Blog Zeven aandachtspunten voor de toekomst: robuust is het nieuwe normaal

We leren nog elke dag, juist in deze Coronatijden. De voorstellingen, die we ons nu proberen te maken over onze toekomst, de toekomst van onze samenleving en de toekomst van de zorg is morgen misschien al weer achterhaald. We ontdekken, dat Corona niet slechts om een medisch probleem gaat, zij het een heel groot medisch probleem. Nee, we maken mee dat opvattingen en ‘waarheden’ die tot voor kort onbetwijfelbaar vast stonden, vandaag al verschijnselen uit een ver verleden lijken. Een daarvan is de opvatting over ‘lean’ organiseren, dat ook in de zorg vaste voet aan de grond heeft gekregen. Maar wat betekenen deze nieuwe waarheden voor de toekomst? Ik neem je graag mee in hoe de zorgorganisaties van de toekomst georganiseerd zouden moeten worden.

Toegevoegd door Hans Westerveld op 12 mei 2020

We komen uit een stabiele wereld, waarin we ons de luxe konden permitteren ‘lean’ te werken. Niet meer voorraden, niet meer handling en niet meer personeel dan strikt nodig was. Als we al met crisissituaties rekening hielden, dachten we dat deze altijd lokaal waren en door de juiste maatregelen met steun van elders beheerst, of gemitigeerd konden worden.

Twee denkwegen

In een wereld, waar we elke dag meer ontdekken over de ingrijpende invloed, die de Coronacrisis op onze samenleving, op onze economie en op ons eigen leven heeft en gaat krijgen, gaan we anders naar risico’s kijken. We moeten omdenken en ons verplaatsen in een wereld, waarin risico’s steeds vaker uit onverwachte en soms verre hoeken kunnen komen. En juist met deze verre hoeken zijn we door de globalisering meer dan ooit verbonden. Mondkapjes, beademingsmachines, maar ook veel medicijnen komen van ver.

We moeten ons dan ook anders dan we tot nu toe deden voorbereiden op potentiële risico’s en crises en daarvoor tenminste twee wegen bewandelen:

  • Het gebruiken van onze verbeelding, gevoed door historische kennis over wat een pandemie of andere ingrijpende ontwikkelingen met een samenleving en haar economie kunnen doen.
  • Het nadenken over hoe we onze eigen organisatie veerkracht, speelruimte, reserves geven om deze ontwikkelingen het hoofd te bieden.
zeven aandachtspunten voor de toekomstige zorg

Concrete aandachtspunten en maatregelen

Deze twee denkwegen leiden tot het inzicht, dat ‘robuust’ het nieuwe normaal gaat worden. En wat dat concreet betekent in aandachtspunten en maatregelen, stip ik hierna kort aan.

1. Goed zicht op bedreiging van de continuïteit van de bedrijfsvoering

  • Problemen op het gebied van orde en veiligheid.
  • Problemen wat betreft de leverzekerheid van nutsvoorzieningen.
  • Krapte aan gezond en werkwillig personeel. Denk daarbij ook aan de krapte, die kan ontstaan door verkeersproblemen, waardoor het woon-/werkverkeer in gevaar komt.
  • Stagnatie in de instroom/uitstroom van patiënten.
  • Onvoldoende beschermingsmiddelen en medicijnen.
  • Problemen in de informatievoorzieningen/communicatie. Dit gaat zowel over de technische infrastructuur, maar misschien nog wel meer over de organisatorische communicatielijnen: Wie heeft de juiste informatie en hoe weten wij dat?

2. Robuuste bedrijfsvoering

  • Een robuuste bedrijfsvoering heeft allereerst behoefte aan een stabiele en voor langere tijd zekere inkomstenstroom. De bekostiging zal voor een groter deel gebaseerd moeten worden op beschikbaarheid van voorzieningen en mensen. En voor een kleiner deel op de daadwerkelijk gemaakte productie.
  • Afspraken over beschikbaarheid en productie moeten bovendien voor langere tijd gemaakt worden.
  • Er moeten nuttige reserves ingebouwd worden in de organisatie op alle kritische gebieden.

3. Noodzakelijke producten

  • Instellingen moeten zich beperken tot die producten, waar de samenleving daadwerkelijk behoefte aan heeft (zal voor een groot deel al het geval zijn): Back to basics. Voor het overige zullen misschien onvoldoende financiële middelen aanwezig zijn.

