Blog Zes tips voor een toekomstgerichte (tussen)evaluatie voor veiligheidsregio’s en gemeenten

De eerste fase van de Coronacrisis is achter de rug. We gaan van een ‘intelligente lockdown’ naar een ‘intelligent herstel’. Het tijdig evalueren van de aanpak van de Corona-crisis is hierbij belangrijk, zodat geleerde lessen geborgd worden. Op basis van onze ervaring met het evalueren van crises, delen wij in dit blog zes concrete tips die gemeenten en veiligheidsregio’s mee kunnen nemen in hun (tussentijdse) evaluatie van de wijze waarop is gereageerd op de Coronacrisis.

Toegevoegd door Jerome van Donk op 20 mei 2020

Ook al is de crisis nog volop gaande, wij zien dat veiligheidsregio’s, gemeenten en hun ketenpartners waaronder omgevingsdiensten inmiddels nadenken over een (tussen)evaluatie. Sommige organisaties ervaren dat misschien als een ‘moetje’: het voelt alsof je je moet verantwoorden voor het eigen handelen in de afgelopen tijd. Veel organisaties zien een evaluatie echter ook als een kans. Door te reflecteren op de afgelopen periode en stil te staan bij wat goed ging en beter had gekund, bent je als organisatie geëquipeerd om meer toekomstbestendig te worden en mogelijk de volgende fase van de crisis in te gaan.

Wij zijn ervan overtuigd dat een evaluatie maximaal effectief is wanneer constateren dienstbaar is aan leren. Aan het verleden kan namelijk niets meer veranderd worden. Maar je kunt er wel van leren. Maar hoe doe je dit nu, hoe evalueer je snel en goed en wat komt daar bij kijken?

Man kijkt in spiegel

Zes tips op basis van recente ervaringen

In deze bijzondere tijd van de Coronacrisis zijn wij actief binnen verschillende veiligheidsregio’s, gemeenten, omgevingsdiensten en andere partners in het publieke domein. Wij ondersteunen en adviseren crisisteams en hulpverleners die betrokken zijn in het zo goed mogelijk aanpakken van deze crisis, hun samenwerking en het bedienen van hun regio. Mooi en dankbaar werk dat bovendien een unieke inkijk geeft in de (samenwerkings)processen en de ontwikkel- en aandachtspunten die deze Coronacrisis met zich mee brengt. Hiernaast hebben wij diverse rampen, calamiteiten en crises geëvalueerd. Op basis van deze inzichten en ervaringen hebben wij onderstaande zes tips geformuleerd voor een waardevolle, toekomstgerichte, (tussen)evaluatie van de aanpak van de Coronacrisis. 

Tip 1: Heb aandacht voor de ‘waarom-vraag’

Om te kunnen leren van een crisissituatie en het eigen handelen hierin, is het belangrijk om niet alleen te reconstrueren hoe iets is gegaan en of er al dan niet is afgeweken van bijvoorbeeld bestaande protocollen. Het is vooral van belang: waarom is het gegaan zoals het is gegaan? ‘Met de kennis van nu’ is het namelijk gemakkelijk oordelen. Maar als er oog is voor de context waarin er destijds gehandeld moest worden, is het vaak begrijpelijk waarom er bepaalde keuzes zijn gemaakt. Handelen in crises betekent namelijk snel handelen, onder grote druk, op basis van soms onvolledige informatie en/of protocollen. Een besluit kan dus beter worden begrepen als duidelijk is welke informatie en ervaring beschikbaar was op het moment dat het besluit genomen moest worden. 

Tip 2: Breng een heldere fasering aan

Een overzichtelijke en heldere fasering van de aanpak is de ruggengraat van een (tussen)evaluatie. Het biedt alle betrokkenen bij het onderzoek duidelijkheid en houvast, geeft inzicht in het verloop en maakt het mogelijk om desgewenst bij te sturen. Bijvoorbeeld om aspecten in het onderzoek mee te nemen die vooraf buiten de scope waren gebleven, maar relevant blijken. Faseren maakt het ook mogelijk om tussentijds gevonden resultaten en aanbevelingen van de evaluatie snel te vertalen en beschikbaar te maken in lopende besluitvormings- en uitvoeringsprocessen. Zo wordt de evaluatie onmiddellijk relevant voor besluitvormers, crisismanagers en uitvoerders van maatregelen. 

Tip 3: Heb ook oog voor wat goed ging

Een valkuil bij evaluatieonderzoek is dat de neiging bestaat om vooral te focussen op wat niet goed is gegaan. Terwijl het net zo belangrijk is om te achterhalen wat juist wel goed ging. Want ook daarvan kan veel geleerd worden, en ook deze successen mag je bewust waarderen en borgen. Besteed in een evaluatie van een crisis dus ook expliciet aandacht aan de vraag: waar zijn we trots op?  

