Blog Vijf lessen voor een virtuele bewonersavond

Online! Dat lijkt de oplossing voor alle bijeenkomsten in de tijd van Corona. We bellen, Skypen en Zoomen er op los. Ook voor initiatiefnemers in de energiesector is het een uitdaging om in deze tijd goed contact met je stakeholders te hebben. Ondanks dat de wereld even stil staat door Corona, is het belangrijk dat de duurzaamheidstransitie door blijft lopen. Daarvoor is het belangrijk om bewoners en ondernemers te betrekken bij de plannen voor bijvoorbeeld een windpark. Het liefst organiseer je een laagdrempelige bewonersavond op een lokale plek, waar bewoners persoonlijk met de initiatiefnemers in gesprek kunnen over de plannen. Is online ook de oplossing voor zo’n bewonersavond? Ik neem je graag mee in mijn blog dat ook een online bewonersavond succesvol kan zijn en wat je hier allemaal voor moet organiseren en voorbereiden.

Toegevoegd door Mijke van de Noort op 30 april 2020

Gaan de persoonlijke interactie en andere nuances niet verloren door de digitale ruis? Ondanks al deze spannende vragen heeft Eneco de uitdaging met beide handen aangepakt. TwynstraGudde heeft in opdracht van en samen met Eneco gewerkt aan een virtuele bewonersavond. Het is natuurlijk spannend om een virtuele bewonersavond voor het eerst te organiseren, met de geleerde lessen laten we zien dat ook jij dit kunt organiseren! Ik beschrijf eerst hoe de virtuele bewonersavond eruit zag en daarna de vijf belangrijkste lessen van deze ervaring.

Virtuele bewonersavond met een webcast

Eneco had in maart een fysieke bewonersavond over een te ontwikkelen windpark gepland staan. Direct na de afkondiging van de Coronamaatregelen stonden ze voor een grote uitdaging. Al snel kwam een online oplossing in beeld. Gefaciliteerd door Kinly, die online samenwerkingsoplossingen biedt, is er een virtuele bewonersavond georganiseerd: een webcast van een uur met 90 deelnemers. De deelnemers waren dezelfde mensen die zich hadden aangemeld voor de fysieke bewonersavond in maart.

Er is gekozen voor een webcast om een aantal redenen. Met een webcast kunnen mensen live meekijken met een online bijeenkomst van een aantal sprekers. Zij kunnen via polls of chat interactief deelnemen. Het is een vorm die laagdrempelig is, volledig digitaal en vanuit huis gedaan kan worden. Een vereiste in deze tijd. Een webcast is uitermate geschikt om een grote groep mensen tegelijk te informeren. De sprekers en een presentatie zijn in beeld en te horen. De deelnemers reageren live in tekst in een chatvenster. Dit zorgt voor een goede balans in verschillende deelnemers doordat iedereen dezelfde mogelijkheden heeft om direct of later een vraag te stellen. Een voordeel is dat ook mensen die fysiek niet snel een vraag zouden stellen, dat nu geanonimiseerd kunnen doen. Ook is het voor de verslaglegging handig dat je alle opmerkingen van deelnemers in een pdf kan downloaden.

Vijf lessen voor een virtuele bewonersavond

Hieronder laat ik de belangrijkste keuzes zien die gemaakt zijn voor het opzetten van de virtuele bewonersavond.

iconen-vijf-lessen-weblinkDe 90 deelnemers konden laagdrempelig, zonder het opgeven van te veel informatie deelnemen door op een weblink te klikken in een mailbericht. Zij zagen tijdens de webcast een livestream met twee vensters naast elkaar: een venster met de persoon die op dat moment aan het spreken was en een venster met presentatieslides.

