Blog Samenwerking (BATman) tussen project en beheer

Het afgelopen jaar heb ik gewerkt als ‘BATman’. Dat klinkt als een dubbelleven in bijpassend kostuum, maar in de praktijk betekent dit dat ik zo goed mogelijk twee werelden met elkaar verbind: de wereld van het project en die van de beheerder.

Toegevoegd door Joost Meijer op 19 februari 2019

De Beheerder Aan Tafel (BATman) heeft als taak om de samenwerking tussen de project- en beheerorganisatie te begeleiden en daarmee te verbeteren. In deze blog geef ik een toelichting op de meerwaarde van de beheerder aan tafel.

Verschillende dynamieken en doelstellingen

De samenwerking tussen ‘project en beheer’ is een diepgewortelde uitdaging: beide organisaties hebben hun eigen, geheel verschillende, dynamiek en doelstellingen. Deze verschillen zijn inherent aan de rollen, maar hierdoor is de samenwerking in veel gevallen stroef en ontstaat frustratie. Dit gaat bijvoorbeeld over frustratie aan de kant van het project over de inzet van de beheerorganisatie om af te stemmen en aan de kant van de beheerder wanneer misverstanden ontstaan over het uiteindelijke projectresultaat.

Samenwerken aan de realisatie van het object

In de regel vindt de realisatie of renovatie van een fysiek object plaats in een projectomgeving en moet het nieuwe of gerenoveerde object uiteraard worden beheerd. Het object moet dan gedeeld worden door de project- en beheerorganisatie en samenwerking – of tenminste afstemming – is daarbij een vereiste. Het project moet bijvoorbeeld een business case en klanteisen uitwerken en heeft hiervoor informatie van de beheerorganisatie nodig. Andersom heeft de beheerorganisatie informatie van het project nodig, bijvoorbeeld over de planning – wanneer is het object beschikbaar? – en natuurlijk in de vorm van een overdrachtsdossier.

Twee contrasten

Ik ervaar dat zowel de beheer- als de projectorganisatie beide hun eigen belangen en organisatie-inrichting die kunnen leiden tot spanningsvelden. Een beschrijving van een aantal spanningsvelden staat in de tabel hieronder.

tablebatman

Spanningsvelden tussen project en beheer

Hoe gaat de beheerder aan tafel met deze tegenstelling om?

Organisaties kunnen op verschillende manieren invulling geven aan de samenwerking tussen project en beheer om de spanningsvelden niet te laten ontsporen in frustratie of het negeren van elkaar. Ik zie dat de crux van de samenwerking zit in het erkennen en overbruggen van de verschillende belangen tussen de organisaties. Een manier om dat te doen is door expliciet afspraken en beslismomenten vast te leggen over klanteisen, verificatie en validatie en commissioning.

Ik ervaar dat – in het bijzonder bij complexe projecten – een liaison vanuit beheer nodig is voor de samenwerking tussen project en beheer. In deze rol ben ik een verbinder en heb ik één been in de beheerorganisatie en één been in de projectorganisatie. Ik vervul deze rol concreet door aanspreekbaar te zijn bij beide organisaties en door te werken aan een aantal taken zoals:

  • Het overbrengen van het standpunt van de beheerder;
  • Overzicht en begrip creëren en indien nodig emotie/frustratie wegnemen;
  • Informatie en acties van project en beheer verzamelen en agenderen/uitzetten;
  • Processen inrichten, bijvoorbeeld voor het honoreren van klanteisen;
  • Het vastleggen van de afspraken tussen project en beheer.

Wil je van gedachten wisselen over de samenwerking tussen project en beheer? TwynstraGudde helpt je graag met het vinden van de juiste aanpak in dit vraagstuk. Neem contact op met Joost Meijer, jmi@tg.nl

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.