Tip 4: Betrek het perspectief van buiten

Wij zien regelmatig dat wanneer een organisatie wil leren van haar eigen handelen, de scope van de evaluatie beperkt is tot de interne organisatie. Terwijl juist het perspectief van buiten heel waardevol kan zijn. Hoe hebben samenwerkingspartners het handelen van jouw organisatie ervaren? Wat vonden zij hier sterk en prettig aan, wat zien zij als aandachtspunten? Dit vraagt om een kwetsbare opstelling, wat kan zorgen voor ongemak. Maar door reflectie van buiten zorgvuldig te organiseren, wordt het onderzoek verrijkt. Het geeft ten eerste een completer beeld. Ten tweede kunnen concrete suggesties worden opgehaald over hoe goede aspecten te behouden en hoe minder goede aspecten te verbeteren. 

Tip 5: Ontwerp een interactief onderzoekproces

Evaluaties van crisis bestaan vaak uit een reconstructie van gebeurtenissen: wat zijn de feiten? Feiten kun je vaststellen en toetsen. Maar verklaringen voor deze feiten zijn minder eenduidig. Terwijl juist deze verklaringen de aanknopingspunten bieden voor de lessen (zie ook tip 1). Het gaat om een keten van gebeurtenissen, waarbij verschillende factoren van invloed zijn geweest. Daarbij maakt het nogal uit vanuit welk perspectief er op een situatie wordt teruggekeken. 

Om te borgen dat er van een evaluatie geleerd wordt, is het in onze visie daarom van belang om:

  • Helder onderscheid aan te brengen tussen feiten enerzijds, en de ervaringen en interpretaties van betrokkenen anderzijds. En hierbij inzichtelijk te maken wanneer er sprake is van contrasterende beelden.
  • Betrokkenen uit te dagen om gezamenlijk betekenis te geven aan de feiten, samen te duiden waardoor verschillen te verklaren zijn en actief mee te denken over de lessen die hieruit voortvloeien.

Hierdoor ontstaat er inzicht in elkaars perspectief, een gedeeld(er) beeld bij onderliggende verklaringen, draagvlak voor de resultaten én eigenaarschap om met de lessen aan de slag te gaan. Dit vraagt om een interactief onderzoeksproces.   

Tip 6: Creëer een veilige omgeving

Kritisch reflecteren en reconstrueren hoe bepaalde gebeurtenissen of processen zijn gelopen kan voor betrokken partijen spannend zijn. Bij de uitvoering van een evaluatie is het daarom van belang om ervoor te zorgen dat de gesprekken binnen een vertrouwde setting plaatsvinden, waarin respondenten zich veilig voelen om open te zijn en zich kwetsbaar op te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door transparant te zijn en duidelijk aan te geven hoe met de informatie uit het gesprek wordt omgegaan, dat de antwoorden nooit te herleiden zijn naar personen en dat het onderzoek niet gericht is op het aanwijzen van schuldigen, maar op het delen van ervaringen, perspectieven en inzichten om van te leren. 

Lees ook het blog ‘Evalueren van crisissituatie’ met inzichten over evalueren voor gemeenten tijdens crisis.

Meer weten?

In deze crisis kan het tijdrovend of complex zijn om een evaluatie te organiseren, zeker als de kennis en expertise voor het doen van evaluatieonderzoek niet direct beschikbaar is. Met onze ervaring, kennis en expertise helpen wij je graag op weg. Heb je hier behoefte aan? Vul dan onderstaande contactformulier in. Een adviseur neemt dan op korte termijn contact met je op. 

 

TwynstraGudde heeft veel ervaring met het onderzoeken en evalueren van maatschappelijk impactvolle incidenten, rampen en crises. Zo waren wij o.a. betrokken bij het evalueren van de Turkish Airlines ramp, de brand bij ChemiePack in Moerdijk, de verzakking van het winkelcentrum ’t Loon in Heerlen, de kadebreuk in Wilnis, de grote wateroverlast in gemeente Kockengen en vele recente (incident)evaluaties bij RWS en gemeenten. Ook doen wij (recentelijk) evaluatieonderzoek voor de politie en ministeries in Nederland en zijn wij werkzaam (geweest) bij veiligheidsregio’s, de Onderzoeksraad voor Veiligheid en Inspectie Justitie en Veiligheid, zowel in leidinggevende, coachende, adviserende als ondersteunende rollen.

Ja, ik ben geïnteresseerd

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.