Project en Programma Review

14-06-2017

Projecten en programma's verlopen zelden op de manier zoals vooraf bedacht. Een tussentijdse reflectie op een project of programma met belanghebbenden is een ‘must’, maar gebeurt nog te weinig. Samen met Jo Bos & Co en Novaim hebben wij een reviewscan ontwikkeld waarmee u snel en doeltreffend in kaart brengt welke beelden betrokkenen hebben bij een project of programma én wat verbeterpunten zijn voor de uitvoering ervan. De scan geeft u ook leerpunten voor een volgend project of programma.

Hoe werkt het?

Wij werken met twee scans: één voor projecten en één voor programma’s. We zoomen in op vijf aspecten met onderliggende aandachtspunten, die ten grondslag liggen aan het slagen of mislukken van projecten en programma’s: zingeving, vakmanschap, plan, team en sturing. De mensen die direct met het project of programma te maken hebben, vullen online dezelfde scan in: een lijst met 50 stellingen. Deze stellingen kunnen op verzoek verder op maat gemaakt worden.

Vervolgens kunt u de Project en Programma Review op verschillende manieren voortzetten:

  • Met de uitkomsten van de scan gaat u in gesprek met de belangrijkste betrokkenen om betekenis te geven aan de uitkomsten
  • U gaat uitgebreider en diepgaander te werk, bijvoorbeeld door verdiepende interviews en documentonderzoek uit te voeren. Onze ervaring leert dat wanneer u verdiepende interviews houdt, u die met de inzichten uit de scan gericht kunt voeren. Er is immers al een ‘grofkorrelige’ foto gemaakt.

Met een (afsluitende) groepssessie worden de individuele beelden collectief gemaakt en verzilverd tot leer- en verbeterpunten. Op basis van de uitkomsten uit de scan en de verdiepende gesprekken krijgt u concreet inzicht in waar beelden overeenkomen en verschillen. Daar het gesprek over voeren helpt om elkaar beter te begrijpen. Aan de hand daarvan besluit u over concrete verbeteringen in de uitvoering van een project of programma. Uw organisatie krijgt inzicht in het verloop van projecten en programma’s en u kunt zo gericht werken aan de professionaliteit van haar project- en programmamanagement.

Wanneer te gebruiken?

De Project en Programma Review is te gebruiken in verschillende ‘levensfasen’ van projecten en programma’s:

  • Aan de start, bijvoorbeeld als checklist voor een projectmanager en opdrachtgever, om te verifiëren of aan alles is gedacht om het project te doen slagen.
  • Tussentijds, om verbeteringen aan te brengen ten behoeve van de volgende fase of om een vastgelopen opgave los te trekken.
  • Aan het einde, om geleerde lessen op te halen en te borgen voor volgende opgaven.

We raden vooral aan een review tijdens de uitvoering in te zetten, omdat er áltijd zaken beter kunnen en het dan nog mogelijk is die verbeteringen in praktijk te brengen. Ook scherpt u zo met elkaar de norm over goed project- en programmawerk aan. Hoewel zo’n review kan voelen als een vertraging, leert onze ervaring iedere keer weer dat stilstaan en reflectie helpt en tijdswinst oplevert.

Ervaren project- en programmamanagers en adviseurs

Wanneer wij u begeleiden, gebeurt dat door ervaren project- en programmamanagers en adviseurs die hun kennis en ervaring in willen zetten voor andere projecten, programma’s en organisaties. De aanbevelingen die u van ons krijgt, worden onderbouwd. Het statement dat wordt afgegeven is er één van “als het mijn project of programma zou zijn, zou ik het volgende doen…”.

Meer informatie

De prijzen van een review variëren al naar gelang de intensiteit van de uitvoering en onze betrokkenheid daarbij. De kosten zijn beperkt in verhouding tot gebruikelijke budgetreserveringen van 1% - 2% van project- of programmabudgetten voor externe, onafhankelijke Quality Assurance.

Bekijk voor meer informatie over de concrete uitvoering en eventuele alternatieve uitvoeringen onze flyer. Daarnaast biedt ook ons online boek Werken aan programma’s de nodige informatie over de Project en Programma Review.

Interesse?

Wilt u met een adviseur doorpraten over wat de Project en Programma Review voor u kan betekenen en hoe we deze voor uw organisatie kunnen inzetten? Vul dan onderstaande formulier in en wij nemen op korte termijn contact met u op.

 

Interesse