Maak het proces duidelijk en versnel vernieuwing

De derde knop gaat over processen: is het duidelijk wat er precies van wie op welk moment wordt verwacht? Vaak zien we in organisaties dat er veel afspraken als gegeven worden beschouwd, maar dat het nergens formeel is vastgelegd. Vooral voor nieuwe mensen kan het dan lastig zijn om te weten wat er precies van hen wordt verwacht. Zeker in veranderingen kan het handig zijn om dit heel expliciet te maken. Weerstand tegen verandering kan namelijk ook worden verward met inertia* of apathie*: als we niet precies weten wat er van ons wordt verwacht, kiezen we de weg van de minste weerstand en doen we niks. Een taakje schuift dan steeds verder naar beneden op je to-do lijstje tot het helemaal is verdwenen. Ook het opknippen van processen in kleinere stapjes zorgt dat mensen gemakkelijker in beweging komen. Expliciet maken wie wat moet doen en op welk moment helpt mensen om een eerste stap te zetten richting vernieuwing.  

*Inertia houdt mensen vast in oude patronen, terwijl apathie zorgt voor een gebrek aan enthousiasme of actie. Beide zijn veelvoorkomende reacties bij organisatieveranderingen, vooral als het doel of de noodzaak niet duidelijk is of als de verandering overweldigend aanvoelt.

Wat wordt er van je verwacht? 

Het is cruciaal dat iedereen precies weet wat er van hen wordt verwacht en wanneer. Onheldere processen leiden vaak tot uitstel of verwarring. Ons belangrijkste uitgangspunt is ‘Maak het simpel’. Hier zijn drie voorbeelden waarop we processen inzichtelijk hebben gemaakt: 

• In een van onze projecten hebben we een simpele procesplaat in tekenstripstijl gemaakt. Deze visualisatie liet stap voor stap zien hoe het proces zou verlopen en hielp iedereen, van college en raad tot omwonenden en ambtenaren, om hetzelfde beeld te hebben van het traject. De kracht zat hier in de eenvoud: het proces was overzichtelijk en begrijpelijk voor iedereen. Daarnaast wekt een visueel aantrekkelijk beeld nieuwsgierigheid waardoor mensen meer geneigd zijn zich erin te verdiepen. 

• Bij een andere aanpak hebben we het nieuwe proces naast het oude gelegd. Zo werd direct duidelijk wat er was veranderd. Een opvallend verschil was het schrappen van de ontwerpfase, waarbij taken uit deze fase naar andere stappen werden verplaatst. Dit was niet altijd een populaire wijziging, maar het hielp wel om het nieuwe proces te verduidelijken en discussies te voorkomen. 

• In een regio waar gemeenten en corporaties samenwerkten, hebben we samen een uniforme procesflow vastgesteld. Dit gaf niet alleen helderheid over de te volgen stappen, maar bood ook opties voor versnelling. Zo wisten de gemeenten en corporaties in de regio van elkaar wat ze te wachten stond aan processtappen. 

Belangrijk bij alle voorbeelden is herhaling en variatie. Niet iedereen denkt op dezelfde manier: sommige mensen zijn visueel ingesteld, anderen meer procesmatig of tekstueel. Door het proces op meerdere manieren te communiceren, zorg je dat iedereen wordt meegenomen en weet wat er moet gebeuren. Visuele platen kunnen ook mooi worden opgehangen in de kantooromgeving, waardoor mensen regelmatig aan de beoogde verandering worden herinnerd.  

• Van traditie naar innovatie: de sprong naar conceptueel ontwikkelen maken
• Strategie? Maak de sprong: van traditie naar conceptueel ontwikkelen 
• Structuur in innovatie: de rol van een escalatieladder in het Star Model  
• Creëer ruimte: zo helpt infrastructuur bij vernieuwing 
• Nieuw gedrag vraagt om ruimte en groei van talent 
• Incentives sturen gedrag – kies dus bewust