Blog Kantoortuin goed of slecht? De context bepaalt

Er duiken regelmatig artikelen op in de media over kantoortuinen en dan vooral in negatieve zin. Waar is dit allemaal op gebaseerd en vooral... is het terecht?

Toegevoegd door Iris de Been op 11 juni 2019

Het is allereerst goed om het begrip kantoortuin te definiëren want het wordt nog weleens verschillend gebruikt. Een kantoortuin is een grote open werkruimte zonder akoestische afscheidingen en geen of weinig kleinere, omsloten werkruimten. Het wordt ook wel het open-plan office genoemd. De indeling staat los van de manier van werken, er wordt dus niet altijd flexibel gewerkt in een kantoortuin. In veel landen is het zelfs gebruikelijker dat iedereen er een vaste werkplek heeft. Een belangrijk onderscheid in onze context is dat een kantoortuin níet hetzelfde is als een activiteit gerelateerde werkomgeving of ‘flexplek’. Soms is er in deze concepten wel sprake van grotere open ruimten en dan zijn karakteristieken van die ruimten vergelijkbaar met een kantoortuin. Maar meestal zijn de open ruimten afgewisseld met akoestische afscheidingen of wandjes en zijn er specifieke (omsloten) plekken beschikbaar voor andere activiteiten zoals concentreren, overleg, bellen en informele ontmoetingen. Dat er flexibel wordt gewerkt brengt weer een hele andere dimensie met zich mee in beleving en gebruik, wat vergelijking met onderzoeken in échte kantoortuinen wat lastig maakt.

Aha, maar waar is nu alle ophef over?

Het is al langere tijd bekend dat mensen vanwege het open karakter sneller worden afgeleid in kantoortuinen en dat kan natuurlijk vervelend zijn als je je goed wilt kunnen concentreren¹. Ook is er weinig privacy: veel mensen kunnen je zien en horen. Vooral bij complex werk is dit een groot aandachtspunt. Interessant genoeg lijkt ook persoonlijkheid een rol te spelen: introverte personen hebben er mogelijk meer last van dan extraverte personen². Maar tot nu toe leek er óók een belangrijk positief kenmerk te zijn van open kantoren: een open werkomgeving zou stimulerend zijn voor interactie en samenwerking. Een aanleiding voor sommige organisaties om de overstap te maken naar een open werkomgeving. De ophef gaat over een recent onderzoek van Harvard onderzoekers Bernstein en Turban waaruit juist bleek dat de hoeveelheid interactie afnam in een kantoortuin³.

Is de kantoortuin echt zo slecht voor interactie en samenwerking?

Bernstein en Turban volgden twee organisaties die de transitie maakten van cubicles naar een volledig transparante en open kantooromgeving zonder (akoestische) afscheidingen. De medewerkers hadden in beide situaties een vaste werkplek. Met draagbare kastjes met sensoren werd onder andere de hoeveelheid face-to-face interactie geregistreerd. Ook werd bijgehouden hoeveel er met elkaar werd gecommuniceerd via e-mail en instant messaging. Hoe dichter mensen bij elkaar zaten, hoe meer face-to-face gesprekken ze hadden, zoals verwacht op basis van eerder onderzoek. Maar dit positieve effect van ‘nabijheid’ bleek een stuk kleiner dan het negatieve effect dat de open omgeving had op de hoeveelheid interactie. Al met al leidde de open omgeving tot een flinke afname van het face-to-face contact (met wel 67% tot 72%) en vond er een verschuiving plaats richting digitale communicatie (e-mail verkeer en instant messaging). 

cubicles

Wat kunnen we met deze resultaten in de praktijk?

Het is een waardevol onderzoek omdat het één van de eerste onderzoeken is waarin de hoeveelheid interactie op een objectieve manier is gemeten. Maar er zijn ook wat kanttekeningen te noemen. Voor een organisatie is de ‘hoeveelheid’ interactie niet altijd belangrijk, maar vooral de kwaliteit hiervan en wat dit doet met bijvoorbeeld de creativiteit, innovatiekracht of productiviteit. Daar wordt in dit onderzoek niet uitgebreid op ingegaan. Toch kunnen we er wel iets mee. We concluderen dat het in elk geval niet vanzelfsprekend is dat kantoortuinen interactie stimuleren, iets waar tot nu toe vaak wel vanuit werd gegaan. De onderzoeksresultaten geven extra aanleiding om te adviseren open kantoorzones niet te groot te maken en altijd rekening te houden met voldoende akoestische maatregelen. Voor een goede concentratie en privacy, maar misschien dus óók voor een betere interactie en samenwerking.

Gelden de resultaten ook voor activiteit-gerelateerde ‘flex’ omgevingen?

