Blog Acht lessen voor een soepel proces voor een contractwijziging

Het mooiste dijkversterkingsproject van Nederland is klaar. De Houtribdijk, op de grens van het Marker- en het IJsselmeer, zal Nederland de komende 100 jaar tegen hoge golven gaan beschermen. De realisatie duurde drie jaar, met ook - zoals dat gaat bij elk groot project – een aantal contractuele wijzigingen. In het geval van de Houtribdijk waren het 105 Verzoeken tot Wijziging (VtW). Mijn ervaring kan jou als opdrachtgever wellicht helpen voordat het echt nodig is. Vandaar dat ik in deze blog acht lessen samenvat uit mijn tijd als assistent-contractmanager bij de Houtribdijk.

Toegevoegd door Ruud Schrauwen op 8 december 2020

Of dit veel of weinig VtW’s zijn, doet er voor mij niet toe. Wel is belangrijk dat die 105 wijzigingen altijd in goede samenwerking tot stand kwamen. Natuurlijk ben je het weleens met elkaar oneens, maar dat geeft niet als je er samen wél uitkomt. Experience is something you get shortly after you need it.

1. Gezamenlijk belang en vertrouwen

De eerste les is de belangrijkste en omvangrijkste. It takes two to tango. Je kunt als opdrachtgever het VtW-traject nog zo leuk inrichten, precies zoals jij het wilt, maar uiteindelijk moet je het samen met de opdrachtnemer doen. Een soepel lopend proces is alleen mogelijk als beide partijen er ook soepel in zitten. De relatie met de aannemer is daarom het allerbelangrijkste. Je kunt hier als opdrachtgever niet genoeg in investeren.

Houd niet alleen rekening met de belangen van het IPM-team, maar ook met die van de opdrachtnemer. Begrijp die laatste ook, geef vertrouwen en controleer alleen waar nodig. Door te geven en te nemen kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer samen op trekken om tot een succesvol project te komen. De opdrachtnemer begrijpt echt wel dat de opdrachtgever, niet zomaar geld kan uitgeven. Tegelijkertijd moet je als opdrachtgever ook begrip tonen voor de financiële flow van de aannemer. Dat alles kan betekenen dat je in financiële zin soms iets moet geven en een andere keer iets kunt nemen. Beide partijen moeten weten wat er bij elkaar speelt, en wat belangrijk is.>

Opdrachtgever en -nemer moeten elkaar in deze processen, en dus in het project als geheel, altijd kunnen vertrouwen. Dat vertrouwen was dan ook het belangrijkste kenmerk van de samenwerking binnen het Houtribdijk-project. Hiervoor zijn goede onderlinge verhoudingen cruciaal en is het positief dat het hele team het belang van samenwerken uitdraagt. Een hoge mate van onderling vertrouwen bereik je het beste door volledig inzicht in elkaars beweegredenen te geven.

2. Fouten wijzigen

Het gezamenlijk streven naar een gedeeld belang, met geven en nemen, komt in de praktijk goed tot zijn recht bij VtW’s. Als een opdrachtnemer bij het opstellen van een VtW een fout maakt die in zijn eigen nadeel werkt, wijs jij hem als opdrachtgever op deze fout. In sommige gevallen krijgt de opdrachtnemer dan ook de ruimte om de kosten van de VtW te verhogen. De opdrachtnemer wijst ook de opdrachtgever op fouten, waardoor de VtW soms lager uitpakt voor de opdrachtnemer zelf.

houtribdijk-banner

Foto: Frank Janssens i.o.v. Rijkswaterstaat

3. Open houding

Een open houding is cruciaal. Zorg dat je altijd het gesprek met elkaar aangaat, ook wanneer je het onderling niet eens bent. Hierdoor kun je ook in spannende situaties transparant naar elkaar zijn en met respect voor elkaars belangen naar de meest geschikte oplossing zoeken. Hoe langer je de discussie echter uit de weg gaat, hoe lastiger deze wordt. Gezamenlijk werken in een keet op locatie is hiervoor ideaal.

4. Op tijd informeren

Door het informele spoor te volgen, elkaar vroegtijdig te informeren (bijvoorbeeld via een weekly risk report) en op tijd issues te bespreken, worden verrassingen voor elkaar voorkomen. Naast deze route kan ook de contractmanager zorgen voor het tijdig informeren van de interne organisatie. Richt deze processen en kanalen zo in dat ze goed passen bij de projectorganisatie. In het geval van de Houtribdijk werd er snel geschakeld tussen techniek en contractmanagement. Zo werd er altijd snel een antwoord geformuleerd richting de opdrachtnemer.

5. Optimale oplossing

Zorg voor voldoende ruimte om elkaar te wijzen op onhandige oplossingen of potentiële risico’s. Zo kun je samen de optimale oplossing kiezen. Het tweewekelijks technisch overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer biedt hiervoor een geschikt platform. Daarbij bespreek je de oplossing zonder de directe invloeden en beperkingen van het contract. Gezamenlijke risicosessies dragen ook enorm bij aan een gedeeld beeld en de beste oplossing. Natuurlijk is het afstemmen van de resultaten van de risicosessie binnen de opdrachtgeversorganisatie van belang.

6. VtW-overleg

Door elke twee weken een VtW-overleg te plannen, is er telkens een natuurlijk moment om de VtW’s inhoudelijk te bespreken. Daarnaast is dat bij uitstek het moment om een beeld te krijgen van de VtW’s die er nog zitten aan te komen. Voer hier ook de slecht nieuwsgesprekken, als dat nodig is.>

7. Financiën vroeg vastleggen

Bespreek al aan het begin van de contractfase de percentages voor de algemene kosten en voor winst & risico. Accordeer ze vroegtijdig en leg ze meteen contractueel vast, zodat je gedurende het project hier nooit meer discussies over krijgt.

8. Verbindende factor

Een verbinder (bijvoorbeeld een assistent-contractmanager) in het VtW-proces is essentieel. Hij of zij haalt de standpunten van het hele team op en voegt daar ook zijn eigen beeld aan toe, voordat de resultaten worden gedeeld met de contractmanager. Deze manier van werken ontzorgt de contractmanager, die het meestal te druk heeft om continu op de VtW’s te sturen. Diens assistent kan er prima iedere week gericht mee aan de slag gaan en daardoor gerichte vragen neerleggen bij het IPM-team en direct doorpakken op de reacties. Zo kan de contractmanager zijn rol zuiver houden, hoeft hij niet te sturen op technische- omgevingsinhoud. Hij houdt zich enkel bezig met het beoordelen van de VtW’s. Als de assistent-contractmanager zijn of haar verbindende rol pakt, wordt ook met één mond richting de opdrachtnemer gecommuniceerd.

Het zijn uiteindelijk veel acties en gedragingen die bij een geslaagde samenwerking maken. Wie als fatsoenlijke partij aan tafel plaatsneemt en het vertrouwen van de ander niet misbruikt, gaat zeker van die wisselwerking profiteren én genieten!

Wil je na het lezen van deze acht lessen hier verder over doorpraten? Neem dan contact met mij op.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.