Blogreeks Het spanningsveld van een programmamanager

Flexibel gedrag betekent: je eigen houding en opvattingen vrijwillig aanpassen aan veranderende omstandigheden in je werkomgeving. Flexibel handelen is voor mij als adviseur essentieel. ‘Ik pas me aan, aan de behoefte van de klant.’ Dat klinkt simpel … Maar tegelijkertijd moet de organisatie waarvoor ik werk doelmatig en rechtmatig handelen. Behalve dat ik mij dus flexibel opstel, leg ik verantwoording af, werk ik efficiënt en met targets. Ik ben in control. En nu wordt het lastiger …

Toegevoegd door Jesse Bogaarts op 11 oktober 2021

Voor mij persoonlijk ontstaat hier namelijk een spanningsveld tussen enerzijds flexibel handelen en anderzijds in control zijn. Want kies ik nu voor de relatie met de klant of kies ik voor het best haalbare resultaat? Kies ik ervoor om opdrachten eenvoudig te houden zodat ik snel kan handelen? Of omarm ik de complexiteit? Ik gebruik hier het woord of, maar eigenlijk moet ik het woord en gebruiken. Het is belangrijk om als adviseur zowel flexibel als in control te zijn. Dit spanningsveld fascineert me. Niet alleen in mijn eigen werkcontext, maar vooral in die van programmamanagers…

Programmamanagement is de toekomst

Toen ik kennismaakte met Helmuth Stoop en hij gepassioneerd vertelde over het vak programmamanagement, was ik gelijk verkocht. Want om het hoofd te bieden aan de vele complexe maatschappelijke vraagstukken, is continu aanpassen aan deze omgeving de nieuwe werkelijkheid. Flexibiliteit is essentieel voor organisaties, en ik was er meteen van overtuigd dat programmamanagement hieraan een belangrijke bijdrage levert, een vak van de toekomst.

Programmamanagers staan voor veel interessante uitdagingen. Zij opereren in de split van de praktische aspecten van het dagelijkse werk, politieke invloeden, de behoeften en zorgen van de uitvoerende medewerkers en de strategische keuzes door het hoger management. De dynamiek die hier ontstaat, boeit mij zeer. Daardoor startte ik mijn onderzoek: Managing from the middle: the balancing act between flexibility and stability (lees: in control).

Het spanningsveld van een programmamanager

De programmamanager en het balanceren tussen flexibiliteit en in control

Ik ben in gesprek gegaan met een groot aantal programmamanagers. Ze zijn werkzaam binnen gemeenten in verschillende domeinen, man/vrouw, veel ervaring/net startend, het maakt niet uit. Iedereen die zichzelf betitelt als programmamanager, wilde ik spreken. Sommige onderzoekers zouden hier kritisch naar kijken, maar ik wilde een zo algemeen mogelijk beeld schetsen. Ik wilde onderzoeken waarin die ‘gemiddelde’ (als dat bestaat) programmamanager het spanningsveld tussen enerzijds flexibel handelen en anderzijds in control zijn (h)erkent, en zo ja hoe dan, en hoe gaat hij/zij hiermee om?

Oorsprong van spanning

Om de oorsprong te duiden van die spanning, gebruik ik de geschiedenis van vier perspectieven op overheidssturing. In a nutshell:

cijfers-voor-blog-01-2De rechtmatige overheid die publieke belangen bepaalt, zorgt voor de uitvoering van wet- en regelgeving en die hiërarchisch, top-down, stuurt. Hier was veel kritiek op. De overheid had een monopolypositie en deze vorm van organiseren was inefficiënt.

cijfers-voor-blog-02-2Het bedrijfsleven beïnvloedde de overheid en zo ontstond de presterende overheid. Prestatiesturing, marktdenken: de overheid als bedrijf, de burger als klant. Het accent ligt niet op de procedure om de doelen te formuleren, maar op de methoden, technieken en processen om die doelen te realiseren. Effectiviteit en efficiëntie staan centraal. Maar nog steeds was er kritiek: op deze manier speelt de overheid niet in op de wensen van de burger, en daar doen we het per slot van rekening voor.

cijfers-voor-blog-03-2Zo ontstond de netwerkende overheid. De overheid is in de lead en zoekt samenwerking. Horizontale samenwerking om precies te zijn, om zo gezamenlijk doelen te behalen. Er waren echter nog steeds negatieve reacties: want hoezo beslist de overheid?

cijfers-voor-blog-04-2En zo ontstond de responsieve participerende overheid. De bottom-up initiatieven en aanpassingsvermogen staan centraal. De overheid neemt hier een meer faciliterende rol aan.

