Stuk voor stuk logische vragen. En toch blijken veel zorgorganisaties deze niet goed voor zichzelf te kunnen beantwoorden, als ze überhaupt al gesteld worden. Hoe komt dat? Eén van de belangrijkste redenen is simpelweg onvoldoende overzicht van en daarmee inzicht in het geheel van lopende projecten, programma’s en andersoortige initiatieven. Met als gevolg dat er geen samenhang te zien is, zowel tussen initiatieven onderling alsook tussen initiatieven (het Wat) en de visie (het Waarom) en strategie (het Hoe). In de dagelijkse zorgpraktijk zien medewerkers door de bomen het bos niet meer, heeft iedereen het (te) druk en wordt er relatief weinig echt afgemaakt en verzilverd.
Dit is ook gelijk één van de oorzaken voor een falende strategie-realisatie.
Portfoliomanagement: willen, kunnen en durven kiezen
Een goede oplossing hiervoor bestaat eigenlijk al enige tijd: portfoliomanagement. Er zijn veel organisaties die er bij zweren, vooral commerciële partijen. Voor hen is het vaak belangrijk om de meest rendabele projecten en programma’s uit te voeren. En daar gaat portfoliomanagement dus over: het afwegen, selecteren en prioriteren van de meest waardevolle activiteiten, waaronder projecten en programma’s. Rekening houdend met de beschikbare financiën, capaciteit en expertises. En altijd gericht op het realiseren van je (strategische) doelen. In de coronacrisis zag je dat zorginstellingen hierin opeens hele scherpe keuzes moesten maken en dat o.a. door de oplopende tekorten de impact van het veranderportfolio op het personeel nadrukkelijk werd afgewogen.
Behoefte aan meer grip
Het jaarlijks herijken van je meerjarenagenda is voor veel zorgorganisaties zeker niet nieuw. Portfoliomanagement kan helpen om dat proces methodisch en integraal te begeleiden. Met heldere procesafspraken, duidelijke rollen en een scherp afwegingskader. Zo helpt portfoliomanagement om strategisch te sturen in het geheel van projecten en programma’s. Waar zit de samenhang? Hoe kunnen ze elkaar door slim combineren versterken? Hoe kun je de beschikbare middelen bewust en effectief inzetten?
Wij spraken bestuurders en directeuren over hun ervaringen met strategie-implementatie. We spraken over dilemma’s, over successen en over het zoeken naar de juiste balans tussen wat er moet gebeuren en wat je aankunt. Dit magazine is nu gratis te downloaden. Dit artikel is onderdeel van het magazine.
De essentie van portfoliomanagement uitgelegd
We gebruiken de metafoor van een weg om uit te leggen wat portfoliomanagement is. Er zijn slagbomen met afslagen, een rotonde en een parkeerplaats. De vervoersmiddelen zijn de verschillende programma’s, projecten en overige activiteiten. Elke slagboom is een keuzemoment. De rotonde representeert het uitvoeringsproces.
- Willen we het? Bij de eerste slagboom stellen we de vraag: willen we het en waarom? We toetsen de activiteiten aan hun bijdrage aan de strategische doelstellingen van de organisatie en aan de visie en missie. Dit kunnen hele tastbare projecten zijn, maar bijvoorbeeld ook de start van een intensief dialoog binnen de organisatie om het net op te halen rondom een bepaalde opgave.
- Kunnen we dit? Iets Willen betekent niet gelijk dat je het ook Kan. Bij de tweede slagboom gaat het over de (technische) haal- en uitvoerbaarheid, de kosten en de risico’s. Maar ook of het past bij de rol die jouw organisatie binnen het speelveld wil spelen. Mogelijk is het veel logischer om de uitvoering aan een ander te laten of samen op te pakken.
- Doen we het nu? De derde slagboom gaat puur over timing. We wegen op basis van beschikbare capaciteit, expertises en financiën af welke activiteiten nu uitgevoerd moeten worden en welke tijdelijk geparkeerd kunnen worden.
- Loopt het goed? Op de rotende bewaken we continu de kwaliteit en voortgang van activiteiten. Bij majeure wijzigingen en overschrijdingen volgt een herwaardering of kan besloten worden te stoppen. En als het beoogde resultaat is bereikt, wordt een activiteit afgerond waardoor er ruimte ontstaat voor nieuwe programma’s, projecten of andersoortige initiatieven.
De meerwaarde van portfoliomanagement
Met behulp van concrete stappen, tools, werkafspraken en een heldere rolverdeling kun je als organisatie met goed portfoliomanagement de juiste keuzes maken en succesvol je strategie realiseren, door:
- Meer duidelijkheid over route en criteria bij nieuwe projecten, programma’s en andersoortige activiteiten; minder verassingen.
- Scherper inhoudelijk gesprek over de (verwachte) impact op organisatie en bijdrage aan de strategische ambities.
- Een gezamenlijk gevoel van eigenaarschap: waar staan we voor en waar gaan we voor!
Tien succesfactoren
Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Het inzetten van een afwegingskader is één van de succesfactoren. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download het whitepaper hieronder.
Meer weten?
Wil je meer weten over portfoliomanagement en wat het kan betekenen voor jouw zorgorganisatie? Neem gerust contact op met één van ons.
Meer inzichten
Neem contact op met
Amir Sharafkhani
Senior adviseur Overheid en Onderwijs
Ernst Brandsen
Adviseur Zorg
Paul Boon
Principal adviseur ZorgNeem contact op met
Amir Sharafkhani
Senior adviseur Overheid en Onderwijs
Ernst Brandsen
Adviseur Zorg