Een gastvrij gebouw voor Eurojust

Foto: Corné Bastiaansen

Sinds de start van het project heeft TwynstraGudde Eurojust bijgestaan met het project- en procesmanagement voor huisvesting en facility management.

Beter passende huisvesting

Eurojust is een agentschap van de Europese Unie dat de effectiviteit en efficiëntie van de nationale opsporings- en vervolgingsautoriteiten in de strijd tegen ernstige grensoverschrijdende en georganiseerde misdaad verbetert. De organisatie is sinds zijn oprichting in 2002 flink gegroeid. Daardoor ontstond er behoefte naar grotere huisvesting die het werkproces van Eurojust beter kon ondersteunen. Hiervoor is een nieuw gebouw naar ontwerp van Mecanoo architecten gerealiseerd. Het 18.000 m2 tellende gebouw staat in de internationale zone in Den Haag.

Een complexe organisatie met lastige besluitvorming

Het realiseren van nieuwe huisvesting voor een internationale organisatie vroeg om lenig manoeuvreren. De meningen en belangen van 28 lidstaten moesten in het project worden gerespecteerd en gediend. Het sturen op breed draagvlak was daarbij essentieel voor goede besluitvorming. Ook was het organiseren van mandatering binnen deze complexe organisatie een cruciale factor voor succes. Vanuit die positie konden wij in het belang van Eurojust het voortouw nemen naar de ontwikkelpartners. Deze organisatorische afspraken en het brede vertrouwen dat wij vanuit de organisatie ontvingen waren belangrijke pijlers om het project op tijd en binnen het gestelde budget te kunnen realiseren.

Proces- en projectmanagement tot en met exploitatie

TwynstraGudde heeft het project in alle fasen begeleid. Zo hebben wij in het proces- en projectmanagement Eurojust onder andere:

Ondersteund in de onderhandelingen met de Nederlandse Staat en de Europese Unie.
De investerings- en exploitatiekosten bepaald en bewaakt.
De projectorganisatie ingericht.
De contracteringsstrategie met Eurojust ontwikkeld en uitgevoerd.
De eisen aan het gebouw gespecificeerd en bewaakt.
De esthetische en bouwtechnische kwaliteit gecontroleerd en bewaakt.

Voor de daadwerkelijke exploitatie van het gebouw hebben wij de organisatie voorbereid en het gastvrijheidsconcept en het kantoorconcept ontwikkeld en ingevoerd. Daarvoor hebben wij alle producten, diensten en inrichting van het nieuwe pand aanbesteed en ingekocht.

We werkten hiervoor namens Eurojust samen met het Rijksvastgoedbedrijf, het Ministerie van Veiligheid en Justitie, de gemeente Den Haag en de ontwerpers en bouwers. Het gebouw is in een build en maintain contract gerealiseerd.

Een hoog beveiligd gebouw waar iedereen zich welkom voelt

Het resultaat is een werkende organisatie in een nieuw gebouw waarin de medewerkers uit alle 28 Europese landen en de bezoekers zich welkom voelen. Daarbij was de belangrijkste uitdaging de tegenstelling tussen de hoge beveiligingseisen en de gewenste toegankelijkheid, gastvrijheid en open uitstraling van het pand. Hierin is voorzien door creatief te kijken naar eisen en (ontwerp)oplossingen, specifieke contracten en het maken van organisatorische afspraken. Voorbeelden van deze oplossingen zijn de integratie van de beveiligingsinstallaties in het landschap, de invoering van een gastvrijheidsconcept en het maken van beleidsafspraken over het gebruik van de werkomgeving.

Het gebruiken van de harde en de zachte kant van het projectmanagement

De nieuwbouw voor Eurojust is een complex project dat in een politiek gevoelige omgeving tot stand is gekomen. TwynstraGudde is erin geslaagd alle lagen en kleuren van de organisatie met elkaar te verbinden. Van daaruit is een huisvestingsconcept ontwikkeld dat gedragen wordt in de organisatie. Een benadering vanuit de harde en zachte kant, stenen en mensen, projectbeheersing en sturen op gedragen besluitvorming zijn daarvoor in dit project gecombineerd. Door het achterwege blijven van de vaak voorkomende spanningsvelden is de opdrachtgever tijd en geld bespaard.