Klinkt goed, maar houdt de opdrachtgever op deze manier nog wel voldoende grip op het eindresultaat? Het Bahama-model is voor opdrachtgevers verre van een ideaal scenario. Je wilt als opdrachtgever op de opleverdatum namelijk niet onaangenaam verrast worden. Dan ben je te laat om bij te sturen. Je wilt als opdrachtgever ‘al’ tijdens de realisatie het vertrouwen krijgen dat het eindresultaat gaat voldoen aan je verwachtingen. Systeemgerichte contractbeheersing (SCB) is een middel dat daarbij helpt.
Kort gezegd komt SCB erop neer dat de opdrachtgever de verantwoordelijkheid voor het behalen van het gewenste eindresultaat overlaat aan de opdrachtnemer. De opdrachtgever toetst vervolgens de wijze waarop de opdrachtnemer zorgt dat het eindresultaat voldoet aan de verwachtingen. Met andere woorden: hij toetst het systeem. Risicogestuurd wordt bepaald welke toetsen worden uitgevoerd. De toetsresultaten bieden zicht op een goed eindresultaat en/of handvatten om bij te sturen. Toch gaat het in de praktijk regelmatig mis, ook al bleek op papier (na diverse toetsen) veel te kloppen. Het Fyra-fiasco is hiervan een goed voorbeeld. Blijkbaar is de redenatie ‘een goed proces leidt tot een goed product’ te kort door de bocht. De termen ‘papieren tijger’ en ‘schijnwerkelijkheid’ worden dan ook vaak gehoord wanneer het over SCB gaat.
Hoe kan het dan wel goed gaan? Hoe kunnen we aan de papieren tijger ontsnappen? In mijn ogen zijn er vijf succesfactoren die SCB wel tot een effectief middel kan maken:
- Kennis en ervaring van het werk én van de werkprocessen van de opdrachtnemer – essentieel om op het juiste moment de juiste werking van het ‘systeem’ te kunnen toetsen.
- Inzet van de juiste mensen – toetsen is niet effectief wanneer het een feestje is van de gediplomeerd toetser en kwaliteitsmanager. Zorg ook dat de inhoudelijk deskundigen van beide zijden betrokken zijn bij de toets.
- Een goede risicoanalyse – de effectiviteit van de toetsen hangt voornamelijk af van het niveau van de risicoanalyse. Toetsen zonder goede risicoanalyse is toetsen als een kip zonder kop.
- Aandacht voor houding en gedrag - een toets wordt door de geïnterviewden vaak negatief ervaren als een ‘test’, ‘werkonderbreking’, ‘vraag-antwoordspel’ en ‘afstandelijk’. Dat leidt af van waar het over moet gaan: een goed gesprek over hoe het met het project gaat.
- Duidelijkheid over de mogelijke gevolgen van de toetsen – wees voorspelbaar in de mogelijke consequenties van de toetsing.
SCB is geen toverformule voor maximale zekerheid op een goed eindresultaat. Toverformules bestaan helaas niet. Maar mits goed toegepast is SCB op z’n minst een goed begin. Geen ‘papieren tijger’ en geen ‘schijnwerkelijkheid’. Om met Plato te spreken: als we op het juiste moment de juiste dingen doen die passen bij onze aanleg, kunnen we de rest met een gerust hart aan anderen overlaten.
Deze column is gepubliceerd in ons magazine Aanbesteden en Contracteren – Met het oog op een goede samenwerking’. Dit bevat een bundeling van artikelen, interviews en columns uit onze eigen adviespraktijk. Wilt u een digitaal exemplaar ontvangen? Vul onderaan deze pagina uw gegevens in en u ontvangt ons digitale magazine automatisch in uw mail.
