Blog Tenderen met de moed om je te laten verrassen - vier redenen waarom minder invloed soms beter is

Het klinkt wellicht contra-intuïtief: loslaten als het spannend of lastig is. Voor velen zal de reflex precies andersom zijn. Juist meer controle en grip willen hebben bij lastige opgaven. En dat is zeker niet altijd de beste oplossing. Onze intuïtie is gebaseerd op de (vaak impliciete) veronderstelling dat we zelf (beter) weten wat het probleem is en ook de oplossing beter wordt naar mate we ons er meer tegenaan bemoeien. Deze reflex geldt in zijn algemeenheid en zeker ook in de bouw en infrastructuur.

Toegevoegd door Jeroen Moonen op 16 mei 2019

Eigen ideeën eerst? Met als gevolg een eigen invulling van zowel de opgave, als de eisen waaraan de oplossing dient te voldoen. En soms zelfs ook al een vergaande uitwerkingen van hoe die oplossing eruit moet gaan zien. We denken dus voor anderen in plaats van mét die anderen. Is dat een probleem? Niet in alle gevallen. Maar de praktijk heeft mij geleerd dat juist als opgaven complex en/of spannend worden, het eindresultaat beter wordt indien we in staat zijn deze reflex te weerstaan. Om juist dan de ramen open te zetten en de buitenwereld vroegtijdig binnen te laten om gezamenlijk eerst het probleem en vervolgens de eisen aan de oplossing te definiëren. En ook in samenwerking de oplossing zelf te ontwikkelen.

Durf en energie

Deze aanpak vraagt deskundigheid en durf. Bij de direct betrokkenen en zeker ook bij de interne achterban. Durf om je te laten verrassen en niet vooraf al te weten wat je precies krijgt. Deskundigheid om de juiste kaders te stellen en voorstellen te kunnen beoordelen. Deze aanpak maakt het werk vele malen interessanter en leuker. De ervaring leert dat het veel energie, enthousiasme en draagvlak bij betrokkenen kan genereren. Ik denk dat dit komt doordat we ervaren dat het samen echt beter wordt.

4 x Winst

Wat zijn de voordelen van loslaten en een blik naar buiten?

  1. Een betere probleemstelling
    Wie weet beter wat het probleem is en waaraan oplossingen moeten voldoen dan de direct betrokkenen zelf? En toch blijkt het in de praktijk haast onweerstaanbaar om als overheid zelf te bedenken wat het probleem is dat moet worden opgelost. En tevens hoe de oplossing eruit moet zien. Alsof ambtenaren over bijzondere gaven beschikken op grond waarvan zij als beste weten wat er speelt en wat de beste oplossing is. Ja, ambtenaren zijn in zeker opzicht bijzonder, maar om andere redenen dan deze. De kans is levensgroot dat de verkeerde oplossing wordt bedacht voor (net) niet het echte probleem. Waardoor uiteindelijk niemand echt tevreden is. Door het heft deels uit handen te geven en de direct betrokkenen echt bij het definiëren van het probleem te betrekken door daadwerkelijk invloed te geven, wordt de definitie ervan scherper.
  2. Meer draagvlak voor de oplossing
    Een positief uitvloeisel van de hierboven genoemde betrokkenheid is draagvlak. Er is weinig makkelijker dan om te reageren op een door een ander beschreven probleem en bedachte oplossing. Zeker indien je je niet gehoord voelt of niet (helemaal) in de oplossing herkent. Door voor anderen te denken, is de kans groot dat je je eigen weerstand creëert. Het 'not invented here' syndroom speelt helaas altijd een rol. Gelukkig werkt het ook andersom: indien belanghebbenden wel echt betrokken zijn, mee hebben kunnen denken en daadwerkelijk invloed hebben, is er meer draagvlak voor een aanpak en uiteindelijke oplossing. Met tevredener belanghebbenden, bewoners, eindgebruikers, etc. tot gevolg. De crux zit 'm hier wel in het woordje: 'echte' in relatie tot invloed en betrokkenheid. Dat is meer dan alleen maar 'aandacht geven', ‘aanhoren’ of 'informeren van'. Dit werkt alleen indien belanghebbenden hun inbreng ook daadwerkelijk herkenbaar terugzien.
  3. Meer kennis en creativiteit tot je beschikking
    Twee (of meer) weten meer dan één. Een open deur maar daarom niet minder waar. Het loont om naast de eigen kennis en ervaring, ook die van zowel de betrokkenen als de markt te benutten. Zeker complexe opgaven vragen om verschillende invalshoeken en een grote mate van kennis en vooral ook creativiteit. Mijn ervaring is dat als daadwerkelijk ruimte wordt gegeven, je eigenlijk in alle gevallen in positieve zin wordt verrast door de inbreng van anderen en de bruikbaarheid daarvan. Er ontstaan oplossingen waar eerder nog niet aan was gedacht.
  4. Keuze uit meerdere oplossingen
    Er leiden meerdere wegen naar Rome. Zelfs voor complexe opgaven zijn in de regel meerdere oplossingen mogelijk. Waarom zou die van onze zelf het beste zijn of het meest worden gewaardeerd? Het aanboren van meerdere mogelijkheden door marktpartijen binnen kaders voldoende ruimte te bieden om eigen oplossingen te ontwikkelen, maakt de kans op een echt goede oplossing groter. Dan is het goed als er wat te kiezen valt.