iconen-vijf-lessen-vragen-en-opmerkingenOnder de livestream konden de deelnemers in een venster geanonimiseerd hun vragen, zorgen en andere opmerkingen kwijt. Deelnemers kunnen niet mondeling een vraag stellen. In de software kunnen deelnemers elkaars opmerkingen niet zien. Later hebben we alle opmerkingen en vragen per mail en online openbaar gemaakt. De opmerkingen werden tijdens de webcast door een klein redactieteam geselecteerd en aan de voorzitter doorgespeeld zodat de veelgenoemde en kritische opmerkingen live kon worden behandeld. In het redactieteam zat ik als onbevooroordeelde externe adviseur en een communicatiemedewerker van de gemeente.

iconen-vijf-lessen-dagvoorzitterDe webcast werd geleid door een dagvoorzitter uit de buurt, die de meeste inwoners van de desbetreffende kleine gemeente (her)kennen.

iconen-vijf-lessen-webcastIn de webcast kwamen vijf mensen aan het woord. Als eerst de gemeente over hun steun voor het plan van het windpark. Daarna spraken Eneco, een andere initiatiefnemer van het windpark en twee onafhankelijke adviseurs over hun gezamenlijke plan en de uitgevoerde onderzoeken. Als laatst ging de gemeente in op het vervolg en de procedure.

iconen-vijf-lessen-opmerkingenNa elk blok is veel ruimte genomen om in te gaan op de opmerkingen van de deelnemers.

iconen-vijf-lessen-mailNa de webcast zijn alle vragen (er waren er 120 in totaal) persoonlijk via de mail beantwoord. Deze vragen en antwoorden zijn voor iedereen op de website inzichtelijk gemaakt en er is een videoverslag beschikbaar. De deelnemers zijn gevraagd of ze verder deel willen nemen in kleinere (digitale) werkgroepen over thema’s die zij belangrijk vinden en hen is om een evaluatie van de virtuele bewonersavond gevraagd.

Vijf lessen voor een virtuele bewonersavond

Iets voor de eerste keer doen is spannend en lastig. Daarom heb ik onze ervaring in vijf lessen samengevat, die jou kunnen helpen bij het organiseren van een virtuele bewonersavond. Het belangrijkste: het succes van een virtuele bewonersavond valt of staat bij de keuze van de juiste digitale tool en een goede voorbereiding.

Les 1: kies de juiste digitale tools die je doel faciliteren

Het doel van Eneco voor de bewonersavond was om inwoners goed te informeren. Ook wilde Eneco graag horen wat de inwoners vonden van de plannen en belangrijke signalen oppikken. Nu is een webcast heel goed geschikt om een grote groep mensen tegelijk te informeren (zenden). Echter de webcast faciliteert beperkte interactiemogelijkheden waardoor het lastig is om goed signalen op te pikken (ophalen). Daardoor is het belangrijk om in het programma veel ruimte in te bouwen voor het “ophalen”. Bijvoorbeeld door veel tijd te reserveren voor het reageren op opmerkingen van deelnemers en door deelnemers gericht vragen te stellen over wat zij vinden van de plannen. Een kritische noot bij dit instrument is dat je voor deze webcast digitale en schriftelijke vaardigheden nodig hebt. We hebben het aanmelden voor de webcast en het chatten zo laagdrempelig mogelijk gemaakt en bijna alle mensen die zich hadden aangemeld voor de fysieke bijeenkomst zijn bij de webcast aanwezig geweest. Maar het kan natuurlijk zijn dat er mensen zijn afgehaakt voor wie de drempel te hoog was.

We kunnen je nog veel meer vertellen over Omgevingsmanagement in een online vorm.

Les 2: technisch testen, testen en nog eens testen!

Omdat je een grote groep mensen vraagt om digitaal deel te nemen aan de bewonersavond, moet de gebruiksvriendelijkheid van de tool goed getest worden. Ook de sprekers moeten goed oefenen. Omdat iedereen vanuit huis met eigen computer, microfoon en webcam werkt, is het enorm belangrijk gebleken om de techniek te testen. Het is de basis van de bewonersavond en die moet echt op orde zijn. Ervaring heeft geleerd dat veel uren zijn gaan zitten in het oplossen van technische problemen, plan die uren in tijdens de voorbereiding!

