Blog 5 succesfactoren voor een vlotte opstart van uw kantoorhuisvesting

De ingebruikname van een nieuw gebouw brengt een nieuwe dynamiek op gang. Na jaren van initiatief, voorbereiding en realisatie gaat het gebouw in première. Gebruikers komen vol verwachting in een nieuwe kantooromgeving en krijgen te maken met grote veranderingen die soms ongemak en onrust met zich mee brengen.

Toegevoegd door Bas Drijfhout op 25 mei 2018

Facilitaire processen als catering, schoonmaak en beveiliging gaan van start en dienen te bewijzen dat ze werken zoals ze vooraf bedacht werden. Ook de laatste plooien uit de bouw - waaronder voor de gebruiker cruciale zaken als klimaat, verlichting en akoestiek - worden gladgestreken. Om ervoor te zorgen dat het facilitymanagement en de huisvesting goed aansluiten bij de wensen van de gebruikers is een intensieve samenwerking nodig tussen de verschillende stakeholders. Hoe kan je als regievoerder of beheersorganisatie een bijdrage leveren aan een vlotte samenwerking tussen de betrokken partijen? Op basis van onze ervaring bij recente opstartfases benoemen wij in dit blog vijf succesfactoren, die bijdragen aan een soepele ingebruikname.

Succesfactor 1: betrek de gebruiker

Huisvesting dient als middel ter ondersteuning van het primaire proces van de gebruiker. Huisvesting is geen doel op zich. Wanneer bij het realiseren van huisvesting te weinig rekening wordt gehouden met de belangen van de gebruiker gaat het mis. Dan wordt het optimaal ondersteunen van de gebruiker bijzaak. Daarom: betrek de gebruiker. Luister en achterhaal waar de behoefte, wensen maar ook de pijnpunten zitten. Dit vraagt om een flexibele en veerkrachtige houding naar de gebruikers, de facilitaire organisatie, de architect en de aannemer. Door op zoek te gaan naar het gezamenlijke belang wordt polarisatie tegengegaan.

Succesfactor 2: anticipeer op veranderingen

In de exploitatiefase komen nieuwe processen op gang. Zorg ervoor dat deze vooraf zijn ingericht om te voorkomen dat er zaken tussen wal en schip vallen. Helder ingerichte processen leiden tot een hogere handelingssnelheid en bevorderden een adequate dienstverlening. Maar: het is onvermijdelijk dat die processen bij de opstart zullen wijzigen. Om nog beter aan te sluiten bij de klantvraag moet vooraf nagedacht worden over onder andere de volgende vragen: wie heeft er mandaat over (bouwkundige) wijzigingen en tot welke grens? Op welke manier krijgen gebruikers opvolging wanneer zij een storing melden? Krijgen urgente verzoeken voorrang boven verzoeken die al in voorbereiding zijn of sluiten zij achter aan in de rij? Door aan de voorkant over deze vragen na te denken voorkom je lastig vragen en onduidelijkheden in de gebruiksfase.

Succesfactor 3: zoek tijdig de samenwerking op met facilitaire dienstverleners en bouwers

Neem facilitaire dienstverleners en aannemers vroegtijdig mee in de opgave die ze te wachten staat in de exploitatiefase. Zo kunnen zij anticiperen op aanstaand werk en kunnen mensen in stelling worden gebracht om te acteren op onvoorziene zaken. Dit geldt voor verschillende disciplines zoals ICT, beveiliging, locker management, catering, schoonmaak, maar ook voor installateurs. Wat wordt verwacht van de partijen in de exploitatiefase? Waar liggen verantwoordelijkheden? En waar ligt de demarcatie? Een duidelijke rolverdeling zorgt voor een prettige samenwerking, beperkt onbegrip en smoort irritatie in de kiem.

Succesfactor 4: het managen van de verwachtingen van de gebruikers

Verwachtingsmanagement voor de gebruikers is essentieel. Een nieuw kantoor brengt vaak een nieuwe werkwijze met zich mee. Door de gebruikers tijdig te informeren en te begeleiden geef je ze de kans om zich in te stellen op de nieuwe werkomgeving. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor veranderkunde. Door middel van workshops, trainingen of presentaties kan de gebruiker worden begeleid in de komende verandering. Ook wanneer de gebruiker eenmaal in het gebouw is gevestigd blijft het managen van verwachtingen essentieel. Neem de gebruiker mee in de stappen die worden gezet en laat zien waar je mee bezig bent als beheersorganisatie. Licht gebruikers tijdig in over storingen, problemen of aanstaande werkzaamheden. Zo voelt de gebruiker zich serieus genomen en komt zij niet voor verassingen te staan bij plotselinge overlast van rest- of herstelwerkzaamheden.

Succesfactor 5: zet floorwalkers in tijdens en na de inhuizing

Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk achter te laten. Deze gouden regel geldt ook voor de eerste kennismaking van de bewoners met het pand. Zet daarom personen in die de gebruikers ontvangen. Dit kunnen ook ambassadeurs van uw eigen organisatie zijn. Deze zogenaamde ‘floorwalkers’ voorzien gebruikers van informatie, enthousiasmeren, helpen om ICT of facilitair gerelateerde problemen op te lossen en de route te wijzen. ‘Service with a smile’ is het credo. Een nieuwe omgeving roept namelijk voor een gebruiker een verscheidenheid aan vragen op: Hoe stel ik mijn bureau en stoel af? Kan ik mijn spullen tijdelijk opbergen? Wat zijn de openingstijden van het kantoor? De inzet van floorwalkers kan een groot aantal van de zorgen wegnemen bij de gebruikers. Daarnaast zijn de floorwalkers de oren en ogen van het gebouw in de opstartfase. Zij zien waar manco’s optreden en kunnen daarop anticiperen.

Wilt u uw kans op succes verhogen in de opstart van een exploitatiefase in een nieuwe huisvesting. Dan is het raadzaam om bovenstaande vijf factoren in ogenschouw te nemen.

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.