Hoe in 7 stappen

Ook hier geldt: er is niet slechts één oplossing of werkwijze om dit voor elkaar te krijgen. Wel kunnen enkele voorwaarden worden genoemd waaraan moet worden voldaan om succesvol ruimte te geven en daarmee goede oplossingen te laten ontstaan. Het begint met durven loslaten, zowel bij het formuleren van het probleem als het definiëren van (eisen aan) de oplossing. Gevolgd door draagvlak voor die aanpak bij de interne opdrachtgevers. Zowel ambtelijk als bestuurlijk moet er durf en vertrouwen zijn om met een open blik en zonder grote stapel eisen het proces in te gaan. Daarna volgen heldere kaders en prioriteiten. Geen enkele ruimtelijke opgave is zonder kaders, hoeveel ruimte we ook zouden willen geven. Financieel, wat betreft ruimtelijke ordening, stedenbouwkundig en/of scope zijn er altijd randvoorwaarden die gelden. Daar moeten we dan vooraf ook duidelijk over zijn. Deze kaders moeten het comfort bieden dat op andere punten ruimte kan worden gelaten. Gezamenlijk het probleem omschrijven en eisen ophalen moet niet ontaarden in wensenlijstjes van met elkaar concurrerende oplossingen en uitkomsten. Die zijn zelden allemaal naast elkaar te verwezenlijken. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden, waaruit onvermijdelijk ook teleurstellingen en weerstand voortvloeien. De kunst is dit te voorkomen. Door bij de afstemming met de omgeving, politiek en bestuur af te zien van wensenlijstjes met 'watjes' en juist overeenstemming te bereiken over wensen en eisen op een hoger abstractieniveau: het 'waarom', oftewel wat het moet opleveren. Dus van 'wat' naar 'waarom'. 

Tenderen met de moed om je te laten verrassen

Ruimte geven is iets anders dan iemand het bos in sturen. Het succesvol invullen van die ruimte met de omgeving in de voorbereiding, en later met de markt in een concurrentieverhouding, vraagt in alle fasen om vertrouwen en samenwerking. Hoe complexer de opgave hoe belangrijker dit aspect is. Vertrouwen>bij omgeving en markt dat inbreng echt wordt gehoord en eerlijk zal worden beoordeeld. Samenwerking omdat geen enkele partij in staat is alleen met een optimale en gedragen oplossing te komen. Opdrachtgever, markt en omgeving hebben elkaar hard nodig.  Goede samenwerkingsvaardigheden zijn daarbij cruciaal. Samen kom je verder! Die samenwerking en het proces om de kaders te begrijpen en daarbinnen goede oplossingen ontwikkelen, vraag om een dialoog in drievoud. Om alle belanghebbenden te betrekken en samen de geboden ruimte goed in te kunnen vullen. Een dialoog tussen belanghebbenden en publieke partij, tussen publieke partij en markt, en ten slotte tussen markt en belanghebbenden. Een dialoog die zorgvuldig moet worden georganiseerd volgens een helder en voorspelbaar proces, inclusief heldere beoordelingscriteria. Zodat alle betrokkenen zich comfortabel kunnen voelen om open en eerlijk aan dit proces deel te nemen.

Een mooi voorbeeld

Een mooi voorbeeld van deze werkwijze is de aanpak van het Smakkelaarsveld door de gemeente Utrecht, waarbij ik zelf een rol heb mogen spelen. Eén van de meest complexe bouwlocaties in Nederland waar middenin de stad woningbouw, groen, rust, water en een HOV-baan op een duurzame wijze met elkaar moeten worden verenigd. Toch zijn daar met een minimum aan eisen en randvoorwaarden vooraf, met de 'omgeving' binnen duidelijke randvoorwaarden eisen opgesteld waaraan de eindoplossing zal moeten voldoen. Vervolgens zijn ontwikkelaars geselecteerd. Juist zonder visie vooraf, maar op de kwaliteit van de teams die overtuigend moeten kunnen omgaan met de geboden vrijheid en complexiteit en die in samenwerking met gemeente en omgeving kunnen invullen. Met als resultaat drie goede, verrassende plannen. Helaas is er maar één Smakkelaarsveld. Dus er moest en kon gekozen worden! Ondanks de complexiteit van deze bijzondere plek in binnenstad van Utrecht!

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.