betreft is dit probleem het best op te lossen door een vorm van casemanagement. Dat is vaak niet de meest efficiënte manier, de casemanager komt bovenop alle bestaande betrokkenen, maar wel effectief in het oplossen van een probleem en waarborgen van huurderstevredenheid. 

icons-vastgoedsturing-eilandjes

Een organisatie belegd de taken en bevoegdheden binnen een proces in principe bij specifieke afdelingen en personen. Een heldere afbakening van die verantwoordelijkheden zorgt voor een efficiënte bedrijfsvoering. Maar het kan ook zorgen voor een te nauwe taakopvatting. Afdelingen gaan dan op eilandjes of koninkrijkjes lijken. Processen zijn enkel gericht op het behalen van hun eigen doelstellingen. Hierdoor bestaat het gevaar dat het belang van de eigen afdeling, eigen budgetten en eigen resultaten boven het gezamenlijk belang van de corporatie wordt gesteld. Samenwerken met andere eilandjes is daardoor lastig en het beeld bestaat dat een afdeling alleen verantwoordelijk is voor wat er op het eigen eiland gebeurt. Gevolg? Door de strakke sturing op processen van de individuele afdelingen is er minder focus op de overkoepelende doelstelling van een corporatie. Er is te weinig integraliteit op het gebied van vastgoedafwegingen, overdrachten en doelstellingen waardoor er voor de hele corporatie suboptimale oplossingen ontstaat.  

icons-vastgoedsturing-hoelosjehetop
Dit probleem is in veel gevallen ingesleten gedrag en daarmee onderdeel van de bedrijfscultuur. Hardnekkig eilandjesgedrag is eigenlijk alleen goed op te lossen door een combinatie van op cultuurgerichte samenwerkingsprogramma in combinatie met een structuurverandering die bestaande eilandjes overhoop haalt.  

De volgende stap in vastgoedsturing is het oplossen van het organisatievraagstuk 

De nadruk bij het verbeteren van vastgoedsturing heeft de afgelopen jaren vaak gelegen op het zoeken van mensen met de juiste competenties en hen toe te rusten met de juiste tools en middelen (vastgoedrekenmethodes, TCO, focus op rendement etc). Deze stappen zijn nodig geweest om vastgoedsturing een goed plek te geven binnen de corporatie. Het is echter niet voldoende om van integrale vastgoedsturing een succes te makenOm als corporatie de volgende stap te zetten moet je het organisatie- en samenwerkingsvraagstuk aanpakken.  

Dat doe je door de volgende stappen uit te voeren: 

  1. Analyseer: de huidige werkwijze, knelpunten, soorten contraproductief gedrag, maar ook de kansen en mogelijk positief resultaat op huurdertevredenheid en (proces)kosten .
  2. Ontwerpoptimaliseer de aanpak voor vastgoedsturing en richt de organisatie hierop in.
  3. Realiseer: voer de nieuwe werkwijze zorgvuldig in, met aandacht voor houding & gedrag en rollen, taken & bevoegdheden.

Door integrale vastgoedsturing te bezien als organisatie- en samenwerkingsvraagstuk ga je aan de slag met het praktisch vertalen van beleid naar de operatie en ga je van kluitjesvoetbal naar positiespel, van eigenaar onbekend naar heldere probleemhouders en van eilandjes denken naar teamprestaties. 

Interesse in wat TwynstraGudde voor je kan betekenen in het verbeteren van de vastgoedsturing van jouw corporatie? Vul dan hieronder je gegevens in.

Experts in vastgoedsturing

Alle mensen

Experts in vastgoedsturing

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.