Case Aanbesteding studentinformatiesysteem voor negen mbo’s

Negen instellingen voor mbo, samen goed voor 85.000 studenten, hebben in samenwerking een nieuw studentinformatiesysteem aanbesteed. TwynstraGudde heeft de instellingen begeleid om gezamenlijk tot een programma van eisen en een aanbestedingsstrategie te komen.

Foto: Andrew Neel

Studentinformatiesystemen verwerken informatie over inschrijving, examenresultaten en diplomering. Ook worden hierin de dossiers bijgehouden voor onder meer studieloopbaanbegeleiding. Bestaande systemen zetten echter vaak onbedoeld een rem op vernieuwingen in het onderwijs. Scholen willen hun aanbod flexibel inrichten en meer samenwerken met het bedrijfsleven. Studenten moeten worden ondersteund bij het maken van individuele keuzes waarna die keuzes in een onderwijsovereenkomst moeten worden vastgelegd. Bestaande systemen ondersteunen dergelijke functies onvoldoende.

Strategische samenwerking

Het studentinformatiesysteem waarmee de negen samenwerkende mbo-instellingen werkten, moest opnieuw worden aanbesteed. De vraag was of in een gezamenlijke aanbesteding meer kon worden gestuurd op strategische samenwerking met de leverancier van het systeem. De scholen willen daardoor meer invloed krijgen op de functionaliteiten ervan. TwynstraGudde werd gevraagd de mogelijkheden te onderzoeken en een gezamenlijke aanbesteding te organiseren.

Inhoud én proces

Onze adviseurs hebben bij de uitvoering van deze opdracht voortdurend de link gelegd tussen inhoud en proces. De bestuurders moeten vertrouwen krijgen dat samenwerking tot succes leidt. Dat lukt alleen als er enthousiaste berichten komen van de inhoudelijk betrokken collega's. We hebben de opdracht in drie stappen uitgevoerd. Eerst hebben we een onderzoek gedaan naar de haalbaarheid en scope van een gezamenlijke aanbesteding. Vervolgens hebben we de gezamenlijke ontwikkeling van een Programma van Eisen en van een aanbestedingsstrategie begeleid. In werksessies met een groep van 30 tot 40 mensen van de deelnemende scholen hebben we onderdelen van het programma uitgewerkt. Samen met een juridisch inkoopbureau hebben we een strategie voorbereid en vervolgens de aanbesteding en het selectieproces begeleid.

Gunningsbesluit

De negen mbo-instellingen hebben daadwerkelijk de stap gezet naar een gezamenlijke aanbesteding. Binnen en tussen de instellingen is samenwerking ontstaan tussen bestuurders en inhoudelijk deskundigen van ICT en bedrijfsvoering. De aanbesteding vond in 2018 plaats. In november is een gunningsbesluit genomen. Daarmee is de basis gelegd voor een strategische samenwerking tussen de groep mbo-instellingen en de leverancier van het studentinformatiesysteem.

Waarom TwynstraGudde?

Adviseurs van TwynstraGudde hebben kennis van onderwijsorganisaties en combineren die kennis met samenwerkingskunde en veranderkunde. We weten wat een school nodig heeft en hoe een effectieve samenwerking tot stand kan komen. TwynstraGudde heeft bovendien veel ervaring met aanbesteden en contracteren. Vanuit een onafhankelijke positie houden we regie op het proces en zorgen we dat iedereen aangehaakt blijft.

Alle mensen

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.