Het OK-complex van het UMC Utrecht en het Wilhelmina Kinderziekenhuis beschikt over in totaal meer dan dertig operatiekamers voor alle mogelijk ingrepen passend binnen het academisch profiel en van verschillende specialismen. Er werken enkele honderden medisch specialisten, operatieassistenten, anesthesisten en verpleegkundigen in hechte teams. Een tekort aan personeel leidt echter tot lange wachttijden voor patiënten en een hoge werkdruk. Soms moeten operaties worden uitgesteld of afgelast.
Taskforce-OK
Om de OK-capaciteit voluit te kunnen benutten, heeft het UMC de Taskforce-OK opgezet. Begin 2022 kwam deze bijeen met artsen, OK-medewerkers, managers, opleiders, recruiters en P&O. Men heeft een lijst opgesteld met 62 verbeterpunten, gericht op een efficiëntere inzet, een aantrekkelijker werkomgeving en - één van de belangrijkste pijlers - het slimmer en/of anders opleiden van OK-personeel. Tien van de 62 geformuleerde punten kregen prioriteit. TwynstraGudde werd gevraagd die tien punten uit te werken: maken en doen.
Projectmatige aanpak
Voordat men de inhoud in duikt, moet eerst scherp worden gemaakt wat het probleem en het beoogde doel precies is. In dat licht hebben onze adviseurs door een projectmatige aanpak ieder van de tien verbeterpunten verder uitgewerkt. Daarbij hebben ze het APDRA-model gebruikt: achtergrond, probleem, doel, resultaat en afbakening. Aan de hand van dit model zijn ze per verbeterpunt de mensen van het OK-complex kritisch gaan bevragen: is dit het echte probleem? Waarom is dit het beoogde resultaat? Leidt de voorgestelde actie tot dat resultaat? Hierbij laten ze de experts de experts maar ondersteunen hen door kritisch te zijn, zaken concreet te maken, samen te vatten en te documenteren en daarmee het plan een stap verder te brengen.
Herformuleren
Sommige verbeterpunten waren al heel concreet, zoals het vernieuwen van verouderde functieprofielen. Andere punten vergden eerst nog wat onderzoek, zoals de inventarisatie van mogelijkheden tot slimmer opleiden buiten de OK en het gebruik van simulaties en virtual reality binnen opleidingen. Weer andere punten zijn opnieuw geformuleerd. Zo was ‘het instellen van een coach voor medewerkers in opleiding’ geen oplossing voor een werkelijk ervaren probleem. Studenten hadden meer behoefte aan intervisiemomenten om ervaringen uit te wisselen.
Concrete vervolgstappen
Na de definitiefase en een go/no-go-besluit zijn er diverse alternatieven voor elk van de verbeterpunten uitgewerkt en aangevuld met adviezen. Om te zorgen dat de organisatie direct aan de slag kan met de adviezen zijn daarnaast per advies een aantal concrete vervolgstappen gegeven die nu al door de organisatie worden opgepakt. De implementatie van deze stappen zal resulteren in merkbare verbeteringen op de OK. Medewerkers werken straks in een aantrekkelijkere werkomgeving, kunnen effectiever hun werk doen en nieuwe medewerkers worden op een slimmere manier opgeleid.
Onze toegevoegde waarde
Adviseurs van TwynstraGudde zijn bekend met de zorgwereld. Daardoor kunnen we op het juiste niveau het gesprek voeren zowel met medisch specialisten als met studenten. We komen snel tot de kern en gaan op zoek naar de vraag áchter de vraag. Wij combineren een kritische houding met kennis van projectmatig matig werken en veranderkunde.
