Blog Tijdelijke huisvesting, een blessing in disguise?

Op 1 januari 2019 zouden we onze nieuwe huisvesting in gebruik nemen, dachten we… Dit werd door verschillende omstandigheden oktober 2019. Niks aan het handje dachten we, we konden ons huurcontract in ons oude kantoor aan het Stationsplein ongetwijfeld nog wel een paar maanden verlengen. Het stond verder namelijk al jaren leeg. Aan het einde van 2018 werd duidelijk dat we na 1 april 2019 (geen grapje) niet meer konden verlengen. We moesten hals over kop op zoek naar tijdelijke huisvesting voor een periode van nog geen jaar. Hoe hebben we dit ervaren? Het bleek een blessing in disguise.

Toegevoegd door Sjoerd Memelink op 9 oktober 2019

In de zomer van 2017 hebben we het huurcontract getekend, 1 januari 2019 zouden we ons nieuwe kantoor in gebruik nemen. Just in case, hadden we een inspanningsverplichting bij Schipper Bosch (de projectontwikkelaar) in het contract opgenomen voor het aanbieden van tijdelijke huisvesting wanneer de planning onverhoopt niet zou worden gehaald. Alles onder controle tot dusver.

Het ontwerp van onze nieuwe huisvesting bleek complexer waardoor het ontwerpproces langer duurde. Er kon pas later gestart worden met de bouw, die ook meer tijd dan gepland in beslag nam. Vrij snel werd duidelijk dat de planning niet gehaald zou gaan worden. We moesten wat gaan regelen voor de tussenliggende periode.

Geen overloop in huurcontracten

We hebben bewust en afgewogen het risico genomen om geen overloop te creëren in het huurcontract van ons oude kantoor aan het Stationsplein en de ingang van de huurovereenkomst van ons nieuwe kantoor. Vanzelfsprekend omdat dit aanzienlijk veel geld scheelde, maar ook omdat we verwachtten dat ons oude kantoor gemakkelijk voor een korte periode te verlengen was. De eigenaar zou niet snel een nieuwe huurder kunnen vinden voor een dergelijk metrage was onze aanname. Halverwege 2018 konden we dan ook vrij eenvoudig de huur met drie maanden verlengen toen we de eerste signalen kregen dat de opleverdatum van ons nieuwe kantoor niet gehaald zou worden. Toen bleek dat dit nog langer werd uitgesteld was een tweede verlenging tot onze grote schrik en verrassing ineens niet meer mogelijk. De eigenaar had een nieuwe huurder gevonden.

Halsoverkop moesten we op zoek naar tijdelijke huisvesting. Die hebben we vrij vlot gevonden door een volledige ingerichte maar ongebruikte verdieping bij één van onze buren (met grote dank aan Vesting Finance) voor een jaar te huren. Korter kon niet en we wilden dit keer zelf ook enige marge hebben. Opluchting dat het gelukkig goed kwam.

Positieve en negatieve ervaringen

De tijdelijke huisvesting heeft ons een aantal zaken gebracht, zowel positief als negatief. Als eerste hebben we aan den lijve ondervonden wat de impact is van huisvesting die niet bij jouw organisatie past. Waar in het oude kantoor elk team een soort thuishonk had, was dat in de tijdelijk huisvesting niet aanwezig. Dit was binnen enkele maanden al merkbaar in de sfeer, teamdynamiek en het groepsgevoel van veel (overigens niet alle) teams. Het was ook direct merkbaar in de verminderde aanwezigheid van collega’s, en daardoor het vinden van elkaar en het van elkaar weten wat er speelt. Daarnaast bood de vooral open kantoorruimte van de tijdelijke huisvesting weinig ruimte voor geconcentreerd werk. De tijdelijke huisvesting was een kantooromgeving voor een call center. De inrichting blijkt niet ideaal voor een adviesbureau waar mensen zowel communicatief als geconcentreerd werk doen. Het effect was dat mensen voor geconcentreerde werkzaamheden elders hun heil zochten.

De tijdelijke huisvesting bood echter ook een unieke kans al enkele zaken te ‘testen’ ten aanzien van ons nieuwe kantoor. Zo waren de aantallen werkplekken en vergaderruimtes vergelijkbaar met ons nieuwe kantoor. Ondanks de eerder genoemde effecten van de werkomgeving konden we zo ervaren of we hier voldoende aan hebben. Ook ondervonden we het verschil van één grote verdieping of talloze kleine verdiepingen. Collega’s die elkaar voorheen nooit tegenkwamen kwamen elkaar in de tijdelijke huisvesting spontaan meer tegen. Een belangrijk doel dat we ook in ons nieuwe kantoor voor ogen hebben. De verhuizing naar de tijdelijke huisvesting dwong ons ook letterlijk en figuurlijk afscheid te nemen van ons oude kantoor. Dit vertaalde zich in praktische zaken als opruimen en veel (heel veel) weggooien. Maar ook in mentaal opzicht ons voorbereiden op de nieuwe huisvesting. Zolang we in ons oude kantoor zaten was hier niet echt een noodzaak toe. Door de verhuizing kwamen we in beweging.

Door de verhuizing naar onze tijdelijke huisvesting hebben we een aantal lessen geleerd:

  1. Een kantooromgeving die niet bij jouw mensen en organisatie past werkt niet.
  2. Tijdelijke huisvesting zorgt letterlijk en figuurlijk voor beweging, benut dit.
  3. Ontmoeting en groepsgevoel gaat niet van zelf, dit moet je organiseren.

In de komende maanden delen meer ervaringen, hoogte- en dieptepunten, missers en successen  over verschillende andere thema’s en stappen. We gaan onder andere nog in op: Smart Building, mobiliteit, architectuur, de success, fails, do’s and don’ts. Ben je nu al nieuwsgierig naar deze onderwerpen? Neem gerust contact op, we komen er graag meer over vertellen.

Kom onze nieuwe huisvesting zelf bewonderen

Vanaf november 2019 mag je het eindresultaat ook zelf komen bewonderen. We organiseren voor de geïnteresseerden rondleidingen. Kijk hier voor meer informatie en om je aan te melden.

Wil je onze volgende blogs automatisch in je mailbox ontvangen? Geef je op voor de volgende blogs via onderstaand contactformulier.

Ja, ik ben geïnteresseerd

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.