Blog Hoe manage je jouw huisvestings- of bouwopgave het best?

Je hebt een huisvestings- of bouwopgave en raakt door alle verschillende rollen en termen de draad kwijt welk management bij jouw opgave past? Daar kunnen wij ons iets bij voorstellen. Hoewel ieder project uniek is en het management vooral bij jouw huisvestingsopgave en jouw wensen en doelen moet passen geven wij je enkele handvatten om je te helpen in het maken van de passende keuze.

Toegevoegd door Eric Brink op 30 november 2021

Goed projectmanagement is de basis van elk project. Ieder (bouw-)project verdient een gekwalificeerde projectmanager. Een projectmanager die weet welke doel nagestreefd moet worden en die voor de beheersing van het project zorgdraagt. Beheersing staat hierbij voor het bewaken van de vooraf vastgestelde kaders. Uitvoering hiervan vindt plaats door toe te zien op Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie de zogenaamde TGKIO-aspecten. Het lastige aan de functie is dat het resultaat veelal pas echt meetbaar wordt als deze niet (of onvoldoende) wordt ingevuld. De projectmanager helpt met het vertalen van jouw wensen in eisen en kan op basis daarvan ook meedenken welke wijze de contractering daarbij past om je doelen zo maximaal mogelijk te bereiken. Dat dat in een zo vroeg mogelijk stadium belangrijk is lichten wij later toe.

Wat doet een ontwerpmanager?

De ontwerpmanager is een afgeleide van de projectmanager met een specifieke focus op het ontwerpproces. Deze bevindt zich op het snijvlak van ontwerpende partijen, projectmanagement en de staande organisatie. De belangrijkste rol daarbij is dat de ontwerpmanager in gesprek is en blijft met de eindgebruikers om de eisen scherp(er) te formuleren of eisen ter discussie te stellen zodat de ontwerper goede ontwerpinstructies krijgt. Vaak zijn het namelijk niet de eisen zelf, maar de wisselwerking tussen ontwerper en eindgebruiker die leiden tot discussies. De gebruiker begrijpt dan bijvoorbeeld de ontwerpkeuzes niet en herkent zich daardoor niet in het ontwerp. De ontwerpmanager zorgt er in dat geval voor dat de ontwerper meer inzicht geeft in de ontwerpafwegingen en de gebruiker meeneemt in de gemaakte keuzes. Mogelijk resulteert dit in hetzelfde ontwerpresultaat, maar dit keer is het draagvlak van de organisatie geborgd. Om dit te kunnen doen heeft een ontwerpmanager kennis van ontwerpprocessen, een groot empathisch vermogen en de kunde om complexe besluitvorming te faciliteren.

Hoe manage je jouw huisvestings- of bouwopgave het best?

En een contractmanager?

Bij ieder contract moet ook worden toegezien op de naleving en aanpassingen van overeengekomen afspraken. De functionaris die thuis is in de aspecten die hierbij komen kijken is de contractmanager. Hij of zij bevindt zich op het snijvlak van opdrachtgever, projectmanager en veelal uitvoerende partij(en). Zeker bij complexe projecten met een lange doorlooptijd blijven de eisen uit het Programma van Eisen (PvE) niet de hele looptijd van het project hetzelfde. Niet iedere aannemer blijkt over zoveel ervaring te beschikken als aanvankelijk toegezegd. En zo zijn er nog talloze voorbeelden te bedenken die het bereiken van de projectdoelen kunnen bemoeilijken en waarbij beheersing en aanpassingen van contractuele afspraken gewenst kunnen zijn. Reden te meer om te kiezen voor een contractmanager als intermediair tussen aannemer en opdrachtgever.

Figuur-blog-Passend-Projectmanagement-voor-jouw-bouwopgave 700

Hoe maak je nu een passende keuze?

Handvat cijfers-voor-blog-01-2: het project en de opdrachtgever

Alle bovenstaande rollen worden in een project ingevuld. Bij kleine eenvoudige projecten kan dat door de projectmanager worden gedaan. Is het project groter van omvang en/of meer complex én is het project voor jouw organisatie een eenmalige gebeurtenis? Dan is te overwegen om de rollen van project-, ontwerp- en contractmanager te scheiden. Weet je zeker dat de eisen die aan de start van het project zijn geformuleerd niet of nauwelijks zullen wijzigen bij de uitvoering van het project? Dan kan je overwegen de rol van contractmanager bij de projectmanager onder te brengen.

Handvat cijfers-voor-blog-02-2: de contractvorm

Bij de keuze van een traditioneel contract voor grotere en complexere projecten waarbij door ontwerpende partijen een ontwerp wordt gemaakt wat (veelal d.m.v. een aanbesteding) wordt overgedragen aan uitvoerende partijen is het aan te raden gebruik te maken van project- en ontwerpmanagement. De vertaling van de ‘papieren’ eisen naar ‘fysieke’ oplossingen in een ontwerp vraagt een ‘vertrouwenspersoon’ die de ontwerpoplossingen helpt doorvertalen naar consequenties voor de gebruikers. Tegelijkertijd is het belangrijk dat deze persoon in staat is de consequenties van de behoeften van gebruikers ‘technisch’ te vertalen naar ontwerpers, zodat dit in de ontwerpoplossingen kan worden verwerkt. Wordt voor een groter en complexer project voor een integraal contract gekozen, dan verleg je de ontwerpverantwoordelijkheden van de opdrachtgever naar de uitvoerende partij. De inzet van een project- en contractmanager is in dat geval aan te raden. Deze functionaris is met name goed in staat te zien waar moet worden (bij-)gestuurd en waar vrijheid bestaat in het contract.

Kies bewust

In projectenland vliegen de termen als projectmanager, projectleider, contractmanager, projectbeheerser en ontwerp-manager je soms om de oren. Maar welke rol of rollen in jouw geval gewenst zijn, is dus afhankelijk van de kenmerken van het project, maar vooral ook van de organisatie. Ben je bezig of ga je aan de slag met nieuwe of veranderende huisvesting en ben je benieuwd hoe wij kunnen helpen met het vormgeven of toetsen van de rollen in jouw project? Neem contact met ons op.

 

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.