Eigenlijk stelde de teammanager Ruimtelijke plannen van de gemeente Woerden zijn vraag in beeldspraak: ‘Kunnen jullie een eenvoudige maar goed rijdende auto leveren? Het hoeft zeker geen Ferrari te zijn. Een simpele Daihatsu is prima; als die maar rijdt. En kunnen jullie ervoor zorgen dat we die auto leren kennen en zelf kunnen besturen?’ De auto stond symbool voor portfoliomanagement. Punt a was de huidige situatie, punt b de gewenste.
Een portfolio is het geheel van processen, projecten, programma’s en activiteiten. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken. Wat doen we nu? Wat doen we later? Wat doen we misschien helemaal niet meer? Het gaat ook over de afweging tussen ambitie en capaciteit. Over het bepalen van prioriteiten op basis van criteria die je samen vaststelt. Altijd gericht op het realiseren van de strategische organisatiedoelen.
Om portfoliomanagement te introduceren bij gemeente Woerden zijn we begonnen met een eendaagse training voor de deelnemers. Wat is portfoliomanagement? Hoe gaat dit voor jullie werken? Welke ruimtelijke projecten wil je in deze methodiek meenemen? Wie zijn de mensen die je in het portfoliomanagement moet betrekken? Met praktijkvoorbeelden uit vergelijkbare trajecten konden we het concept van portfoliomanagement vanaf het begin heel concreet maken.
Wat goed werkte was het spelen van de portfoliomanagement game. In dat spel krijgen de deelnemers te maken met een fictieve gemeente en fictieve projecten, maar met realistische uitdagingen. Want wat doe je als je maar de helft van de benodigde financiële middelen en menskracht tot je beschikking hebt? En hoe voer je het gesprek, en met wie, over wat je wel en niet gaat doen? Tijdens het spel ervaar je hoe handig het bijvoorbeeld is om projectkaarten te hebben die op dezelfde manier zijn uitgewerkt. Of een helder afwegingskader. Waardoor je makkelijker met collega’s verschillende projecten kunt bespreken, beoordelen en prioriteren.
Doordat wij bij veel organisaties portfoliomanagement inzetten, konden we gemeente Woerden veel tools, formats en methodieken aanreiken. Praktische instrumenten die het onderling overleg bevorderen, inzichtelijk maken en helder structureren. Het afwegingskader is daar een goed voorbeeld van. Een afwegingskader is een overzicht, niet langer dan een A4’tje, waarin de belangrijkste criteria zijn opgenomen waarlangs je alle projecten toetst en een score geeft. Draagt een project bij aan de strategie van de ruimtelijke organisatie? Wat is de maatschappelijke of organisatorische impact? Hoe urgent is een project? Op basis van transparante scores zijn organisaties beter in staat keuzes te maken, en deze goed te onderbouwen, en dat is zeer relevant in het geval van een overheid.
Door het afnemen van interviews en het organiseren van de eendaagse sessie kregen we een goed beeld van de door gemeente Woerden gewenste situatie. Bij het spel kregen we ook gevoel bij hoe een ‘portfoliotafel’ zou gaan werken in deze organisatie. Een portfoliotafel is de naam die we vaak gebruiken voor een overleg waarbij op basis van portfoliomanagement de prioritering wordt bepaald. Op basis van alle input zijn we aan de slag gegaan en hebben we portfoliomanagement uitgewerkt voor de afdeling Ruimtelijke plannen. Het resultaat was een totaalpakket met onder andere de beschrijving van het proces, formats, het afwegingskader, en de rolverdeling.
De eerste drie portfoliotafels zijn door TwynstraGudde begeleid. Van het bepalen van de deelnemers tot het invullen van projectkaarten, het opstellen van afwegingskaders en het begeleiden van de gesprekken. Iedere keer, na de gesprekken, hebben we ook de leerpunten opgehaald en ingebracht voor het volgende overleg. Voorbeelden van leerpunten waren criteria die te breed interpreteerbaar waren. Of bepaalde invalshoeken die gemist werden waardoor de samenstelling van deelnemers moest worden aangepast.
Terwijl we bezig waren met het uitwerken van portfoliomanagement op papier, en het oefenen van portfoliotafels, hebben we de bredere organisatie opgezocht. Door middel van lunchlezingen voor geïnteresseerde medewerkers en een portfoliogame met de gemeenteraad zorgden we voor meer bekendheid met en draagvlak voor portfoliomanagement.
Na de eerste drie sessies zagen wij dat de gemeente klaar was om portfoliomanagement zelfstandig toe te passen. En daar waren ze het mee eens. ‘Het rijbewijs was gehaald, de auto stond klaar.’
Het implementeren van portfoliomanagement is een van onze expertises. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Dit helpt organisaties om inhoudelijk raakvlakken te zien en integraal te werken aan gezamenlijke doelen. Effectief portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.
Wil je ook aan de slag met portfoliomanagement? We bieden een tweedaagse training portfoliomanagement met een zeer praktijkgerichte insteek. Neem gerust contact met ons op.