Effectieve besluitvorming in grote programma’s: Lessen van het Programma Vrachtwagenheffing

1. Het goed inrichten en implementeren van de governance is essentieel
   Een belangrijk aspect om de besluitvorming in een groot programma te laten werken is de governance. Tomas de Laat vertelt hierover: ‘Met de governance spreek je af welke sturingslijnen en overlegstructuur je in het programma hanteert, welke besluiten op welk niveau genomen worden en welke rollen daarbij horen.’ Met het vastleggen van de (formele) governance ben je er echter nog niet, geeft hij aan: ‘Een governance vraagt ook om het goed inrichten en implementeren daarvan’. Er is zorg en aandacht nodig om de verschillende overleggen ook goed op- en in te richten, de juiste mensen hierbij aan te laten sluiten en te zorgen dat voor iedereen de rol- en taakverdeling en functie van elk gremium helder is. Om dit te laten werken – ‘gesmeerd te laten lopen’ - vraagt het ook om aandacht te hebben voor en het investeren in de informele kanten van samenwerking. Denk hierbij aan tijd nemen om elkaars organisaties en de organisatiecultuur te begrijpen, het expliciet maken van wat men belangrijk vindt in de samenwerking (samenwerkingsafspraken), het vieren van belangrijke mijlpalen of het doorleven van elkaars rollen en werkzaamheden.
2. Evalueer governance regelmatig en scherp aan
   Om te borgen dat de governance aansluit bij de praktijk, is het belangrijk om de werking ervan op gezette tijden te evalueren. Op basis van de uitkomsten kan eventueel bijsturing plaatsvinden. Essentieel daarbij is om alle partijen op de juiste manier te betrekken bij die evaluatie. Vaak blijken er verschillende beelden of overtuigingen te leven binnen een programma, die de werking van de governance in de weg zitten of heldere besluitvorming in de weg zitten. Het helpt om deze boven tafel te krijgen. Een evaluatie helpt ook om te constateren wat wel en niet werkt in de praktijk. Ook als blijkt dat de governance goed werkt, is een evaluatie van waarde om dat met elkaar te constateren en op te frissen wat je met elkaar hebt afgesproken.
3. Besteed aandacht aan interne communicatie om besluiten te laten landen binnen een programma
   Een ander belangrijk aspect om besluitvorming soepel te laten verlopen in een groot programma waarin verschillende organisaties samenwerken, is de interne communicatie. Zodra er een besluit genomen is, is het de uitdaging om dit ook zorgvuldig te laten landen binnen de verschillende organisaties. Zoals bij de toren van Babel gebeurde, is de kans groot dat in een groot programma betrokken organisaties een besluit verschillend interpreteren of dat de uitkomsten van een besluit niet bij alle mensen in het programma terecht komen. Tomas de Laat heeft dit daadwerkelijk meegemaakt met het besluit om het programma Vrachtwagenheffing tijdelijk op een lager tempo verder te laten gaan vanwege een demissionair kabinet. Dit besluit werd niet door alle partijen op dezelfde manieren geïnterpreteerd. Met als gevolg: begripsverwarring, onnodige discussie, en daardoor zelfs vertraging.
   
   Een belangrijke les is dat gedegen verslaglegging van besluiten essentieel is. Het helpt borgen dat elke betrokken organisatie het besluit én de gevolgen ervan hetzelfde interpreteert. Het goed organiseren van de interne communicatie vraagt daarbij aandacht, zodat iedereen binnen de programmaketen over dezelfde informatie beschikt, elkaar begrijpt en er geen ruis ontstaat in de informatie-uitwisseling. Bij een groot programma is het dan ook belangrijk na te denken hoe je besluiten verspreidt en hoe je zorgt dat de juiste mensen hiervan op de hoogte zijn. Denk aan de inzet van een nieuwsbrief of het organiseren van een vast moment om belangrijke besluiten breed te delen. Ook hier is investeren in de informele samenwerking enorm belangrijk.
4. De stevigheid van een besluit wordt naast de inhoud vooral bepaald door het goed meenemen van mensen
   Besluiten zijn er niet noodzakelijk voor altijd. Als er goede redenen zijn om deze te herzien moet dat kunnen. Het is echter onwenselijk als genomen besluiten constant herzien worden. Tomas de Laat geeft aan dat het vastleggen van besluiten en het maken van heldere beslisnotities met een duidelijke onderbouwing voor keuzes helpen dat besluiten niet zomaar van tafel geveegd kunnen worden. Besluiten worden daarmee krachtiger, ze vragen een goede onderbouwing om andere afwegingen te maken. Om regie te houden op het krachtenspel - intern of extern - met betrokken partijen helpt het om gedurende het besluitvormingsproces aandacht te hebben voor het draagvlak van besluiten. Het vraagt om belangrijke betrokkenen goed mee te nemen in het besluitvormingsproces en de afstemming met hen goed te organiseren. Wanneer het draagvlak voor een besluit er is, de mensen er in mee kunnen, wordt de noodzaak om besluiten te herzien veel minder groot.

Optimaliseer je eigen programma of samenwerking

Besluitvorming in grote programma’s vraagt om meer dan alleen duidelijke afspraken: het vergt een goed ingerichte governance, scherpe evaluaties, sterke communicatie, en betrokkenheid van alle partijen. De ervaringen van het Programma Vrachtwagenheffing laten zien hoe cruciaal deze aspecten zijn om een programma soepel en effectief te laten verlopen. Wil je meer leren over het verbeteren van besluitvorming en governance binnen jouw organisatie? Neem contact met ons, Merle en Liesbeth, op en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van jouw programma’s en samenwerkingen.

Het Programma Vrachtwagenheffing werkt aan de invoering van de vrachtwagenheffing in Nederland. Met de vrachtwagenheffing gaan alle eigenaren van vrachtwagens betalen voor het gebruik van de weg in Nederland. Het programma werkt aan het benodigde beleid en wet- en regelgeving, evenals het realiseren van een systeem om de kilometerheffing ook daadwerkelijk te heffen. Ook wordt er gewerkt aan subsidies en maatregelen om de logistieke sector te helpen verduurzamen en innoveren. Dit wordt betaald uit de opbrengsten van de vrachtwagenheffing. Bij de uitvoering van het programma werken vijf organisaties met elkaar samen: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, RDW, Rijkswaterstaat, CJIB en ILT.