Havenbedrijf Rotterdam Professionaliseren contractbeheersing bij truck- en trailerparkings haven Rotterdam

De Rotterdamse haven ontvangt dagelijks duizenden vrachtwagens. De chauffeurs moeten soms wachten en kunnen daarvoor terecht op beveiligde truck- en trailerparkings van het Havenbedrijf Rotterdam N.V. (HbR).

TwynstraGudde heeft de samenwerking tussen de beheerder van deze parkings en het havenbedrijf vormgegeven.

De parkings

Het HbR heeft vier truck- en trailerparkings in gebruik. Daarnaast is een nieuwe truckparking op Maasvlakte Plaza momenteel in aanbouw. Vooral internationale vervoerders maken van de truckparkings gebruik voor enkele uren tot soms een etmaal. De truck- en trailerparkings zijn 365 dagen per jaar en 24 uur per dag toegankelijk. De inrichting is in lijn met Europese kwaliteitsnormen met strenge eisen ten aanzien van veiligheid. Er zijn basisvoorzieningen voor chauffeurs zoals douches en wc’s en de parkings worden goed schoongehouden.

De opdracht

Het HbR wil het concept verder versterken en komen tot een verdere professionalisering van de exploitatie en het beheer. De exploitatie van de bestaande truck- en trailerparkings en de dienstverlening op Maasvlakte Plaza is daarom door het HbR aan één contractpartner uitbesteed met een aanbesteding waarvoor TwynstraGudde al in 2014 eveneens in opdracht van het HbR het conceptcontract heeft opgesteld. TwynstraGudde heeft voor dat contract in 2015 een contractbeheersplan gemaakt. Dat plan moet een optimale samenwerking tussen de contractpartner en het HbR voor meerdere jaren waarborgen.

Onze analyse

Het contract kent verschillende delen: een exploitatieovereenkomst voor de bestaande truck- en trailerparkings, een dienstverleningsovereenkomst voor de nieuw te bouwen truckparking op Maasvlakte Plaza en een adviesopdracht voor de ontwikkeling hiervan. De wisselwerking tussen de contractdelen is belangrijk om daarmee een voor alle partijen optimaal resultaat te bevorderen. Gezien de verschillen tussen de contractdelen (in geldstromen en fasering) en de gewenste samenwerking is een strak geregisseerde contractbeheersing nodig. Dat is de kern van het contractbeheersplan.

De aanpak: focus op (samenwerkings)risico’s

De rode draad van het contractbeheersplan hebben we vastgesteld door te focussen op de vraag wat voor het HbR van cruciaal belang is en waar (samenwerkings)risico’s op de loer liggen. Een groep projectbetrokkenen van het HbR heeft onder onze leiding in een korte en krachtige sessie (met behulp van de Versnellingskamer®) deze vragen beantwoord. Op zijn beurt heeft de contractpartner aangegeven wat hij van het HbR nodig heeft om de best mogelijke samenwerking te komen.

Het resultaat voor de opdrachtgever

De uitkomst van dit werk was een beknopt plan, dat ‘hands-on’ is voor de gebruiker en dat de contractrisico’s beheerst. Het plan bevat een compleet overzicht van overlegmomenten, acties om de samenwerking te bevorderen, evaluatie- en actualisatiemomenten en ingeplande toetsen en audits. Door de modulaire opbouw is het eenvoudig te updaten en aan te vullen. Het is een ‘spoorboekje’ voor de contractbeheerder zodat deze precies weet wanneer hij wat moet doen, door wie het gedaan moet worden en wanneer het klaar moet zijn.

De meerwaarde van TwynstraGudde

De adviseurs van TwynstraGudde hebben kennis van samenwerkingskunde en ervaring met het opstellen van contractbeheersplannen. Daarbij kennen we het HbR. Deze combinatie van factoren heeft geleid tot een concreet en praktisch beheersplan dat nauwkeurig beantwoordt aan de behoefte van de opdrachtgever.

Neem contact op

Alle mensen

Neem contact op

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.