Het advies om de open ruimten niet al te groot te maken geldt ook voor activiteit-gerelateerde omgevingen, al is het maar om de veelvoorkomende problemen op het gebied van concentratie en privacy te voorkomen. Om zowel de concentratie als de interactie goed te ondersteunen, wordt aangeraden de (kleinere) open ruimten af te wisselen met voldoende prettige opties voor concentratiewerk, telefoneren, ad hoc overleg en ontmoeting. Het beste liggen deze in de buurt van de open ruimten⁴, hebben ze goede akoestische kwaliteiten en bieden ze tenminste enige mate van privacy. Bij een goed werkplekconcept en ontwerp, waarbij de werkprocessen en behoeften van de medewerkers goed zijn geanalyseerd, is dit gelukkig vaak al het geval. Bij flexibel gebruik van plekken is het vaak gemakkelijker om verschillende collega’s te ontmoeten, ook van andere afdelingen, maar de interactie binnen teams en de sociale binding zijn soms juist een aandachtspunt⁵. Omdat er op verschillende plekken wordt gewerkt moet dit echt worden georganiseerd. Maak dus ook afspraken met elkaar over de vindbaarheid en bereikbaarheid en organiseer af en toe een kennissessie of gezellige borrel of activiteiten voor het team. Smart building technologieën kunnen hier ook ondersteunend aan zijn.

Mijn organisatie is nog bezig met het ontwikkelen van een nieuw concept. Welke tips nemen we hieruit mee?

Een goed uitgangspunt voor het ontwikkelen van een concept is om eerst de doelstellingen van de organisatie te bepalen. De werkomgeving moet deze goed ondersteunen. Het gaat dan meestal niet alleen over het stimuleren van de ‘hoeveelheid’ interactie (waar dit onderzoek slechts over ging), maar bijvoorbeeld ook over een betere werk-privé balans, gezondheid, medewerkertevredenheid, toekomstvastheid van huisvesting, efficiëntie en productiviteit. Het is eigenlijk altijd essentieel om de werkomgeving zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de behoeften van de medewerkers: zij vormen immers de organisatie. Denk bij het ontwikkelen van een concept in elk geval aan de (huidige en toekomstige) werkprocessen en activiteiten van de medewerkers, aanwezigheid op kantoor en daarbuiten, de samenwerkingsverbanden en de (gewenste) cultuur⁶ en identiteit van de organisatie. Een werkplekanalyse kan hierbij helpen. Na een goede analyse wordt duidelijk welke ruimtelijke indeling en manier van werken goed bij de organisatie aansluiten. Naast de openheid, zijn er nog veel andere factoren die de kwaliteit van een werkomgeving bepalen. Bijvoorbeeld de akoestische kwaliteit, het comfort van het meubilair, de hoeveelheid licht, het binnenklimaat, de hoeveelheid groen, de mate van persoonlijke controle. Als er flexibel wordt gewerkt tellen ook de mix van plekken mee, de flexfactor, de omgang met elkaar, etc. We raden aan om periodiek te monitoren of het werkconcept de doelstellingen van de organisatie en de behoeften van de medewerkers nog ondersteunt. Dit kan bijvoorbeeld met gebruikersonderzoek en ook steeds beter met live data over bezetting en gebruik door middel van smart building technologie. Blijkt hieruit dat het concept écht niet past? Durf dan ook veranderingen aan te brengen, want niet het concept zelf maar de ondersteuning van de organisatie is uiteindelijk het primaire doel. Tenslotte is een goed implementatieplan, dat níet stopt na inhuizing, essentieel om een nieuw concept goed te laten landen. Want na de verhuizing begint het pas echt.

Bent u benieuwd welk huisvestingsconcept bij uw organisatie past? Neem contact op met één van onze huisvestingsadviseurs.

Meer lezen?

1. Block, L. K. and Stokes, G. S. (1989). Performance and satisfaction in private versus non-private work settings. Environment and Behavior, 21, 277 – 297.

2. Hoendervanger, J.G., Ernst, A.F., Albers, C.J., Mobach, M.P., & Van Yperen, N.W. (2018). Individual differences in satisfaction with activity-based work environments. Plos One, 13(3).

3. Bernstein ES, Turban S. 2018. The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration. Phil. Trans. R. Soc. B 373: 20170239. http://dx.doi.org/10.1098/rstb.2017.0239

4a.Oseland, N., Marmot, A., Swaffer, F. and Ceneda, S. (2011). Environments for successful interaction. Facilities, 29(1/2), pp. 50-62

4b. Hua, Y., Loftness, V., Kraut., R. and Powell, K. M. (2010). Workplace collaborative space layout typology and occupant perception of collaboration environment. Environment and Planning B: Planning and Design, 37, pp. 429 – 448.

5. De Been, I., Buis, A.M., Den Hollander, D., & Thoolen, F. (2016). FWR-kaderstelling: eerste ervaringen en lessen. Beleving en gebruik van de werkomgeving en TPAW. Delft: CfPB i.s.m. Ministerie van Binnenlandse Zaken.

6. Kos, V. (2017). Organizational Culture and the Activity-Based Office. TU Eindhoven, Construction Management & Engineering.

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.