Blog Het tweefasen-contract: geen oplossing voor alle projecten

Het tweefasen-contract (ook wel tweefasen-aanpak genoemd) is ontwikkeld voor specifieke situaties. En introduceert ook nieuwe vraagstukken. Dat maakt dat het geen wondermiddel is voor alle soorten projecten. De toepassing ervan vraagt om een gedegen afweging. Wanneer is de aanpak op zijn plaats?

Toegevoegd door Jeroen Moonen op 2 november 2022

Het tweefasen-contract is een waardevolle aanvulling op bestaande contractvormen als de UAV-gc en krijgt de afgelopen tijd veel aandacht van zowel opdrachtgevers en opdrachtnemers. Er wordt ook al op uiteenlopende wijze mee gewerkt in de praktijk. Vooral de waterschappen spelen hierbij een belangrijke rol in onder meer projecten voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWPB). Uit de warme belangstelling blijkt wel dat de aanpak in een behoefte voorziet. Zozeer zelfs dat de vraag wordt gesteld of alle projecten dan ook op die manier zouden moeten worden aangepakt?

Contractering met een gefaseerde aanpak is ontwikkeld voor de steeds vaker voorkomende uitdagingen dat het niet goed mogelijk blijkt om een uitvraag zodanig te formuleren en specificeren dat daarmee de beste oplossing in beeld komt, en/of dat de opdracht met zoveel risico’s of onzekerheden omgeven blijft dat daarvoor door inschrijvers redelijkerwijs geen vaste prijs kan worden afgegeven. Er is nog een inhoudelijke slag nodig en dat lukt de opdrachtgever niet zonder daarbij de kennis en ervaring van deskundige marktpartijen te betrekken. Voor die gevallen biedt het tweefasen contract een goede uitkomst. De afweging of een project geschikt is voor de gefaseerde aanpak is projectspecifiek en niet zwart-wit, maar altijd een geval van meer of minder; grijstinten dus. Voor de toepassing van het tweefasen-contract geldt als basisvoorwaarde dat de voordelen op moeten wegen tegen de complexiteit van het tweefasen-contract.

Tweefasen-contract is geen oplossing voor alle projecten

Wanneer is een tweefasen-contract op zijn plaats?

In algemene zin kan worden gezegd dat een tweefasen-contract daadwerkelijk meerwaarde biedt indien aan onderstaande voorwaarden is voldaan:

1a. De opdrachtgever is vanwege een bepaalde complexiteit niet in staat de opdracht en eisen daaraan concreet genoeg te formuleren.
1b. Een opdracht kent zodanig grote onzekerheden/risico’s dat het afgeven van een vaste realisatieprijs redelijkerwijs niet mogelijk is.
2. De invloed van de onder 1a en/of 1b genoemde omstandigheden is te groot om, zonder een drastische bijstelling in de uitvoering, een oplossing vast te stellen.
3. De onder 1 en 2 genoemde omstandigheden kunnen de opdrachtgever en opdrachtnemer niet zelfstandig oplossen. Partijen hebben elkaar nodig om tot een goede opdrachtformulering te komen en/of de risico’s/onzekerheden weg te nemen of in voldoende mate te reduceren.

Centraal staat dus dat er belemmeringen zijn (complexiteit, risico’s/onzekerheden) die aan een reguliere aanpak, met een duidelijke scope en een vaste prijs bij aanbesteding, in de weg staan. En dat opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar nodig hebben om die belemmeringen weg te nemen. Is die samenwerking voor het succes van het project niet noodzakelijk en kan de opdrachtgever zelfstandig de problemen van de bovenstaande voorwaarden oplossen, dan moet deze zelf investeren in een betere voorbereiding. Dan is het tweefasen-contract niet op zijn plaats.

Lees meer over het tweefasen-contract.

Wat maakt een tweefasen-contract lastig?

De toepassing van het tweefasen-contract introduceert een veelheid van onderwerpen waarover moet worden nagedacht. De meeste daarvan zijn in de praktijk van een project gemakkelijk op te lossen. Er is ook een aantal onderwerpen dat wel een zekere mate van complexiteit met zich mee brengt en die enerzijds goed denkwerk vooraf vergen en anderzijds ook om andere vaardigheden vragen. Enkele voorbeelden van potentieel lastige onderwerpen zijn:

  • Prijsvorming buiten concurrentie. Prijsvorming vindt in belangrijke mate na gunning in de eerste fase plaats, dus buiten concurrentie. Geborgd moet worden dat er redelijke, maatschappelijk te verantwoorden en marktconforme prijzen tot stand komen.
  • De inrichting van de ontwerp- en onderzoeksfase. In deze fase werken opdrachtgever en opdrachtnemer samen. Het best passende samenwerkingsmodel moet worden ontwikkeld en ingevuld (hoe nauw samenwerken, wie gaat waarover, wat is ieders rol etc.). Ook inhoudelijk moeten de betrokken partijen een helder beeld hebben wat ze in deze fase gaan doen (en wat niet), en wanneer deze fase klaar is.
  • Samenwerking wordt in de praktijk als lastig ervaren. Er moet in deze fase nauwer worden samengewerkt dan gebruikelijk, om met gebruikmaking van elkaars kennis de uitvraag scherper te krijgen en/of onzekerheden/risico’s te reduceren. Niet zelden blijkt een dergelijke samenwerking in de praktijk lastig. Het vraagt een andere houding en gedrag en dus ook andere vaardigheden. De mate waarin dat het geval is, is afhankelijk van de wijze en intensiteit van samenwerking waarvoor is gekozen. Dus is een handig uitgangspunt: als je het zelfstandig goed kunt, doe het dan zelf.
  • De juiste gunningscriteria kiezen. Waarop besteed je aan? Als de inhoud nog niet geheel vast staat en de definitieve vaste prijs pas later tot stand komt, welke kwalitatieve gunningscriteria zijn dan passend? En welke prijsinformatie kan al wel worden uitgevraagd in de aanbesteding?

Deze en andere aspecten maken dat het tweefasen-contract niet zondermeer geschikt is voor alle projecten. En niet als standaard moet worden gezien. Steeds zal een projectspecifieke afweging en maatwerk-invulling moeten worden gemaakt.

Meer weten?

Wil je meer weten over het tweefasen-contract of wil je kijken of dit zou passen bij jouw aanbesteding? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.