Binnen de organisatie van gemeente Utrechtse Heuvelrug kent men geen grenzen tussen afdelingen. De traditionele ‘harkorganisatie’ is in 2016 veranderd in een netwerkorganisatie rond zes centrale thema’s. Een thema is de thuisbasis voor de medewerker, maar de themagrenzen zijn flexibel en een medewerker kan aan de slag gaan op verschillende plekken in de organisatie. Alles en iedereen is met elkaar verbonden.
Daarnaast worden onderwerpen die in de hele organisatie spelen ondergebracht in programma’s. Opgaven met een concreet eindresultaat worden projectmatig uitgevoerd. Binnen deze organisatie vormt iedere medewerker een schakel in een keten. Iedereen werkt vanuit een eigen rol en verantwoordelijkheid aan de integrale doelstellingen van de organisatie. Dit beeld van de organisatie kwam in de praktijk echter nog onvoldoende uit de verf. Er was behoefte aan meer persoonlijk leiderschap zodat de netwerkorganisatie ook echt zou gaan werken. Het leertraject is een uniek leertraject voor álle medewerkers van de gemeente met de focus op houding en gedrag in het nieuwe werkconcept.
In onze visie ontwikkel je persoonlijk leiderschap in de dagelijkse praktijk. Op de werkvloer. Onze programma’s zijn daarom altijd een combinatie van bijeenkomsten en toepassing in de eigen werkomgeving. In die bijeenkomsten helpen we de deelnemers om te groeien als persoon, als onderdeel van een team en in relatie tot de organisatie en de opgave waar de organisatie voor staat. Ken jezelf, ken je team en ken je netwerkorganisatie. Dat is de drieslag waar we aan werken.
Het leertraject ondersteunt medewerkers en leidinggevenden (350 personen) bij deze individuele én gezamenlijke zoektocht zodat zij voelen én weten wat de essentie is van hun rol in de context van een netwerkorganisatie die tijd- en plaats- en apparaat onafhankelijk werkt. We hebben nauw samengewerkt met een regieteam met mensen vanuit verschillende geledingen van de gemeente. In samenspraak hebben we vanuit onze visie een maatwerkprogramma samengesteld voor alle 350 medewerkers. Deels online, noodgedwongen vanwege coronabeperkingen. Elke stap werd op hoofdlijnen met het regieteam afgestemd: inhoud en proces.
We begonnen met een kick-off waarin Joseph Oubelkas zijn inspirerende levensverhaal vertelde. Een zeer aangrijpend, maar tegelijkertijd inspirerend verhaal over eigen verantwoordelijkheid en mogelijkheden zien in plaats van tekorten, over persoonlijk leiderschap en omgaan met verandering.
Vervolgens zijn we in drie interventies met alle medewerkers aan de slag gegaan. We hebben iedereen uitgenodigd lef en verantwoordelijkheid te tonen. Gedurende een periode van anderhalf jaar gingen mensen in groepen van wisselende samenstelling en grootte, dwars door de organisatie, met verschillende creatieve werkvormen en in spelsimulaties samen aan het werk. In de laatste sessies hebben we binnen de eigen teams gekeken naar specifieke thema’s en vervolgstappen: welke acties zijn nodig om de nieuwe manier van (samen)werken te bestendigen? Daarbij kon elk team kiezen uit verschillende thema’s zoals de onderstroom, hybride werken, feedback geven, balans werk-privé of de netwerkprincipes.
Met dit leertraject heeft de gemeente geïnvesteerd in de ontwikkeling van elke individuele medewerker. Mensen hebben hun vragen, zorgen en onzekerheden kunnen delen. Hierdoor is een beter beeld ontstaan van de nieuwe manier van (samen)werken en wat dat betekent voor ieders rol en verantwoordelijkheid. Vrijwel alle medewerkers van de gemeente hebben actief deelgenomen, er zijn mooie nieuwe verbindingen gelegd en er is ook veel gelachen. Medewerkers hebben handreikingen gekregen om het werk beter vorm te geven binnen de netwerkorganisatie, de regie te houden en verbindingen over de silo’s heen te leggen omwille van de opgave. Tegelijk heeft het managementteam van de gemeente een beeld gekregen van de vervolgstappen die nodig zijn om de netwerkorganisatie verder te versterken. Meer persoonlijk leiderschap op alle niveaus in de organisatie maakt de gemeentelijke netwerkorganisatie sterker.
'De adviseurs van TwynstraGudde hebben de Utrechtse Heuvelrug tijdens het leertraject uitstekend begeleid', aldus Walter Poppeliers. 'De co-creatie leverde een professioneel en creatief programma op waarin kennis van het vak organisatieontwikkeling, veranderkunde en leiderschap bij elkaar kwamen. Alle groepen zijn door TwynstraGudde persoonlijk begeleid. Daarbij is met het regieteam voortdurend gekeken wat de opdracht nodig heeft. Maatwerk heeft het leertraject praktische meerwaarde gegeven. We hebben intensief samengewerkt met interne ambassadeurs en kennis overgedragen zodat de meerwaarde ook toekomstbestendig is.'