Welkom in de VUCA-wereld, een wereld van wisselvalligheid, onzekerheid, complexiteit en dubbelzinnigheid (volatility, uncertainty, complexity, ambigious). Een wereld waarin organisaties een weg moeten vinden en voortuitgang moeten boeken in grote en complexe opgaven, waarin het resultaat van de gekozen oplossingsrichtingen inherent onzeker is. De stip aan de horizon is verworden tot een vlek aan de horizon. Onze opgaven zijn niet meer rechtlijnig, onzekerheid en onvoorspelbaarheid maken het moeilijk om de juiste koers te bepalen.
Onze natuurlijke reflex is dat we in dit soort opgaven op zoek gaan naar grip en geloof dat je wat onzeker is toch zeker kunt maken. We leven immers in een maakbare wereld, toch? We hebben weinig geduld en tolerantie met onzekerheid. De realiteit is echter dat we die grip niet gaan krijgen. We zullen ons moeten verzoenen met onzekerheden en onvoorspelbaarheid. Hoe we ook proberen met extra regelgeving en planningstools grip te houden, we creëren een schijnzekerheid.
Risicomanagement is al ruim 25 jaar een methode binnen projecten en programma’s om grip te krijgen op gebeurtenissen die niet volledig in te schatten zijn. Toch is risicomanagement zoals wij dat tot op heden hebben toegepast niet meer toereikend. Om dit beter te begrijpen moeten we eerst het verschil uitleggen tussen een risico en een onzekerheid. Voor risico’s is het theoretisch mogelijk het optreden van de ongewenste gebeurtenis te voorspellen. Omdat je bij onzekerheden simpelweg niet weet wat kan gebeuren, kun je hier ook geen kans aan hangen: je weet niet wat je niet weet. Het gaat hier vooral om de onvoorspelbaarheid, in het optreden en/of in de uitkomst. Een tweede verschil is dat gedurende de looptijd van een programma of project het aantal risico’s dat nog kan optreden normaal gesproken afneemt. Voor onzekerheden is hier niets zinnigs over te zeggen.
Onzekerheid leidt tot ongemak binnen projecten en programma’s. Het is een stressfactor van jewelste omdat we klem komen te zitten tussen de onvoorspelbare buitenwereld en een maatschappij die zekerheid afdwingt. In de context van programma’s en projecten wordt dit nog eens versterkt. Er is toenemende druk door het uitblijven van vooruitgang, angst om verantwoording af te leggen of ‘foute’ keuzes te maken. De organisatie zit in de houdgreep van uitstelgedrag en besluiteloosheid. Tegelijkertijd zien wij als adviseurs de probleemdossiers opstapelen, waardoor de drang tot actie alleen maar verder toeneemt. Kortom, een vicieuze, zichzelf versterkende cirkel.
En daar moeten we dus iets mee. We zullen anders moeten omgaan met onzekerheid. Het vereist een verandering van intolerantie naar tolerantie van onzekerheid, bewust een stap durven zetten ook al is het exacte resultaat nog onbekend. Het vereist ook een cultuur waarin bestuurders besluiten durven te nemen in de wetenschap dat onzekerheid erbij hoort. Het vereist het inbouwen van ruimte in een duidelijk proces om te kunnen inspelen op veranderende omstandigheden en/of nieuwe inzichten. Zodat je in complexe opgaven wendbaar, adaptief en veerkrachtig bent. Zie het als een uitdaging. Je creëert er mentale ruimte mee om – ondanks de onzekerheden – te blijven handelen, richtinggevende besluiten te nemen, gedragen door de organisatie en zo voortgang te boeken. Ervaar hoe het systeem reageert en stem je werkwijze daarop af in plaats van aan de voorkant alle mogelijke scenario’s af te dekken. Onzekerheden zijn onderwerp van gesprek en daarmee komt er vertrouwen dat bestuurders en organisatie weerbaar zijn voor onzekerheden. Weg stress en frustratie, hallo rust en werkplezier. Je bent onzekerheidsvaardig.
TwynstraGudde adviseert veel en vaak in grote complexe programma’s en transities. We zetten vanuit onze expertise op het gebied van sturing en beheersing van complexe opgaven en programma’s niet alleen maar risicomanagement in (omdat dit niet meer voor alle opgaven volstaat), maar ook een aanpak om anders om te gaan met onzekerheden. We zien hoe onzekerheden vaak leiden tot verlamming, besluiteloosheid en frustratie. We rekken daarom de grenzen op. Onzekerheid hoort erbij. Dat je hiervoor ook een methode kunt hanteren waarin kortcyclisch werken, het hanteren van bandbreedtes, transparantie en gedragsverandering key zijn, kun je al uit het bovenstaande opmaken. In ons volgende blog gaan we daar dieper op in.