Blog Het blijvende effect van corona op de werkomgeving

De coronapandemie houdt ons nog steeds in de greep, maar toch kijken we weer langzaam aan ook naar hoe de toekomst eruit gaat zien op kantoor. We zijn, net als iedereen, gewend aan het digitaal werken vanuit huis. Diepte-interviews, ontwerpsessies en borrels via alle te bedenken digitale tools gaan goed. Maar sommige onderdelen verschuiven we naar achteren, ons verheugend op het moment dat we weer op locatie kunnen kijken, met projectgroepen om tafel kunnen zitten en een biertje kunnen drinken met collega’s. Maar hoe ziet de werkomgeving eruit in een toekomst mét of na corona? Op een aantal thema’s komt de nadruk te liggen in de toekomst.

Toegevoegd door Bas Drijfhout op 13 januari 2022

We schrijven programma’s van eisen, begeleiden ontwerpprocessen en maken scenariostudies voor kantoorhuisvesting. Producten waarin we altijd, en dus ook nu, rekening houden met de ambities, ontwikkelingen en behoeften van de organisatie en medewerkers.

De coronapandemie is een ontwikkeling die ons en de organisaties waarmee we werken, nogmaals laat nadenken over de huisvestingsbehoeften. En dan niet alleen over de behoeften van dit moment, waarin tijdelijke maatregelen van kracht zijn, maar juist ook op de langere termijn. De gestelde prioriteiten moeten opnieuw bekeken worden en misschien wel herzien. Want waar organisaties soms vijf jaar sleurden aan digitaliseringsprojecten, is plotseling iedereen binnen een week online. Managers die nog altijd op aanwezigheid stuurden, hebben nu hun weg gevonden in het resultaat gestuurd werken. De digitale borrels popten spontaan op bij flexibele organisaties, die al langere tijd op zoek waren naar een boost voor de sociale binding. Er is urgentie, er is geen andere keus. We zijn genoodzaakt om in beweging te komen!

Hoe gaat de toekomstige werkomgeving hierin meebewegen?

effect Corona op werkomgeving

1. Nog meer nadruk op een wendbare werkomgeving

De impact van de coronapandemie is lastig te voorspellen. Maar met een bepaalde mate van onzekerheid en dynamiek hebben we eigenlijk altijd te maken. Van de bankencrisis met krimp- en groeibewegingen, naar flexibele of agile werkvormen. De onzekere impact van de huidige situatie, onderstreept het belang van een wendbare kantoorhuisvesting. Hierbij gaat het om fysieke wendbaarheid (gemakkelijk te verplaatsen wandjes, aanpasbare veiligheidsschillen) alsook om functionele flexibiliteit (het op verschillende manieren kunnen gebruiken van ruimten en plekken).

Afhankelijk van de economische gevolgen van de huidige crisis, kan de noodzaak voor efficiëntie een grotere rol gaan spelen. Wendbaarheid komt ook hier om de hoek kijken. Door rekening te houden met mogelijke groei en krimp van afdelingen en een verandering van werkprocessen, kunnen fluctuaties gemakkelijker worden opgevangen.

2. Autonomie om te kiezen waar je werkt en hoe je je werk doet

Veel mensen hebben al jaren de vrijheid om niet alleen op kantoor, maar ook thuis of op een andere plek te werken. Nu bijna iedereen het thuiswerken heeft ervaren, zullen ook méér mensen hier een bewuste afweging in kunnen en mogen maken. Uit het door ons uitgevoerde Facility & Workplace Experience onderzoek blijkt dat mensen graag werken voor een werkgever die hen zeggenschap geeft over het werk en de indeling ervan. De bewuste keuze voor een werklocatie, kan een bijdrage leveren aan duurzaamheid (minder reistijd), efficiëntie en een goede werk-privé balans.

De faciliteiten voor plaats onafhankelijk werken, zoals digitale opslag, chat- en videoconference faciliteiten moeten dan goed geregeld zijn. Afspraken met elkaar over de thuiswerkplek en elkaars bereikbaarheid en beschikbaarheid verdienen extra aandacht. Mogelijk neemt hiermee ook de behoefte aan prettige aanlandplekken op externe locaties toe.