Les 3: spreek strakke regieregels af

Ook is virtueel presenteren en interacteren heel anders dan fysiek. Virtueel interacteren vraagt om strakke regieregels, een rustige technische voorzitter op de achtergrond en een meer staccato vraag en antwoord formule. Het is belangrijk dat de sprekers en voorzitter letten op non-verbale communicatie en kijken naar de camera, want daar zitten de deelnemers. Het is voor deelnemers zeer onrustig en onpersoonlijk als sprekers door elkaar praten en grapjes met elkaar maken. Een dergelijk geregisseerd programma met strakke regels kan voor sprekers en voorzitters onnatuurlijk voelen, juist daarom is het belangrijk om het geheel een aantal keer te testen met steeds de regieregels in het achterhoofd. En ook inspelen op de vertraging met enkele seconden die tussen zenden en ontvangst bleek te zitten.

Les 4: kritische vragen live behandelen

Deelnemers hebben alleen invloed op de webcast als hun vraag geselecteerd wordt en live gesteld wordt. Een aantal deelnemers gaven aan dat zij blij waren met de informatie en de heldere uitleg. Een deelnemer gaf achteraf de reactie: ‘dit is geen participatie, jullie kiezen wat er gezegd wordt en welke vragen geselecteerd worden.’ Ook zagen we meermaals de reacties: ‘geef inzicht in elkaars vragen.’ Deze reacties laten zien dat een webcast ook achterdocht kan oproepen, als je als deelnemer niet direct interactie kan hebben met de spreker(s). Tijdens de webcast is het daarom heel belangrijk om de voorzitter te laten aangeven dat je je dat beseft en zorg ervoor dat je ook de moeilijke, kritische vragen laat stellen die echt de teneur reflecteren van de opmerkingen van deelnemers. Het kan ook helpen om een kritische spreker toe te voegen die in beeld en geluid kan meepraten.

Les 5: goede nazorg

Omdat we vonden dat de webcast van een uur toch niet voldoende interactie bood hebben we gekozen voor drie aanvullende digitale middelen: mail, website en digitale werkgroepen. Zo zijn alle vragen van deelnemers in een persoonlijke mail beantwoord en zijn alle vragen, antwoorden en losse reacties op de website gepubliceerd. Er zijn kleinere digitale werkgroepen opgericht waarin de mensen verder kunnen praten over de thema’s die hen aangaan of waarin ze zijn geïnteresseerd. Op deze manier lukt het om deelnemers betrokken en verbonden te houden, tot het moment dat het fysiek bijeenkomen weer mogelijk is.

En wellicht is een webcast ook voor “normale” tijden best een goed alternatief voor algemene bewonersavonden. Als informatieve voorbereiding, zodat er op de fysieke momenten meer tijd is voor interactie.

Conclusie: een virtuele bewonersavond is heel goed te organiseren!

Online is zeker een oplossing als je bewonersavonden van belangrijke projecten wil laten doorgaan in Coronatijd. In deze tijd is veel onzeker en nieuw. Iedereen probeert hier mee om te gaan. Het is goed om dit aan de deelnemers te laten weten, want jij weet het ook niet precies, maar je wilt wel graag met de deelnemers in contact komen en blijven. Als je deze medemenselijkheid weet op te roepen, ben je meteen een stap verder bij het betrekken van de inwoners bij het initiatief.

Wil je hulp bij de opzet van jouw virtuele bewonersavond, wil je sparren over het kiezen van de juiste mix van tools voor jouw bewonersavond, ben je benieuwd naar regieregels, of wil je in het algemeen meer weten van digitale participatie? Contact mij dan voor een vrijblijvende (digitale) afspraak.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.