Systemen

Systemen regelen het dagelijkse functioneren van de organisatie en leveren informatie voor de besturing daarvan. Ze bestaan uit regels en procedures. Deze kunnen formeel en expliciet ontwikkeld of informeel en impliciet ontstaan zijn. Formele systemen kunnen geheel of gedeeltelijk zijn geautomatiseerd. Systemen kaderen het handelen in: ze stellen grenzen, maar bieden daarbinnen ook vrijheid.

Er zijn twee fundamenteel verschillende, maar nauw samenhangende delen in ieder compleet systeem. Deze zijn het plannings- en het voortgangsignaleringsdeel.
Planningssystemen programmeren processen vooraf door middel van normen. Ze helpen zo ongewenste resultaten te voorkomen. Varianten zijn instruerende en coördinerende systemen.
Voortgangsignaleringssystemen toetsen processen en resultaten aan de normen van de planningssystemen. Afwijkingen worden geanalyseerd, en de resultaten daarvan teruggekoppeld. Varianten zijn inzichtverschaffende en controlerende systemen.

Systemen werken volgen een cyclus van vier stappen

• Stap 1: vaststellen van normen, marges en meetmethoden. Binnen de vastgestelde prestatienormen en/of marges hoeven processen niet bijgestuurd te worden. Normen, marges en meetmethoden moeten bekend, aanvaardbaar en liefst kwantitatief zijn

• Stap 2: meten van de stand van zaken. De frequentie is afhankelijk van de aard van het proces, de breedte van de marges en de tijd of ruimte om effectief bij te sturen

• Stap 3: vergelijken met de norm. De werkelijkheid zal in zekere mate afwijken van de norm. Als de (dreigende) afwijking de marges overschrijdt, moeten de oorzaken worden onderzocht

• Stap 4: bijsturen. Achterstanden worden ingehaald, capaciteiten worden herverdeeld en/of correcties worden uitgevoerd. Slechts als dat niet werkt, wordt eventueel het planningssysteem aangepast.

Vereisten

Systemen moeten aan de volgende eisen voldoen.

• Economie: de baten van het gebruik moeten opwegen tegen de kosten van invoering en onderhoud

• Realiteit: systemen moeten gebaseerd zijn op de organisatorische werkelijkheid

• Flexibiliteit: systemen moeten zich makkelijk laten opheffen, veranderen of aanpassen

• Beheersing: systemen moeten de primaire processen helpen beheersen.

Valkuilen

• Het planningssysteem moet niet na elke majeure afwijking worden aangepast. Dat zou afbreuk doen aan de geloofwaardigheid en de feitelijke beheersing

• Verstarring en "hard" beslissen op basis van "zachte" cijfers zijn veel voorkomende keerzijden van systemen

• Het is onwenselijk uit gemak en traditie systemen in stand te houden die al lang geen functie meer vervullen.