3. Meer digitaal overleg (ook op kantoor!) en minder reizen

Niemand draait z’n hand meer om voor een digitaal overleg. Naast een toegenomen keuzevrijheid, is er meer sociale acceptatie om digitaal bij een overleg aan te sluiten. We weten steeds beter welke overleggen zich hier wel of niet voor lenen. Met deze ervaring in onze achterzak, kunnen we een betere afweging maken om al dan niet digitaal aan te haken. Hier neemt ieder zijn eigen overwegingen en eventuele afspraken binnen de organisatie in mee. Bijvoorbeeld over duurzaamheid (minder reizen), sociale binding en de werk-privé balans.

Een toename van digitaal overleg betekent dat er ook op kantoor meer plek moet zijn voor videoconferencing. Denk aan eenpersoonsruimten waar gemakkelijk ingebeld kan worden en videoconferencingsystemen in zowel grotere als kleinere vergaderruimten, zodat collega’s gemakkelijk digitaal kunnen deelnemen aan een “normaal” overleg. De behoefte aan ruimten voor het maken van online seminars, presentaties of onderwijs, is daarnaast toegenomen.

4. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek

Ik denk dat het kantoor meer als ontmoetingsplek voor collectieve processen zal worden. Het zwaartepunt in absolute uren bureauwerk komt meer en meer op de thuiswerkomgeving te liggen. Uit onderzoeken blijkt ook dat een grote groep medewerkers het fijn vindt om meer thuis te werken, waarbij vooral productie- en concentratiewerk zich goed leent om thuis uit te voeren. Ook geven mensen aan dat áls ze naar kantoor komen, dit een duidelijke toegevoegde waarde moet hebben.

Die toegevoegde waarde zit volgens ons in collectieve processen (boven de individuele processen die medewerkers eenvoudig vanuit thuis kunnen doen). Dus áls mensen naar kantoor komen, zorg dan dat het bijdraagt aan de onderlinge verbinding, aan het leren met elkaar en zorg voor elkaar. Lees hier meer over in het visiestuk ‘De crisismodus is voorbij, wat wordt de nieuwe manier van (samen)werken en het huisvestingsbeleid?'

5. Informele cultuur en huiselijkheid

Een kijkje in elkaars huiskamer, zolder of slaapvertrek en een kind dat plots opduikt tijdens een digitaal overleg. Stiekem vindt iedereen het leuk om nu elkaars thuissituatie te zien. Het brengt je dichter bij elkaar en maakt het onderlinge contact laagdrempeliger. Ook dit element komt terug in ons onderzoek naar drijfveren, waarden en behoeften: mensen werken graag bij een organisatie met een informele, platte en toegankelijke cultuur. Ik zie de behoefte aan een huiselijke en meer toegankelijke omgeving dan ook toenemen in toekomstige werkomgevingen.

De drijfveren van gebruikers, zoals de behoefte aan autonomie, sociale binding en een informele cultuur, zijn stabiele factoren waarop we kunnen voortbouwen. We worden ons door de huidige situatie meer bewust van de toegevoegde waarde van deze elementen en verwachten dat deze ook meer prominent worden gefaciliteerd in de toekomstige omgeving. Als mensen substantieel andere afwegingen gaan maken in de plek waar zij werken of overleggen, kan dat daarnaast zeker impact hebben op de toekomstige werkomgeving.

Het is altijd van belang om met elkaar in gesprek te blijven over de ontwikkelingen en de huisvestingsbehoeften. Door dit te blijven monitoren, komen we met onze opdrachtgevers tot de beste huisvestingsoplossingen voor nu en de toekomst.

Ik wissel graag met jou van gedachte over deze thema’s. Ik maak altijd tijd voor een vrijblijvend (digitaal) koffiegesprek.

Verder praten met...

Alle mensen

Verder praten met...

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.