Deze vier perspectieven zijn nog steeds gelijktijdig aan de orde. Ook wanneer de overheid ervoor kiest om meer te werken in netwerkverbanden, dan gaat het nog steeds om de vraag hoe rechtmatigheid en verantwoording van prestaties plaatsvinden.

En dit schetst precies het spanningsveld tussen flexibiliteit en in control zijn. In control zijn kennen we van het klassieke, conventionele systeem. Plat gezegd wordt een overheid geacht belastinggeld goed te besteden, geen risico’s te nemen, iedereen gelijk te behandelen, doelmatig en rechtmatig te handelen en zich te houden aan wet- en regelgeving. Aan de andere kant is het essentieel dat een overheid flexibel is, snel reageert, subsidies makkelijk verleent, oplossingen op maat faciliteert, ruimte geeft voor burgers om invloed uit te oefenen, mee te denken en mee te praten.

Dit spanningsveld, tussen enerzijds flexibel en anderzijds stabiel zijn, is een gegeven. Werk je voor de overheid, dan heb je ermee te dealen. En dat is spannend, zeker voor een programmamanager, die te maken heeft met burgers, ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgevers, het programmateam, de lijnorganisatie en tal van andere, interne en externe stakeholders… Hoe denken zij daarover? Ik vroeg het ze!

Programmamanager over spanningsmanagement

Als programmamanager ben je eigenlijk een lone wolf. Je staat er behoorlijk alleen voor. Je hebt ook een vrij unieke rol, vergeleken met de collega’s in de rest van de organisatie. Een paar quotes van programmamanagers laten zien hoe zij kijken naar het spanningsveld tussen flexibel handelen en in control zijn.

‘Als programmamanager ben je altijd bezig met verandering. En verandering brengt nou eenmaal spanningen met zich mee. Vooral voor collega’s. Ik denk dat een heleboel programmamanagers spanningen die collega’s ervaren rondom die veranderopgave, zelf niet echt ervaren als spanningen.’

‘Programmamanagers ervaren spanningen als een leuk stuk van hun werk. Iets is pas echt een spanning, als je er persoonlijk last van hebt en het je emotioneel raakt. Je draagt namelijk zorg voor een bepaalde opgave, daar sta je achter, daar geloof je in. Als dan bijvoorbeeld een beslissing valt die totaal niet strookt met hoe je het beoogd hebt, dan pas begint het te wringen. En dan gaat het vooral over beslissingen zonder uitleg.’

‘Programmamanagers zijn eigenlijk een soort hitteschild voor de mensen in het programmateam, zodat zij van een bepaald gedoe of spanning geen last hebben. Op het moment dat dat gedoe iets is waar je zelf echt last van hebt, dan kun je het wel een spanning noemen.’

Maar welke spanningen en dilemma's ervaar je als programmanager in de praktijk? Dit vroeg ik mij nog steeds af. Een programmamanager beweegt in het spanningsveld tussen politiek en bestuur, en burgers en bedrijven. Je wordt geacht flexibel te zijn, maar ook doelmatig, stabiel en je moet in control kunnen handelen. Dat moet niet makkelijk zijn.

In mijn volgende blog vertel ik hier meer over. Wil je dit vervolgblog als eerste ontvangen? Laat dan hieronder je gegevens achter. Of wil je alvast doorpraten over de spanningen binnen jouw programma? Neem dan contact met mij op.

Ja, ik ontvang graag het vervolg

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.