Managen in maatschappelijke transities. Hoe doe je dat? Oude systemen werken niet meer, maar wat werkt wel? Transities leiden in organisaties tot chaos en onzekerheid. Wat moet je als manager?
Omarm de chaos, verzet je er niet tegen, zeggen Aniek Janssen (TwynstraGudde) en Chris van Meurs (OPSPOOR). Vanuit chaos ontstaat ruimte om vernieuwing te bestendigen en oude systemen uit te faseren. Het is de kunst van management op dun ijs.
Het piept en het kraakt in Nederland. In alle sectoren zien organisaties zich gesteld voor grote en urgente maatschappelijke opgaven. Of je nu werkt in het onderwijs, de volkshuisvesting, de zorg, de landbouw, het openbaar bestuur, de energiesector of in het ruimtelijke domein, het is overal hetzelfde liedje. Veel opgaven zitten bovendien gevangen in een paradox. De problemen worden in stand gehouden door de systemen waarbinnen ze zijn ontstaan, zoals Einstein al sprak. Met andere woorden: om die opgaven effectief te adresseren, is het niet genoeg om beter je best te doen. Het is ook niet genoeg om binnen het bestaande systeem het werk op een andere manier te organiseren. Als we tot een fundamentele oplossing willen komen, is een systeemverandering nodig. We noemen dat een derde-ordeverandering, ofwel een transitie. De vraag is: hoe geef je daar als manager leiding aan? Meryem Kiliç-Karaaslan: ‘We hebben fragmenten van nieuwe beelden over het management, maar een film is er nog niet. Misschien moeten we in een community, met elkaar de nieuwe film gaan maken.’
'We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them.' - Albert Einstein
De chaosbenutter
Transitiemanagement gaat over ombouwen, opbouwen, voortbouwen en afbouwen. Sommige systemen moet je opnieuw inrichten of anders inzetten. Nieuwe moet je verwelkomen. Die verdienen een podium en professionalisering. Oude systemen moet je uitfaseren en met aandacht vaarwel zeggen. Maar welk systeem effectief kan zijn, is op voorhand niet helder. Dat vraagt om een lerende aanpak. Een organisatie in transitie wordt gekenmerkt door een periode van chaos. Die transitie is bovendien onbegrensd en zonder duidelijke eigenaar. Het grijpt diep in ons denken, handelen en organiseren. De kunst van de manager is die chaos te benutten. Dat is niet eenvoudig want je hebt te maken met dominante ordezoekers, de regimespelers, die sterk hechten aan een systeem waarin de manager de ‘baas’ is en in heldere Jip-en-Janneketaal de structuur bepaalt. Als chaosbenutter moet je nu juist de complexiteit van de opgave erkennen.
Bekijk hier aftermovie van de eerste netwerkbijeenkomst van de management community van TwynstraGudde.
X-curve
Aniek Janssen licht de rol van de transitiemanager toe aan de hand van de X-curve. Die curve toont hoe je als manager voor de taak staat om pioniers en experimenten de ruimte te geven, oude systemen geleidelijk los te laten, daarna nieuwe systemen te institutionaliseren en oude systemen met aandacht uit te faseren. Het is managen op dun ijs, want een lerende aanpak heeft nog geen vastomlijnd eindpunt. Terwijl je de uitkomst nog niet weet, moet je vertrouwen hebben dat het goed komt. Dat vertrouwen moet je ook kunnen uitdragen, want de organisatie rekent op je. Tegelijk moet je nieuwe systemen laten landen en zorgen dat je medewerkers die niet zo makkelijk meegaan, aan boord houdt. Ga d’r maar aan staan! Aniek Janssen: ‘De management community helpt door managers bij elkaar te brengen en onzekerheden, lessen, succesverhalen en misschien ook faalverhalen met elkaar te delen. Zorgen voor inspiratie, verbinding en samenwerking over de grenzen van organisaties heen.’
OPSPOOR
Chris van Meurs deelde zijn ervaringen aan de hand van de transitie waaraan hij binnen het primair onderwijs werkt. Hij is bestuursvoorzitter van OPSPOOR, een organisatie met 38 scholen voor basisonderwijs, speciaal basisonderwijs, speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs in zes gemeenten in Noord-Holland. Met grove streken schetst hij hoe het primair onderwijs in Nederland steeds meer vastloopt. De overheid is wispelturig, de maatschappelijke opdracht complex, de diversiteit in het onderwijs neemt toe en oude organisatieprincipes voldoen niet meer. Binnen die context zijn de problemen groot met onvoldoende resultaten en een hoge uitstroom van leerkrachten als gevolg van werkdruk, stress, gebrek aan persoonlijke uitdagingen en onvrede over het management.
‘Het is ontzettend goed dat er jonge mensen zijn die zich opwerpen om verantwoordelijkheid te nemen.’ - Chris van Meurs, Bestuursvoorzitter OPSPOOR
Oefening in loslaten
Beter je best doen, is niet genoeg om deze problemen op te lossen, bevestigt Van Meurs. Op systeemniveau is er een transitie nodig. Daarbij gaat het om het herformuleren van “de bedoeling” van het primair onderwijs. Die herformulering moet een nieuwe vertaling krijgen in een organisatiemodel. Vervolgens gaat het om integraal sturen op alle lagen in de organisatie en sturen op alle randvoorwaarden en dat niet in je eentje, maar in verbinding met de transitie van het primair onderwijs in Nederland in het algemeen. De rol van de manager is daarin om consistentie te bewaken vanuit “de bedoeling”. We moeten voorbij het blauwdrukdenken gaan, zegt Van Meurs. Transitiemanagement is een oefening in loslaten, onderzoeken en proberen: ‘Het is ontzettend goed dat er jonge mensen zijn die zich opwerpen om verantwoordelijkheid te nemen.’
Platform voor managers
Dit artikel is gebaseerd op de eerste bijeenkomst van de management community van TwynstraGudde (27 oktober 2023). Dit is een community van junior, medior en senior managers en managers in opleiding, al dan niet verbonden aan TwynstraGudde. We organiseren bijeenkomsten waar we elkaar ontmoeten, we gaan op bezoek bij organisaties in transitie en we maken artikelen over prangende kwesties en de inzichten die we opdoen in diverse bijeenkomsten. Doel is perspectieven te delen en de diepte in te gaan om samen beter te worden in ons vak.
Op deze plek willen we de kennis die we in de management community ontwikkelen samenbrengen. Wil jij op de hoogte blijven van onze kennisupdates? Schrijf je dan hier in!