De beleidsversneller is een tijdelijke hulporganisatie, die bestaat uit een multidisciplinair team van UvA medewerkers en enkele adviseurs van TwynstraGudde, aangestuurd door een taskforce vanuit de UvA. De mensen van de UvA kennen de organisatie en het team van TwynstraGudde heeft veel ervaring met agile projectmanagement, portfoliomanagement en procesregie. De beleidsversneller helpt de medewerkers van de UvA om urgente beleidsthema’s, die door de coronacrisis anders vertraging zouden oplopen, versneld uit te werken. Denk bijvoorbeeld aan thema’s als digitalisering, risicomanagement en integrale veiligheid. Door creatieve werkvormen in te zetten en te focussen op het anders en slimmer aanpakken van het proces, zorgt de beleidsversneller ervoor dat beleidsinitiatieven sneller worden uitgevoerd. Zonder daarbij in te leveren op kwaliteit of draagvlak.
Heldere afweging op basis van portfoliomanagement
Medewerkers van de UvA leggen beleidsinitiatieven die ze willen versnellen voor aan de Beleidsversneller. Met behulp van de principes van portfoliomanagement werken zij elk initiatief samen met de adviseurs van TwynstraGudde uit tot een plan van aanpak. Daarbij worden afwegingen gemaakt op basis van onder andere strategische meerwaarde, urgentie en vereiste middelen. In essentie gaat het om vragen als: Willen we dit? Kunnen we dit? En doen we dit nu? Door deze vragen uit te werken, kan een heldere afweging gemaakt worden en een advies worden uitgebracht aan de taskforce. De taskforce bepaalt vervolgens of het betreffende initiatief wel of niet moet worden versneld.
Bij een akkoord van de taskforce gaan wij samen met de initiatiefnemers vanuit de UvA aan de slag met het versneld uitvoeren van het beleidsinitiatief. Een heldere rolverdeling, stakeholdersanalyse en een procesontwerp zijn daarbij vaste onderdelen.
Agile projectmanagement houdt de vaart erin
De beleidsinitiatieven werken we samen uit aan de hand van onder andere agile-principes, waarbij we deze vertalen naar kortdurende agile projecten en opdelen in meerdere sprints. Na elke sprint leveren de teams deelresultaten op, halen feedback op binnen de organisatie en voeren verbeteringen door. Zo komen we samen in een hoog tempo tot concrete resultaten, creëren we draagvlak én kunnen we tussentijds bijsturen.
Creatieve werkvormen geven nieuwe energie
De beleidsversneller zorgt niet alleen voor snelheid, maar ook voor nieuwe energie bij de betrokkenen. In een tijd waarin veel digitaal gewerkt wordt, zorgen creatieve werkvormen voor nieuwe invalshoeken. De adviseurs van TwynstraGudde zorgen daarbij voor de tools en de procesbegeleiding, zoals het organiseren van brainstorm- en debatsessies, ondersteund door tools als Trello, Mentimeter en Miro.
Vanuit de UvA wordt de ondersteuning van de beleidsversneller geleverd en worden keuzes gemaakt. Zo dagen we samen de betrokkenen uit om buiten de standaard kaders te denken en scherpe input te leveren. En een net andere denkwijze is vaak onmisbaar om daadwerkelijk te kunnen versnellen. UvA medewerkers vinden het mede hierdoor leuk om aan de beleidsversneller deel te nemen. Het daagt namelijk uit om anders dan anders met beleidsontwikkeling om te gaan en helpt bij het ontwikkelen van skills op het gebied van agile en planmatig werken.
Beleidsinitiatieven versneld uitgewerkt
Voor de korte termijn heeft de beleidsversneller bijgedragen aan meer focus, scherpere analyses en afwegingen, korte doorlooptijden en meer energie bij de betrokkenen. Beleidsinitiatieven zijn versneld uitgewerkt, ondanks de druk van de coronacrisis op de staforganisatie van de UvA. Voor methoden en technieken, die door corona en thuiswerken niet of minder beschikbaar waren, zijn online alternatieven gevonden.
Voor de langere termijn zijn er voor de staforganisatie de eerste stappen gezet om op basis van agile-principes, portfoliomanagement en procesregie te werken aan beleidsontwikkeling en implementatie.
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Portfoliomanagement, procesregie en agile werken zijn expertises van TwynstraGudde. We helpen organisaties, bijvoorbeeld in het onderwijs, beleidsinitiatieven scherper afwegen en sneller uit te voeren. Altijd gericht op het creëren van waarde en het realiseren van strategische doelen. Ook in crisistijd.
Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download hieronder het whitepaper.
