Blogreeks De vier spanningen die een programmamanager tegenkomt

Ik vraag mij af welke spanningen en dilemma’s je ervaart als programmanager in de praktijk. Een programmamanager beweegt in het spanningsveld tussen politiek en bestuur, en burgers en bedrijven. Je wordt geacht flexibel te zijn, maar ook doelmatig, stabiel en je moet in control kunnen handelen. Dat moet niet makkelijk zijn.

Toegevoegd door Jesse Bogaarts op 17 november 2021

Dit spanningsveld intrigeert mij, en daardoor startte ik mijn onderzoek: Managing from the middle: the balancing act between flexibility and stability (lees: in control). In mijn vorige blog vertelde ik de aanleiding van mijn onderzoek, de oorsprong van het spanningsveld en schetste ik hoe programmamanagers tegen deze spanning aankijken. Nu zoom ik in op het spanningsveld en leg ik uit dat programmamanagers vooral te maken hebben met spanningen ten aanzien van middelen, doelen stellen, identiteit en processen en beleid. In a nutshell…

cijfers-voor-blog-01-2Middelen

Hier gaat het over de spanning die programmamanagers ervaren als zij onvoldoende invloed hebben op de financiële en 'menselijke' middelen die ze nodig hebben om het programma uit te voeren. Een programmamanager vertelde: ‘Het verschil tussen flexibel en in control zijn, uit zich in het principe dat gemeenten heel erg in control willen en moeten zijn. Omdat je met publiek geld handelt, moet je constant kunnen aantonen wat je waaraan uitgeeft. Maar door de lange termijn focus en de complexiteit van de opgaven waar programmamanagers voor staan, hebben wij veel meer flexibiliteit nodig om onze financiële middelen en personeel te kunnen inzetten.’

De vier spanningen die een programmamanager tegenkomt

cijfers-voor-blog-02-2Doelen

Dit heeft betrekking op mogelijke conflicten bij het nastreven van programma- en organisatiedoelen. ‘Als programmamanager stuur je aan de ene kant heel erg op doelen en resultaten van projecten. Dus houd je heel erg de controle. Aan de andere kant ben je bezig met een soort beweging (organisatieontwikkeling) waarbij je ruimte moet hebben om van links naar rechts te gaan. Of langzamer of sneller te gaan. Dingen integraal op te pakken, in plaats van gefragmenteerd. Dat levert voor mij spanning op. Want op dit moment sturen we nog niet integraal genoeg in gemeenteland.’

Deze spanning raakt ook, vertellen programmamanagers, de spanning tussen de systeemwereld (interne focus) en de leefwereld (externe focus). Programmamanagers ervaren nog steeds veel sturing vanuit opdrachtgevers, redenerend vanuit de systeemwereld. Terwijl zij meer behoefte hebben aan ’sturing vanuit de leefwereld’.

Spanningen met betrekking tot het stellen van doelen hebben ook te maken met de weerbarstigheid van de praktijk, vertellen de programmamanagers: ‘Je bent enorm afhankelijk van de macht van de politiek. Gestelde doelen kunnen ineens 180 graden draaien. Daar dien je als programmamanager mee om te gaan, dat maakt het werk spannend.’

cijfers-voor-blog-03-2DNA van de programmamanager

Programmamanagers volgen eigenlijk niet zo graag de regeltjes. Waar het niet linksom kan, proberen zij het rechtsom. Hoe? Door te netwerken. Mensen bij elkaar te brengen, te confronteren; ‘wij creëren flexibiliteit’. Zij omschrijven dat ze van nature niet goed taak- en regelvolgend gedrag vertonen, terwijl dit soms wel nodig is. Waar ligt die grens? Programmamanagers zoeken dat grijze gebied op en dat levert voor de gemiddelde programmamanager veel spanning op. Maar die spanning geeft wel een lekker gevoel …

cijfers-voor-blog-04-2Processen en beleid

De laatste spanning heeft betrekking op mogelijke conflicten bij het nastreven van de programmadoelen door de vaste processen en de beleidscyclus. Programmamanagers illustreren: ‘Simpelweg levert de flexibiliteit die je hebt in de uitvoering van je opdracht ten opzichte van de gecontroleerde planning- en controlcyclus binnen je gemeente al spanning op.’

Omgaan met het spanningsveld

Programmamanagers dealen allemaal op hun eigen wijze met spanningen. Wat zij hierbij gemeen hebben is een set eigenschappen en karakteristieken waarmee zij de balans bewaren tussen de soms bureaucratische lijnorganisatie, de politiek-bestuurlijke invloeden, en het ritme en het tempo van een programma. Programmamanagers zijn doelgericht, altijd op zoek naar de beste oplossing voor een probleem en voelen zich niet geremd door bestaande processen, regels en werkwijzen. Ze kunnen goed de complete structuur overzien, zijn procesmanager, motivator en inspirator, creatief en doortastend. Ze zijn stressbestendig en flexibel, bestand tegen externe druk en kennen hun stakeholders. En misschien wel de belangrijkste eigenschap ... het zijn netwerkers.

Spanning werkt positief

Nu ik heb uitgelegd waar de spanning tussen flexibiliteit en in control vandaan komt, hoe programmamanagers spanningen ervaren en welke spanningen ze tegenkomen, rest mij alleen nog te zeggen: spanningen werken positief. Programmamanagers vertellen dat spanning hen scherp houdt, creativiteit met zich meebrengt, zorgt voor energie op de werkvloer en het voeren van de juiste gesprekken stimuleert. Programmamanagers zijn onbewust bekwaam in het managen van spanningen. Het hoort bij het vak.

Programmamanagers, ik noem ze vanaf nu spanningsmanagers …

Onderzoek

De managementsamenvatting van mijn onderzoek: Managing from the middle: the balancing act between flexibility and stability kun je hier downloaden.

Ik ben heel benieuwd hoe jij deze spanning ervaart in je werk. Stuur mij een berichtje en ik praat hier graag met je over door.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.