De opsplitsing en ontvlechting van de gemeente Littenseradiel | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

De opsplitsing en ontvlechting van de gemeente Littenseradiel

Gemeente Littenseradiel

De opsplitsing en ontvlechting van de gemeente Littenseradiel

In de overgang van 31 december 2017 naar 1 januari 2018 vond voor het Nederlandse openbaar bestuur een bijzondere gebeurtenis plaats. In Friesland vond een gecombineerde opsplitsing en samenvoeging plaats, waarbij uit zeven gemeenten drie nieuwe gemeenten ontstonden. Audrey Rohen en Joost van der Kolk mochten de zeven gemeenten in de rol van respectievelijk projectleider en -coördinator begeleiden in de voorbereiding en implementatie van deze unieke opgave.

Halverwege 2013 koos de raad van de gemeente Littenseradiel (11.000 inwoners) voor een bijzondere oplossingsrichting voor de bestuurlijke toekomst: we splitsen onze gemeente op, zodat elke kern in een gemeente komt te liggen die sociaal, ruimtelijk en economisch het beste past. Na een periode van verkennen ondertekenden de betrokken gemeenten een bestuursovereenkomst en werden Audrey Rohen en Joost van der Kolk benaderd om het proces van opsplitsing, ontvlechting en samenvoeging te begeleiden. 

Uitdagende puzzel: goed begin is het halve werk

De opdracht startte met de vraag om een plan van aanpak voor de opsplitsing op te stellen. Achteraf bleek dit een essentiële stap voor het succes van het hele traject. Er waren al enige jaren plannen om Leeuwarderadeel bij Leeuwarden te voegen en ook de herindeling Waadhoeke kende een aanlooptijd van ettelijke jaren. De splitsing van de gemeente Littenseradiel stelde de betrokken gemeenten nu voor de uitdaging om trajecten die los van elkaar werden gezien in samenhang te benaderen. De beelden over de onderlinge samenhang en afhankelijkheden liepen uiteen.

"Vraagstukken en knelpunten losten zich 'vanzelf' op door de goede verhoudingen en het onderlinge vertrouwen"

Jan Folkerts, gemeentesecretaris Littenseradiel

Samen met de zeven gemeenten hebben wij de puzzel gelegd. In het plan van aanpak stelden we voor om van de opsplitsing van Littenseradiel een gezamenlijk project te maken in opdracht van de zeven betrokken gemeentebesturen. Een strakke projectorganisatie en -sturing met eenduidige verbindingen met de overige drie herindelingsprojecten zorgden voor een optimale balans tussen vaart en zorgvuldigheid en tussen gezamenlijk en autonoom.

Resultaten boeken in twee sporen

Een herindelingsproces kent een wettelijk kader waarbinnen besluitvorming moet plaatsvinden van gemeenteraad tot Eerste Kamer. Omdat de drie herindelingen en de opsplitsing gelijk opliepen en grote samenhang hadden vroeg dit om één gezamenlijk herindelingsontwerp en -advies. Dit ‘wettelijke spoor’ werd ondergebracht bij het gezamenlijke project. Daarnaast dienden alle bouwstenen van de gemeentelijke organisatie (personeel, beleid, financiën etc.) op een zorgvuldige wijze ontvlochten te worden. Voor dit ‘operationele spoor’ werden verschillende werkgroepen met experts van de betrokken gemeenten ingericht die inventariseerden, adviseerden en uitvoerden.

"De projectorganisatie, met name de kern- en projectgroep, voorzag in het vroegtijdig signaleren en bespreken van mogelijke knelpunten"

Bert van Doorn, lid projectgroep vanuit gemeente Leeuwarden

Als projectleiding bewaakten wij de voortgang en samenhang van de op te leveren resultaten en regisseerden wij de besluitvorming en communicatie daarover. Het eerste jaar lag het accent op het gezamenlijke, wettelijke traject waarbij de raden, colleges en organisaties van alle zeven gemeenten betrokken waren. Met als belangrijkste resultaten en mijlpalen:

  • Nieuwe grenzen vastgesteld in 7 gemeenteraden
  • Herindelingsontwerp vastgesteld in 7 gemeenteraden
  • Reactienota op zienswijzen vanuit de 7 gemeenten
  • Herindelingsadvies vastgesteld in 7 gemeenteraden
  • Positief advies van de provincie Fryslân

"De sfeer en onderlinge verhoudingen waren en bleven goed, dankzij een zorgvuldige voorbereiding met heldere afspraken en de bereidheid om er het beste van te maken"

Sietse La Roi, projectleider Súdwest-Fryslân

In de twee jaren die daarop volgden stond de operationele splitsing centraal en verschoof het accent van het gezamenlijke ontvlechtingstraject naar de lokale invlechtingstrajecten. Met als belangrijkste resultaten en mijlpalen:

  • Convenant voor de overgang van personeel tussen 7 gemeentebesturen
  • Sociaal statuut het personeel van de 7 gemeenten tussen 7 gemeentebesturen en de vakbonden 
  • Overgang en ‘zachte landing’ van alle Littenseradielse medewerkers, voortijdig of per de fusiedatum
  • Complete inventarisatie en overdracht van beleid & regelgeving van Littenseradiel 
  • Complete inventarisatie, verdeling en overdracht van:
  • Kapitaalgoederen: objecten en onderhoudsbudgetten
  • ICT: migratie en samenvoeging van data en systemen
  • Archief: digitalisering, afsluiting en opslag
  • Financiën: begroting en budgetten
  • Huisvesting, inventaris en materieel
  • Contracten en verzekeringen
  • Lopende dossiers en projecten
  • Realisatie van de projectresultaten binnen de afgesproken termijnen en ruim binnen het projectbudget.

Onafhankelijke projectleiding voor zeven gemeenten

Een belangrijke randvoorwaarde voor het succesvol vervullen van de projectleidersrol was onze onafhankelijke positie. We werkten niet voor het op te heffen Littenseradiel of voor een van de omliggende gemeenten, maar we werkte voor alle zeven colleges van B en W. Dit maakte dat wij gecommitteerd waren aan de gezamenlijke opgave. Hierdoor waren we in staat om de verschillende belangen, opvattingen en kenmerken van de betrokken partners te signaleren en te agenderen om te komen tot stappen die zorgden voor voortgang en draagvlak. 

Expertise en bestuurlijk gevoel 

Gedurende het proces van ontvlechting was het van groot belang dat er gestuurd werd op de tijdige oplevering van (tussen)resultaten en de kwaliteit ervan; het ‘wat’ en ‘wanneer’. Ook waren er eenduidige afspraken over wat gezamenlijk-lokaal gebeurde. Tegelijk was in de totstandkoming ruimte voor de professionals in de projectorganisatie om voor de op te leveren producten hun eigen werkwijze en aanpak te bepalen’. Voorafgaand aan besluitvorming over de ontvlechting van de diverse bouwstenen werd door de ambtelijke top geïnvesteerd in het vroegtijdig informeren en polsen van de 7 gemeentebesturen, zodat definitieve besluitvorming zorgvuldig en soepel verliep. Een combinatie van expertise en het wegen van belangen.

Terugkijkend kunnen we samen met onze opdrachtgevers spreken van een geslaagd proces dat drie jaar duurde en uiteindelijk resulteerde in een zorgvuldige en soepele overgang van Littenseradiel naar de drie nieuwe gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslan en Waadhoeke.

Joost van der Kolk is werkzaam bij Twynstra Gudde. Audrey Rohen is aan Twynstra Gudde verbonden als geassocieerd partner.

Markten & Sectoren

Gemeenten

Joost van der Kolk

Adviseur

Neem contact op