Blog Vijf tips voor een toekomstgerichte (crisis)evaluatie voor zorgorganisaties

De eerste fase van de Coronacrisis is achter de rug, we werken aan herstel en bereiden ons voor op mogelijk volgende episodes van de ziekte. Het tijdig evalueren van de gekozen aanpak de afgelopen maanden is belangrijk om geleerde lessen te borgen. Op basis van onze ervaring met het evalueren van crises, delen wij in dit blog vijf tips die zorgorganisaties mee kunnen nemen in hun (tussentijdse) evaluatie.

Toegevoegd door Paul Boon op 10 juli 2020

Ondanks dat Corona zeker de wereld niet uit is en de crisis niet over is, zien wij dat veel zorgorganisaties nadenken over een evaluatie. Van bijvoorbeeld de eigen crisisorganisatie, de opzet en het functioneren van cohortafdelingen of een regionale, multidisciplinaire evaluatie in ROAZ-verband. Uniek aspect aan deze evaluaties is dat het een crisis betreft met zowel typische kortetermijnaspecten, waarin bestuurders snel en daadkrachtig moeten handelen, als ook dat aan de langere termijn gedacht moet worden.

Sommige organisaties ervaren een evaluatie misschien als een ‘moetje’. Het voelt alsof je je moet verantwoorden voor het handelen. Gelukkig zien veel meer zorgorganisaties een evaluatie vooral als kans. Om te leren van de crisissituatie zoals die was en daar aspecten uit te halen om vast te houden of aan te passen voor een volgende episode én voor de reguliere, staande organisatie. Ook wij zijn ervan overtuigd dat een evaluatie maximaal effectief is wanneer dit primair gericht is op ‘leren & verbeteren’ in plaats van sec ‘verantwoorden’. Aan het verleden kan immers niets meer veranderd worden. Maar hoe evalueer je snel en goed en wat komt daarbij kijken?

Vijf tips op basis van recente ervaringen

In deze bijzondere tijd zijn wij actief binnen verschillende zorginstellingen, zoals ziekenhuizen, regionale coördinatiecentra en instellingen in de langdurige zorg. Mooi en dankbaar werk dat een unieke inkijk geeft in de samenwerkingsprocessen en de aandachtspunten die de Coronacrisis met zich meebrengt. Daarnaast heeft TwynstraGudde een rijke ervaring opgebouwd bij het evalueren van rampen, calamiteiten en crises. Op basis van deze inzichten hebben wij onderstaande vijf tips geformuleerd voor een evaluatie.

Vijf tips voor een toekomstgerichte crisisevaluatie voor zorgorganisaties

Tip 1: Heb aandacht voor de ‘waarom-vraag’

Om te kunnen leren van een crisissituatie en het eigen handelen hierin, is het belangrijk om niet alleen feitelijk te reconstrueren hoe iets is gegaan en of er afgeweken is van bestaande protocollen. Het is vooral van belang om te kijken naar het ‘waarom’. Waarom is het gegaan zoals het is gegaan?

‘Met de kennis van nu’ is het makkelijk oordelen. Maar als er oog is voor de context waarin er destijds gehandeld moest worden, is het vaak begrijpelijk waarom er bepaalde keuzes zijn gemaakt. Handelen in crises vraagt snel handelen, onder grote druk, op basis van soms onvolledige informatie. Een besluit of het handelen kan alleen begrepen worden als duidelijk is welke informatie en ervaring beschikbaar was op het moment dat het besluit genomen moest worden.

Tip 2: Heb ook oog voor wat goed ging

Een valkuil bij evaluatieonderzoek is dat de neiging bestaat om vooral te focussen op wat niet goed is gegaan. Terwijl het net zo belangrijk is om te achterhalen wat juist wel goed ging. Want ook daarvan kan veel geleerd worden, en ook deze successen mag je bewust waarderen en borgen. Besteed in een evaluatie van een crisis dus ook expliciet aandacht aan de vraag: waar zijn we trots op?

Tip 3: Zorg voor voldoende perspectief

Wij zien regelmatig dat wanneer een organisatie wil leren van haar eigen handelen, de scope van de evaluatie beperkt is tot de interne organisatie of zelfs tot de direct betrokken crisisorganisatie. Zorg voor een breder perspectief en voorkom dat je namens anderen gaat reflecteren. Dingen die ogenschijnlijk niet goed gingen, zijn soms in de ogen van betrokkenen triviaal. Zorg dat je verschillende doelgroepen actief betrekt, zowel intern als extern. Wat vonden zij hier sterk aan, wat zien zij als aandachtspunten? Daarbij kan bijvoorbeeld een narratieve benadering helpen om niet alleen terug te blikken, maar ook om zorgmedewerkers te helpen de ervaringen uit deze intensieve tijd een plek te geven.

Tip 4: Geef gebeurtenissen betekenis

Evaluaties bestaan vaak uit een reconstructie van gebeurtenissen en handelingen: wat zijn de feiten? Feiten kun je vaststellen en toetsen. Maar verklaringen voor deze feiten zijn minder eenduidig. Terwijl juist deze verklaringen de aanknopingspunten bieden voor de lessen. Het gaat om een keten van gebeurtenissen, waarbij verschillende factoren van invloed zijn geweest. Daarbij maakt het uit vanuit welk perspectief er op een situatie wordt teruggekeken. 

Om te borgen dat er van een evaluatie geleerd wordt, is het van belang om:

  • Onderscheid aan te brengen tussen feiten enerzijds, en de ervaringen en interpretaties van betrokkenen anderzijds. En hierbij inzichtelijk te maken wanneer er sprake is van contrasterende beelden.
  • Betrokkenen uit te dagen om gezamenlijk betekenis te geven aan de feiten, samen te duiden waardoor verschillen te verklaren zijn en actief mee te denken over de lessen die hieruit voortvloeien.

Tip 5: Creëer een veilige omgeving

Kritisch reflecteren en reconstrueren hoe bepaalde gebeurtenissen zijn gelopen kan spannend zijn. Bij de uitvoering van een evaluatie is het van belang om ervoor te zorgen dat de gesprekken binnen een vertrouwde setting plaatsvinden, waarin respondenten zich veilig voelen om open te zijn. Dit kan bijvoorbeeld door transparant te zijn en duidelijk aan te geven hoe met de informatie uit het gesprek wordt omgegaan. Dat de antwoorden nooit te herleiden zijn naar personen en dat het onderzoek niet gericht is op het aanwijzen van schuldigen, maar op het delen van ervaringen, perspectieven en inzichten om van te leren. 

Meer weten?

In deze crisis kan het tijdrovend of complex zijn om een evaluatie te organiseren, zeker als de kennis en expertise voor het doen van evaluatieonderzoek niet direct beschikbaar is. Met onze ervaring, kennis en expertise helpen wij je graag op weg. Bijvoorbeeld door samen te beginnen met een compact traject om snel en zorgvuldig tot de eerste inzichten en actiegerichte aanbevelingen te komen. Heb je hier behoefte aan? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.