Terug naar het najaar van 2023. Collega’s van TwynstraGudde kregen een indrukwekkende rondleiding door de PI met toelichting op alles wat komt kijken bij het begeleiden van gedetineerden. Zo zorgt de ene afdeling ervoor dat gedetineerden achter slot en grendel blijven en is een andere afdeling verantwoordelijk voor een goede re-integratie na vrijlating. Daarin pakken verschillende afdelingen ieder een eigen rol in een groter geheel. Wil een gevangene na vrijlating in de bouw werken, dan kunnen zowel afdeling ‘Onderwijs’ als ‘Arbeid’ de gedetineerden begeleiden in het behalen van diploma’s en certificaten. Ieder op hun eigen manier. Het begeleiden van gedetineerden vereist veel onderlinge afstemming en het tijdig delen van informatie. Voor Arnhem maar ook andere PI’s zijn diverse systemen en vaste overlegstructuren ingericht om dit mogelijk te maken. Maar, zo constateerde de collega’s van de PI Arnhem, samenwerken gaat niet vanzelf en men had de indruk dat verbetering mogelijk was.
De ambitie van de PI Arnhem was van het begin af aan duidelijk: een gestroomlijnd proces en goede samenwerking dat ten goede komt aan de motivatie van medewerkers én aan de begeleiding van gedetineerden naar een arbeidsplek na detentie. Het werkbezoek vormde de start van verdere samenwerking. PI Arnhem vroeg ons een bijdrage te leveren aan deze ambitie door de interne samenwerking en informatiedeling onder de loep te nemen en verbeterpunten aan te dragen. PI Arnhem had zelf beelden bij wat er beter kon, maar wilde dit graag methodisch en onafhankelijk onderzocht hebben.
Om de informatiedeling en samenwerking tussen afdelingen in kaart te brengen, lieten we in onze aanpak zoveel mogelijk medewerkers en gedetineerden participeren. Door middel van een documentenstudie en individuele interviews met medewerkers en gedetineerden vormden we een eerste beeld. Daaruit kwam grote betrokkenheid van collega’s naar voren, evenals diverse suggesties van gedetineerden om arbeidsprogramma’s te optimaliseren.
Maar de echte meerwaarde van onze aanpak en antwoord op de ‘hoe-vraag’ volgde later. In een interactieve werksessie op locatie met geïnterviewde medewerkers toetsten we onze eerste bevindingen. De werksessie stimuleerde de dialoog tussen de afdelingen. Door prikkelende stellingen en groepsdiscussies ontstonden nieuwe inzichten en gedragen conclusies. Om dit te bereiken, maakten we in deze sessie gebruik van de halen-brengen kaart. Daarmee werd inzichtelijk wat elke afdeling ‘haalt’ en ‘brengt’ in de samenwerking. Dit bracht ook de gezamenlijke ambitie en gedeelde belangen scherper in beeld. Deelnemers gaven na afloop aan beter zicht te hebben op elkaars rol en hebben ontdekt hoe ze elkaar konden versterken in het werken aan een duurzame terugkeer van gedetineerden op de arbeidsmarkt.
Deze onderzoeksmethodes bleken waardevolle interventies. Hiermee hebben we het gesprek tussen de afdelingen gefaciliteerd, het vraagstuk afgebakend en medewerkers gestimuleerd om zelf oplossingen te verkennen. Daarmee legden ze zelf een basis voor toekomstige afspraken over samenwerking.
Met dit traject hebben wij een steentje mogen bijdragen aan het verbeteren van samenwerking en informatiedeling. In ons eindrapport, het sluitstuk van het onderzoek, hebben we een leidraad geschetst waarmee PI Arnhem de samenwerking tussen afdelingen op een andere manier vorm kan geven. Deze leidraad is gericht op trajectmatig werken en het beter benutten van informatiesystemen. Met concrete aanbevelingen hebben we suggesties gedaan hoe dit in de praktijk te brengen.
Als bijvangst van het onderzoek hebben we ook aanbevelingen gedaan om de communicatie richting gedetineerden te intensiveren. Bijvoorbeeld het organiseren van informatiebijeenkomsten, workshops of individuele gesprekken specifiek gericht op de voorbereiding op de arbeidsmarkt.
Het vergroten van dit soort contactmomenten kan ervoor zorgen dat gedetineerden beter op de hoogte zijn van alle mogelijkheden en hoe PI Arnhem en andere partijen gezamenlijk werken aan een duurzame uitstroom naar de arbeidsmarkt. Ook zijn suggesties van gedetineerden zelf verwerkt in onze aanbevelingen. Een voorbeeld hiervan is om – binnen de kaders van landelijke richtlijnen - meer en divers (praktijk)onderwijs aan te bieden dat in betere mate aansluit bij de interesses en capaciteiten van gedetineerden én bij de arbeidsmarkt. Ten slotte hebben wij een ingevulde halen-brengen kaart opgeleverd, waarin in één oogopslag duidelijk wordt wat elke afdeling ‘haalt’ en ‘brengt’ in de duurzame terugkeer van gedetineerden op de arbeidsmarkt.
De bouwstenen voor het rapport waren voor een groot deel al aanwezig in de organisatie. Wij hebben de aanwezige kennis en kunde verzameld, gestructureerd, in een ander licht gezet, getoetst en op een heldere manier beschreven. De PI Arnhem heeft hierdoor een gedragen en doordachte leidraad in handen gekregen om gedetineerden duurzaam naar banen in de maatschappij te begeleiden.