Tip 1: Onderzoek en expliciteer wat je met portfoliomanagement wilt oplossen
We raden aan om aan de voorkant te beginnen met een goede verkenning van de huidige stand van zaken en de potentiële meerwaarde van portfoliomanagement. Start met de huidige situatie: hoe maken we op dit moment afwegingen en keuzes, en hoe bepalen we wat prioriteit heeft? Wat gaat daarbij goed, en wat kan beter? Hoe bepalen we waar capaciteit naartoe gaat, zeker wanneer er voor een bepaalde activiteit mensen meewerken uit verschillende teams?
Raadzaam is het om dit te doen met afgevaardigden van verschillende lagen binnen je organisatie. Creëer een kernteam dat de organisatie niet alleen horizontaal (teams/afdelingen/domeinen), maar ook verticaal vertegenwoordigd (van management tot en met werkvloer). Want in alle organisatielagen voelen medewerkers in hun werk de impact van de keuzes die gemaakt worden, én maken ze op dagelijkse basis zelf allerlei keuzes. Een verkenning is ook al een interventie op zichzelf en helpt om bewustwording te creëren over het belang van het maken van keuzes.
Bij veel organisaties wordt portfoliomanagement vaak aangekondigd als de ‘heilige graal’, en daarmee (onbewust) als een doel op zichzelf. Het is ook een fijne boodschap om te delen aan de drukke medewerkers: ‘we zien dat jullie druk zijn en we hebben eindelijk dé oplossing gevonden’. Het is goed je te realiseren dat portfoliomanagement niet alle uitdagingen in de organisatie gaat oplossen. Wat we ook weleens hebben ervaren, is dat portfoliomanagement door het management als een manier wordt gezien om bezuinigingen door te voeren of om een gebrek aan goed opdrachtgeverschap aan te kaarten. Medewerkers prikken daar doorheen en bovendien zijn er andere, betere manieren om die uitdagingen aan te gaan.
Portfoliomanagement is, mits goed ingezet, wel een middel om veel bewuster te kiezen en dus ook ‘nee’ te zeggen tegen ambities en bijbehorende activiteiten. Het is een werkwijze waarmee je met de juiste mensen en goede informatievoorziening aan tafel zit, en momentum creëert om keuzes te maken en met elkaar te onderbouwen waarom je bepaalde keuzes maakt. Zo krijg je grip op de veelheid aan ambities en initiatieven.
Maak dus expliciet wat het doel is van portfoliomanagement. Belangrijk is bovendien om vast te stellen wat portfoliomanagement niet gaat doen, en welke ongewenste effecten je wilt voorkomen. Een belangrijke vraag daarbij is bijvoorbeeld of je met portfoliomanagement alleen richt op de tijdelijke opgaven van je organisatie (die vaak gerealiseerd worden in projecten en programma’s) of ook de vaste routinematige opgaven. Dan laat je daarmee gelijk zien dat je, ook als het om het invoeren van portfoliomanagement gaat, keuzes durft te maken.
Portfoliomanagement kan dus veel meerwaarde hebben, maar dat betekent niet dat het daarmee ook makkelijk is om keuzes te maken. Keuzes maken betekent immers (vaak) dat je niet meer alle belangen kan dienen, en dat kan best een beetje pijn doen. Duidelijke verwachtingen aan de voorkant helpen om gedurende het proces richting te geven aan de implementatiestappen. Het implementeren van portfoliomanagement is een leerproces en gaat stap voor stap. Als organisaties eenmaal begonnen zijn, nemen de verwachtingen vaak toe; 'we willen liever gisteren dan vandaag keuzes maken die de organisatie verder helpen’. Om deze verwachtingen te managen, helpt het om een gefaseerd implementatieproces in te richten en te communiceren over zowel de doelstelling als het tempo. Dit komt het draagvlak ten goede en helpt om medewerkers betrokken te houden bij het traject.
Kortom, zorg ervoor dat je ruimte creëert voor het gezamenlijk verkennen van portfoliomanagement en weersta de neiging om te snel te willen gaan. Het helpt je later in het proces enorm wanneer je aan de voorkant realistische doelen hebt gesteld over wat portfoliomanagement wel en niet kan en moet brengen voor je organisatie.
Hoe je verder gaat na deze eerste verkenning? Daarbij helpen onze volgende blogs, die gaan over portfoliomanagement als veranderkundige opgave en helpen je te bepalen waar je begint in het implementatieproces.
Wil jij van gedachten wisselen over portfoliomanagement? Of ben je benieuwd hoe jij portfoliomanagement kunt implementeren binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op. Wij gaan graag met je in gesprek!