Zelfsturend team loopt vast, wat nu? Opschalen! | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Zelfsturend team loopt vast, wat nu? Opschalen!

Het principe van zelfsturing (of zelforganisatie) bij zorgteams daagt medewerkers uit om meer zaken zelf te regelen, onder meer op het gebied van zorginhoud, teamontwikkeling en bedrijfsvoering. Dit vraagt soms veel van hen. Ik kom dan ook geregeld teams tegen die hierbij vastlopen en niet tot besluitvorming komen. Maar hoe help je zelfsturende teams zonder het (her)introduceren van een managementlaag of het permanent afnemen van regelruimte? Mijn advies: organiseer opschalingspunten die meebewegen met de teams.

Opschalingspunten om knopen door te hakken

Teams in de zorg krijgen te maken met de meest uiteenlopende vraagstukken, onder meer op het gebied van zorginhoud, teamontwikkeling en bedrijfsvoering. Door bijvoorbeeld discussie tussen teamleden of door onduidelijke kaders binnen de organisatie, kunnen dergelijke vraagstukken voor besluiteloosheid en vertraging zorgen. Het laatste wat je wil is dat een team vastloopt, met gedoe tussen collega’s en onrust bij cliënten als gevolg. Een oplossing die ik in de praktijk heb zien werken, is de inzet van zogenaamde opschalingspunten. Een aanspreekpunt buiten het team, met meer bevoegdheden dan het team zelf. Hij of zij kan, op verzoek van het team, de knoop doorhakken en voor besluitvorming zorgen. Hierdoor kan het team weer verder.

Aanspreekpunten per type vraagstuk

Omdat de vraagstukken zo divers kunnen zijn, is het handig om de meest voorkomende vraagstukken te clusteren en aan vaste opschalingspunten te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een teamleider of -coach als opschalingspunt rondom bedrijfsvoering en een gedragsdeskundige als opschalingspunt bij zorginhoudelijke vraagstukken. Belangrijk is dat deze opschalingspunten (hiërarchisch) dichtbij de teams staan, de context van de teams kennen en makkelijk aanspreekbaar zijn. De Raad van Bestuur is in principe altijd het laatste opschalingspunt en in alle gevallen de eindverantwoordelijke.

Mijn ervaring is dat een dergelijke verdeling van bevoegdheden zorgt voor duidelijkheid over waar teams terecht kunnen wanneer zij er zelf niet uitkomen. Bovendien worden operationele of tactische vraagstukken dichtbij de teams opgelost, wat niet alleen fijn is voor de teams, maar ook voor het bestuur. De opschalingspunten werken namelijk als ‘hitteschild’ voor het bestuur, waardoor zij zich meer kan focussen op strategische vraagstukken.

Het mes snijdt aan twee kanten

Een risico bij een zelfsturend team is dat zij de verkeerde kant dreigt op te gaan, bijvoorbeeld qua financiën of rondom de zorg van een cliënt, maar het zelf niet ziet (of wil zien). Zelfs voor het bestuur, zeker wanneer zij verantwoordelijk is voor tientallen teams verspreid over een groot gebied, kan dit aan de aandacht ontsnappen. Opschalingspunten kunnen ook hier de oplossing bieden. Omdat zij van dichtbij zien wat er bij de teams speelt, fungeren zij als het ideale ‘vangrail’. Het opschalingspunt kan in een dergelijke situatie interveniëren, wat wil zeggen dat hij of zij tijdelijk de regie van het team overneemt en zorgt voor bewustwording en verbetering. Het team is dan tijdelijk minder zelfsturend. Zodra het team weer in balans is, kan het opschalingspunt een stap terug doen en geldt het principe van zelfsturing weer. Dit vraagt uiteraard wel van de opschalingspunten om weloverwogen om te gaan met hun bevoegdheid en niet om de haverklap of zonder goed overleg met het team te interveniëren. Het uitgangspunt blijft namelijk: zelfsturing, tenzij.

Geen opschaling of interventie zonder goed overleg

Bij het overgaan tot opschalen of interveniëren is goed overleg tussen het team en het opschalingspunt cruciaal voor een goed resultaat. Ik adviseer dan ook om, in het geval van twijfel, elkaar proactief op te zoeken en het gesprek aan te gaan. Is er een echt vraagstuk voorhanden of spelen er risico’s, en zo ja, wat kan het team zelf doen om dit op te lossen? Bijkomend voordeel van dit gesprek is dat het opschalingspunt al vroegtijdig betrokken is en daardoor, mocht het echt nodig zijn, beter in staat is om het team te helpen. Het mooie is dat simpelweg het bestaan van opschalingspunten de teams meer vertrouwen en houvast geeft, waardoor het vaak niet eens komt tot opschalen en interveniëren.

Heeft u na het lezen van mijn blog toch twijfels bij of vragen over de combinatie van zelfsturing en opschaling/interveniëren? Of heb je andere oplossingsrichtingen? Ik hoor het graag!

Wilt u automatisch op de hoogte worden gehouden van nieuws rondom zelfsturende teams in de zorg? Vul dan hieronder uw gegevens in.

Houd mij op de hoogte

Reageer