Het ingenieursbureau is in 2015 ontstaan uit een samenvoeging van meerdere diensten. Het is sindsdien dé partner binnen de gemeente op het gebied van inkoop, techniek en projectrealisatie in grond-, weg- en waterbouw. Projectbeheersing is cruciaal. Men wilde daarom inzicht hebben in de mate waarin projecten op een beheerste manier worden uitgevoerd. Doel was uiteraard ook om eventuele verbeterpunten aan te wijzen.
De Peilstok
Twynstra Gudde heeft de ‘Peilstok Projectbeheersing’ ontwikkeld. Het is een lijst met circa zestig ja/nee-vragen waarmee wordt bepaald in hoeverre essentiële aspecten van projectbeheersing op orde zijn: scope, tijd, geld, kwaliteit, risico’s, organisatie en informatie. De lijst is gebaseerd op algemene standaarden aangevuld met jarenlange ervaring van Twynstra Gudde.
Met de Peilstok hebben we twintig representatieve projecten onder de loep genomen. Bij die projecten hebben we in interviews met projectmedewerkers de vragen beantwoord. Het overall-beeld is positief, maar op punten zijn verbeteringen mogelijk. Deze hebben we in de interviews met de medewerkers besproken om deze aan te laten sluiten aan de praktijk. Daarnaast hebben we interviews gehouden met het management van het IB en met de Dienst Metro en Tram.
Themaworkshops
Met de Peilstok hebben we vijf thema’s boven tafel gekregen waarop verbeteringen mogelijk zijn:
- Hoe organiseer je je project en krijg je de juiste mensen op de juiste plek?
- Hoe organiseer je kwaliteitsmanagement?
- Hoe leer je van elkaar en van elkaars projecten?
- Hoe zorg je voor een lerende organisatie?
- Wanneer is maatwerk nodig en wanneer is uniformiteit gewenst?
- Wat is goed opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap?
Deze thema’s zijn in eveneens vijf workshops uitgediept met de medewerkers van het ingenieursbureau. Op basis hiervan hebben we een roadmap voor doorontwikkeling van projectbeheersing gemaakt.
Het resultaat
De Peilstok is een praktische en snelle graadmeter. Het Ingenieursbureau Amsterdam heeft hiermee inzicht gekregen in de kwaliteit van projectbeheersing. De stappen die nodig zijn om verbeteringen door te voeren, staan in een overzichtelijke roadmap. In het onderzoek hebben we nauw samengewerkt met een klankborgroep van medewerkers en managers. Dankzij deze samenspraak sluit het advies aan op de praktijk en kan het Ingenieursbureau er direct mee aan de slag.
De meerwaarde van Twynstra Gudde
Twynstra Gudde heeft vele jaren ervaring met management en beheersing van projecten in de openbare ruimte. De Peilstok is mede op die ervaring gestoeld. Daarnaast hebben we met name bij het ontwerp van de roadmap kennis en ervaring op het gebied van veranderkunde en organisatieontwikkeling ingezet.