4. Stevige organisatie

  • Voldoende mensen.
  • Voldoende geschoold (ook geschoold voor inzet op andere functies in noodsituaties).
  • Goed betaald.
  • Goed beschermd.
  • Goed ingeroosterd met voldoende mogelijkheid tot rust/roulatie.
  • Goed gefaciliteerd (kinderopvang, vervoer etc.).

5. Beheersbare patiëntenstroom

  • Fysieke mogelijkheden om patiëntenstroom te reguleren. Geldt voor zowel de inkomende als de uitgaande stroom.
  • Controle/triage bij de voordeur.
  • Langere openingstijden om zo de patiëntenstroom beter te kunnen spreiden.
  • Inzet van ICT-hulpmiddelen om de stroom te reguleren.

6. Redundante goederen logistiek

  • Zicht op kritische artikelen en kritisch voorraadniveau.
  • Bevoorrading via meerdere lijnen.
  • Afstappen van just in time voor kritische producten.
  • Beheersmaatregelen om risico’s voorraden te mitigeren:
    • IJzeren voorraad voor strategische producten bepalen.
    • Meerdere leveranciers voor strategische producten contracteren en lange termijn afspraken maken over leverzekerheid.

7. Solide gebouwen en terreinen

  • Aanpassingen om patiëntenstroom te reguleren:
    • Voorbereiden van een aanvoer en eerste opvang van patiënten en goederen in crisissituatie (ingangen, rijroutes, eerste opvang, triage).
    • In- en uitgangen scheiden. 
    • Voldoende brede gangen in zorginstellingen. 
    • Zonering aanbrengen in verkeers- en wachtgebieden. 
    • Bouwkundige voorzieningen om baliepersoneel te beschermen. 
    • Voorbereiding van compartimentering van gebouwen voor geval van besmetting. 
    • Ruimten voorbereiden op opvang besmette patiënten. 
    • Voorbereiden extra opslagcapaciteit. 
    • Voorbereiden verblijfmogelijkheid van personeel om woon-/werkverkeer te ontlasten.
  • Hygiënemaatregelen:
    • Automatische deuren.
    • Aanpassen deurkrukken en bedieningspanelen. 
    • Aanpassen materialen in verband met reinigbaarheid. 
    • Toiletten aanpassen. 
    • Gescheiden routes maken: voor schone goederen en mensen, en routes voor goederen en mensen waarvan niet bekend is of ze besmettingen bij zich dragen.

Over grenzen heen kijken

Deze concrete aandachtspunten en maatregelen zijn alleen effectief als ze ingebed zijn in een groter geheel. Dat grotere geheel betekent allereerst over de grenzen heen kijken. Allereerst over de grenzen van de eigen organisatie. Met anderen ervoor zorgen dat de risico’s beheersbaar(der) worden. Dit kan door samen te investeren in extra personeel en in scholing om hun inzetbaarheid te vergroten. Ook is het denkbaar dat gezamenlijk extra voorraden van kritische artikelen worden aangelegd, die in noodsituaties ingezet kunnen worden. En om dit alles te laten werken, zal, aan de hand van gezamenlijk opgestelde scenario’s geoefend moeten worden.

Maar er zal ook breder over grenzen gekeken moeten worden. Ook de manier van samenwerken tussen zorgorganisaties en de andere actoren van het stelsel (zorgverzekeraars, overheden, zelfstandige bestuursorganen etc.) zal moeten veranderen. Als het gaat om het inrichten van een crisisbestendige organisatie zullen andere manieren van besturing, van financiering en van toezicht ingeregeld moeten worden.

Tot slot zal er ook meer over de landsgrenzen gekeken moeten gaan worden. Het opvangen van IC-patiënten in Duitsland was een voorproefje. We zouden personeel en goederen ook binnen Europa aan elkaar beschikbaar kunnen stellen. En we zouden na moeten gaan welke goederen, van zodanig strategisch en zelfs geo-politiek belang zijn, dat we daar in Europa op zijn minst ijzeren voorraden van hebben, maar beter nog gaan overwegen om die weer hier te produceren.

Het spreekt vanzelf, dat de overheden in deze internationale samenwerking het voortouw nemen, maar het is aan de zorgorganisaties om tijdig bij hun overheden aan te geven welke behoeften zij voorzien in geval van crisis. Daarvoor is het noodzakelijk, dat deze crisis wordt gebruikt om de afhankelijkheden en risico’s die gelopen zijn en worden helder in beeld te krijgen.

Wil je na het lezen van dit blog verder praten of brainstormen wat dit voor jouw zorgorganisatie betekent? Neem dan – geheel vrijblijvend – met één van ons contact op.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.