Gemeente Barneveld Gemeente Barneveld aan de slag met implementatie portfoliomanagement

Gemeente Barneveld staat voor een behoorlijke groeiopgave. Naar verwachting groeit de gemeente van 60.000 naar 85.000 inwoners. Dit leidt tot uitdagingen op diverse thema’s. Zo heeft de gemeente ambitieuze plannen voor wonen, werken, mobiliteit, klimaat en landbouw. Gemeente Barneveld wil hier beter op kunnen sturen, keuzes maken en prioriteiten stellen. Portfoliomanagement helpt daarbij. TwynstraGudde adviseert en ondersteunt de gemeente Barneveld daarom in het uitdenken en implementeren van portfoliomanagement binnen de gemeentelijke organisatie.

Projecten en programma’s vragen steeds meer van organisaties en zijn vaak niet meer gebonden aan één team of afdeling. Portfoliomanagement helpt om te sturen op het gehele portfolio van projecten en programma’s en om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet (meer)? Het gaat over de balans vinden tussen wat je wil (activiteiten) én wat je kan (middelen). Dit geldt ook voor gemeente Barneveld. Het is belangrijk dat de principes van portfoliomanagement door de hele organisatie worden gedragen en medewerkers weten hoe zij dit moeten toepassen.

De huidige situatie in kaart

Om portfoliomanagement bij gemeente Barneveld vorm te geven en te implementeren is TwynstraGudde begonnen om de huidige situatie in kaart te brengen. Door interviews af te nemen met sleutelfiguren uit de organisatie hebben we geïnventariseerd wat de knelpunten zijn, wat de belangrijkste wensen zijn en wat er beter kan. De resultaten van deze interviews zijn het uitgangspunt geweest voor de werksessies over de invulling van portfoliomanagement.

Werksessies: elementen van portfoliomanagement

Om medewerkers een gelijk beeld te geven van portfoliomanagement, hebben we acht werksessies georganiseerd. Dit deden we met een werkgroep van tien personen uit alle hoeken van de organisatie. Samen met hen zijn we op een interactieve manier aan de slag gegaan met de theorie, onze praktijkvoorbeelden en de toepassing daarvan op de praktijk van de gemeente Barneveld. In elke werksessie zijn we uitgebreid ingegaan op de elementen van portfoliomanagement: van afbakening tot doelen en randvoorwaarden en van overzicht tot tools en organisatie. Dit was ook een manier om draagvlak binnen de organisatie te creëren.

'Wij zijn heel tevreden over de samenwerking met TwynstraGudde. De sessies waren goed voorbereid en we voelden ons volledig ontzorgd. De komende tijd gaan we in de praktijk brengen wat we tijdens de sessies hebben geleerd.'
Jessica Brink, Projectleider Ruimtelijke Ontwikkeling

Portfoliomanagement game

Tot slot hebben we samen met het kernteam een portfoliomanagement game gespeeld. Dit spel is speciaal voor de gemeente Barneveld ontwikkeld, op basis van de plannen die de gemeente heeft. Voor het spel hebben we 10 projecten geselecteerd, die de gemeente ook daadwerkelijk wil uitvoeren. Bij elk project hebben we aangegeven hoeveel muntjes (financiën) het kost en hoeveel capaciteit (mankracht) ervoor nodig is. Het totaal aantal muntjes en de capaciteit waren te weinig om alle projecten uit te kunnen voeren. Er moesten dus keuzes worden gemaakt. Hiervoor gebruikte zij een afwegingskader, één van de tools van portfoliomanagement.

Tijdens het spel gingen de deelnemers hierover met elkaar in gesprek. Dit leidde bij de deelnemers tot inzichten in de werking van portfoliomanagement. Daarnaast werd duidelijk zichtbaar dat het lukt om te kiezen als je inzichtelijk hebt wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft.

Portfolio-ontwerp en implementatieplan

De interviews, werksessies en de portfoliomanagement game hebben geleid tot een portfolio-ontwerp en een implementatieplan. Het ontwerp beschrijft per element van portfoliomanagement hoe de gemeente dit kan toepassen. Het implementatieplan is een stappenplan, waarin elke stap van portfoliomanagement wordt beschreven. Het portfolio-ontwerp en implementatieplan bieden de gemeente handvatten om portfoliomanagement verder in de organisatie te implementeren.

Portfoliomanager: aan de slag met implementatieplan

Gemeente Barneveld heeft inmiddels intern een portfoliomanager aangesteld, die aan de slag gaat met het portfolio-ontwerp en implementatieplan. De komende tijd gaat de gemeente portfoliomanagement implementeren aan de hand van een aantal pilots. TwynstraGudde blijft hierbij betrokken als sparringspartner en adviseur.

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Het implementeren van portfoliomanagement is een van de expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Dit helpt organisaties om inhoudelijk raakvlakken te zien en integraal te werken aan gezamenlijke doelen. Effectief portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.