Drie lessen voor een succesvol online vragenuurtje voor stakeholders

Geschreven door Merle Prast | May 13, 2020 8:15:00 AM

Het project MIRT-verkenning Oeververbindingen regio Rotterdam heeft als resultaat het nemen van een aantal maatregelen om de bereikbaarheid van de regio Rotterdam te verbeteren, waaronder het aanleggen van een nieuwe oeververbinding. Vanwege het coronavirus zaten wij als team omgevingsmanagement met een aantal vragen: hoe gaan wij zorgen dat men zich niet vergeten voelt door ons, of omgekeerd, dat zij ons vergeten? Hoe blijven wij op afstand zichtbaar en in contact met onze stakeholders? Dit bracht ons bij het idee om een online vragenuurtje te organiseren. Een participatievorm die wij waarschijnlijk niet hadden ingezet zonder het coronavirus. De organisatie van een online vragenuurtje vraagt een gedegen voorbereiding, maar bleek een handige manier om in contact te blijven met de omgeving. Voor ons bij het project MIRT-verkenning Oeververbindingen leverde het inzichten op die wij hieronder graag met je delen.

Samen met de omgeving het experiment aangaan
Het online vragenuurtje was voor ons een experiment. Iets wat we in de communicatie over het online vragenuurtje ook hebben aangegeven. We waren benieuwd hoe de omgeving hierop zou reageren. Is er wel animo voor? Wellicht had men in gewone tijden een online vragenuurtje afgewimpeld, want vragen stellen kan toch ook via de mail, telefoon of bij een overleg. Nu, in tijden van corona, lijken mensen meer vergevingsgezind. Men begrijpt dat overheden ook zoekende zijn naar alternatieve manieren om belanghebbenden te (blijven) betrekken. Dit zal de bereidheid van mensen om aan te sluiten bij een online participatievorm hebben vergroot. Voor sommigen was het waarschijnlijk zelfs makkelijker omdat er geen reistijd was en deelname ‘even’ tussen de bezigheden door kon. Dit brengt ons tot de conclusie dat in lastige en onzekere tijden, een project en omgeving ook nader tot elkaar kunnen komen door samen het experiment aan te gaan.
Nieuwe stakeholders in beeld
In de uitnodiging voor het online vragenuurtje hebben wij gevraagd of men zich vooraf wilden aanmelden en hun vragen te stellen. Op deze manier kan je van te voren een beeld krijgen van het aantal deelnemers, de vragen, en vanuit welk belang er wordt meegekeken. Toch zullen mensen zich ook niet aanmelden waardoor het een verrassing blijft wie zullen deelnemen. Het online vragenuurtje heeft ons op die manier positief verrast doordat er stakeholders deelnamen die wij nog niet kenden. Mogelijk waren dit personen die in normale tijden niet hadden, willen of kunnen gaan naar een klankbordgroep of informatieavond, maar wel geïnteresseerd zijn in het project/de opgave. Een online participatievorm levert dus niet alleen contact op met de usual suspects, maar kan zelfs een verrijking van je stakeholderveld opleveren.
Het online vragenuurtje is een waardevolle aanvulling
Met het organiseren van een eerste online vragenuurtje hebben we samen met de omgeving kunnen experimenten hoe dit is. Door na afloop met de deelnemers te evalueren, is geconcludeerd dat het experiment geslaagd was. Deelnemers gaven aan dat het fijn was om op deze manier een vraag te stellen en hun zorgen kwijt te kunnen. Een online vragenuurtje vervangt zeker niet de voordelen van het fysiek bij elkaar komen, maar heeft ons wel een nieuwe manier gebracht om de omgeving van dienst te zijn. Niet alleen kunnen betrokkenen hun zorgen en vragen kwijt, ook voelen zij zich gehoord. Om deze reden zullen wij het instrument vaker in de toekomst gaan gebruiken, met of zonder corona. Een volgend online vragenuurtje bij het project MIRT-verkenning Oeververbindingen regio Rotterdam staat in ieder geval alweer gepland!

Twijfel je of je zelf ook een online vragenuurtje wilt organiseren of wil je van gedachte wisselen wat online omgevingsmanagement voor jou kan betekenen? Ik heb altijd – geheel vrijblijvend – tijd om hierover met je van gedachte te wisselen.

Volledig bericht weergeven